5 lợi ích quan trọng khi xây dựng phần mềm Logistics theo nhu cầu riêng

Trong lĩnh vực Logistics, mỗi doanh nghiệp có thể cùng cung cấp dịch vụ vận chuyển nhưng cách tổ chức công việc lại rất khác nhau. Có doanh nghiệp chuyên hàng xuất đường biển, có đơn vị tập trung hàng nhập, có công ty mạnh về vận tải nội địa, khai báo hải quan hoặc Forwarding. Quy trình xử lý lô hàng, cách phân công nhân sự, bảng giá, chứng từ và phương pháp kiểm soát công nợ vì thế cũng không giống nhau.

Đây chính là lý do các phần mềm đóng gói đôi khi chỉ giải quyết được một phần nhu cầu. Doanh nghiệp phải thay đổi quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc tiếp tục sử dụng thêm Excel, Google Sheet, email, Zalo và nhiều công cụ khác.

Một hướng đi khác là xây dựng phần mềm Logistics theo nhu cầu riêng, trong đó hệ thống được thiết kế dựa trên chính quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn việc thuê một phần mềm phổ thông theo tháng, nhưng đổi lại doanh nghiệp sở hữu một hệ thống phù hợp hơn với cách mình đang vận hành và có khả năng tiếp tục phát triển khi quy mô tăng lên.

Dưới đây là 5 lợi ích quan trọng khi xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu riêng.

1. Phần mềm được xây dựng đúng với quy trình Logistics thực tế của doanh nghiệp

Đây có lẽ là lợi ích quan trọng nhất.

Một sai lầm thường gặp khi ứng dụng công nghệ là doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm có sẵn, sau đó bắt các phòng ban thay đổi toàn bộ cách làm việc chỉ để phù hợp với phần mềm.

Với phần mềm Logistics theo yêu cầu, hướng triển khai được đảo ngược:

Phần mềm được xây dựng để phục vụ quy trình, thay vì doanh nghiệp phải thay đổi quy trình để phục vụ phần mềm.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể quy định quy trình hàng xuất gồm 13 bước, trong khi hàng nhập gồm 14 bước. Mỗi bước có nhân viên chịu trách nhiệm, nội dung cần xử lý và trạng thái hoàn thành khác nhau.

Hệ thống có thể xây dựng riêng hai workflow này.

Ở danh sách lô hàng, thay vì chỉ hiển thị trạng thái chung chung như "Đang xử lý", phần mềm có thể cho biết:

Bước 5/13 – 38%

và ngay bên dưới:

Khai SI với hãng tàu

Người quản lý nhìn vào danh sách là biết lô hàng đang nằm ở đâu trong quy trình.

Tương tự, doanh nghiệp có thể quy định các checklist nghiệp vụ như:

TELEX MBL – TELEX HBL – MNF – A/N – TT LINE – EDO / RELEASE BL

Nhân viên chỉ việc đánh dấu trực tiếp khi hoàn thành.

Ngay cả cách đặt mã Job cũng có thể được thiết kế theo quy định nội bộ. Chẳng hạn hàng xuất sử dụng EX-FREIGHT JOB ID, hàng nhập sử dụng IMP-FREIGHT JOB ID, đồng thời mỗi lô có thêm LOGISTIC JOB ID và INLAND JOB ID.

Những chi tiết như vậy rất khó đáp ứng đầy đủ nếu doanh nghiệp sử dụng một phần mềm đóng gói được thiết kế cho hàng nghìn công ty có quy trình khác nhau.

Với phần mềm riêng, các trường dữ liệu, biểu mẫu, workflow, cách phân quyền và báo cáo đều có thể được thiết kế theo đúng nghiệp vụ thực tế.

2. Tập trung toàn bộ dữ liệu Logistics trên một hệ thống

Một vấn đề rất phổ biến khi doanh nghiệp phát triển là dữ liệu bắt đầu phân tán.

Sale có danh sách khách hàng riêng.

Operation có file theo dõi lô hàng.

Kế toán có file công nợ.

Shipping có bảng theo dõi Booking.

Thông tin Carrier và Agent nằm trong một file khác.

Một số chứng từ nằm trong máy nhân viên, một số gửi qua email và một số trao đổi trên Zalo.

Khi quy mô còn nhỏ, cách làm này có thể chưa gây ra vấn đề lớn. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng chục nhân viên và hàng trăm hoặc hàng nghìn lô hàng, việc tìm kiếm và đối chiếu thông tin trở nên ngày càng khó khăn.

Phần mềm Logistics theo yêu cầu cho phép xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung.

Ví dụ hồ sơ một lô hàng có thể liên kết trực tiếp với:

Khách hàng → Sale → CUS Shipping → CUS Hải quan → Carrier → Agent → Supplier → Pricing → Chứng từ → Ứng tiền → Phải thu → Phải trả.

Thông tin nghiệp vụ của lô có thể bao gồm Booking No., MBL, HBL, số kiện, Gross Weight, CBM, Container, Seal, ETD, ETA, tuyến vận chuyển, tên hàng và các Job ID.

Khi cần tìm một lô hàng, nhân viên chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống thay vì mở nhiều file Excel.

Khi mở khách hàng, doanh nghiệp có thể tiến tới việc xem toàn bộ lịch sử lô hàng của khách.

Khi mở Carrier hoặc Agent, hệ thống có thể tổng hợp các giao dịch liên quan.

Giá trị lớn nhất không nằm ở việc "đưa Excel lên web", mà ở chỗ dữ liệu bắt đầu có quan hệ với nhau.

Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp triển khai báo cáo tự động, kế toán quản trị, Customer Portal hoặc AI trong tương lai.

3. Kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận từng lô hàng tốt hơn

Doanh thu lớn chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận cao.

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp Logistics bởi một lô hàng có thể phát sinh rất nhiều khoản chi phí.

Ví dụ doanh nghiệp thu của khách hàng 50 triệu đồng nhưng đồng thời phải thanh toán Ocean Freight, THC, Local Charge, Trucking, phí hải quan, phí chứng từ, Agent Fee và nhiều khoản khác.

Nếu tất cả được quản lý trên những file riêng biệt, lãnh đạo rất khó biết ngay:

Lô hàng này thực sự lời bao nhiêu?

Phần mềm Logistics theo nhu cầu riêng có thể kết nối Pricing, doanh thu, chi phí, ứng tiền, phải thu và phải trả với từng lô hàng.

Ngay từ lúc tạo lô, hệ thống có thể căn cứ vào Origin, Destination, Cargo, Container và Shipping Line để tìm bảng giá phù hợp và đưa ra giá đề xuất.

Nhân viên Sale vẫn có thể điều chỉnh giá thực tế nếu cần.

Trong quá trình vận hành, các khoản chi phí thực tế tiếp tục được cập nhật. Khi đó phần mềm có thể hình thành P&L của từng shipment:

Lợi nhuận = Doanh thu thực tế – Chi phí thực tế

Không chỉ dừng ở lợi nhuận, doanh nghiệp còn có thể tính:

Profit Margin = Lợi nhuận / Doanh thu × 100%

Từ dữ liệu từng lô, hệ thống có thể tiếp tục tổng hợp lợi nhuận theo khách hàng, theo Sale, theo tuyến, theo Carrier hoặc theo tháng.

Ví dụ một Sale có doanh thu 5 tỷ đồng nhưng biên lợi nhuận chỉ 5%, trong khi một Sale khác có doanh thu 3 tỷ nhưng margin đạt 20%.

Nếu chỉ đánh giá nhân viên theo doanh số, doanh nghiệp có thể đưa ra kết luận chưa chính xác.

Phần mềm quản trị tốt giúp lãnh đạo nhìn sâu hơn vào chất lượng doanh thu và lợi nhuận thực tế.

4. Giảm thao tác thủ công, hạn chế bỏ sót và tăng khả năng kiểm soát

Logistics là ngành có rất nhiều công việc nhỏ nhưng quan trọng.

Chỉ cần bỏ sót một deadline, một chứng từ hoặc một bước xử lý cũng có thể ảnh hưởng tới cả lô hàng.

Khi quản lý thủ công, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng ghi nhớ của từng nhân viên.

Phần mềm có thể biến quy trình thành những bước cụ thể và giúp hệ thống hóa việc kiểm soát.

Ví dụ thay vì nhân viên phải tự nhớ lô nào chưa TELEX HBL, phần mềm đã có checklist.

Thay vì phải mở từng lô để xem tiến độ, danh sách hiển thị luôn bước hiện tại.

Thay vì tìm bảng giá bằng Excel, hệ thống đề xuất Pricing phù hợp.

Thay vì nhập lại thông tin lô hàng để tạo chứng từ, phần mềm có thể sử dụng các biến như:

MBL No., HBL No., Booking No., Product Name, Package Count, Gross Weight, CBM...

để đưa dữ liệu vào mẫu HBL, Shipping Instruction, Arrival Notice, Delivery Order hay Debit Note.

Ngay cả nghiệp vụ ứng tiền cũng có thể được tối ưu. Một phiếu ứng có thể phân bổ cho nhiều lô:

Lô hàng – Số tiền – Ghi chú

và người dùng có thể tìm nhanh Job bằng ô tìm kiếm.

Khi hệ thống được xây dựng đúng, mỗi cải tiến nhỏ có thể tiết kiệm vài phút thao tác. Nhưng nếu một thao tác được thực hiện hàng chục hoặc hàng trăm lần mỗi ngày, tổng thời gian tiết kiệm sau một năm là rất đáng kể.

Quan trọng hơn, phần mềm giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ của con người.

5. Dễ dàng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm xây dựng theo nhu cầu riêng là hệ thống không nhất thiết phải hoàn thiện mọi thứ ngay trong phiên bản đầu tiên.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những module cần thiết nhất:

Khách hàng – Lô hàng – Workflow – Carrier – Agent – Nhà cung cấp – Pricing – Chứng từ – Ứng tiền – Công nợ – Báo cáo.

Sau khi hệ thống đi vào vận hành ổn định, có thể tiếp tục mở rộng.

Ví dụ giai đoạn tiếp theo có thể xây dựng kế toán quản trị Logistics với doanh thu và chi phí chi tiết theo lô, P&L, Aging Receivables, Aging Payables, thu tiền, chi tiền, VAT, hóa đơn và đối soát lô hàng.

Doanh nghiệp cũng có thể phát triển Customer Portal để khách hàng đăng nhập xem trạng thái shipment, chứng từ và công nợ.

Nếu có nhu cầu cao hơn, phần mềm có thể tích hợp API, tracking, bản đồ, website, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán hoặc các hệ thống của đối tác.

Ứng dụng mobile cũng có thể được phát triển cho nhân viên và quản lý.

Xa hơn nữa là ứng dụng AI.

Khi doanh nghiệp đã có một lượng dữ liệu Logistics đủ lớn và được tổ chức tốt, AI có thể hỗ trợ tìm kiếm dữ liệu, tổng hợp báo cáo, phát hiện những lô cần chú ý hoặc xây dựng Chatbot hỏi đáp trên dữ liệu nội bộ.

Như vậy, phần mềm không phải là một sản phẩm "làm xong rồi đóng lại", mà có thể trở thành nền tảng số phát triển cùng doanh nghiệp.

Phần mềm theo yêu cầu có phải lúc nào cũng tốt hơn phần mềm có sẵn?

Không nhất thiết.

Nếu doanh nghiệp mới thành lập, số lượng nhân viên ít, quy trình tương đối phổ thông và một phần mềm có sẵn đã đáp ứng 80–90% nhu cầu thì sử dụng SaaS có thể kinh tế hơn.

Nhưng khi doanh nghiệp có quy trình riêng, nhiều phòng ban, lượng lô hàng lớn hoặc đang phải dùng rất nhiều Excel để bù cho những chức năng phần mềm hiện tại không có, việc xây dựng hệ thống riêng bắt đầu trở nên đáng cân nhắc.

Một dấu hiệu khá rõ là:

Doanh nghiệp đã có phần mềm nhưng nhân viên vẫn phải sử dụng rất nhiều Excel bên ngoài phần mềm.

Khi đó vấn đề không còn đơn giản là số hóa dữ liệu mà là phần mềm chưa phản ánh đầy đủ quy trình thực tế.

Chi phí xây dựng phần mềm Logistics theo nhu cầu riêng bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc rất nhiều vào phạm vi.

Một hệ thống quản lý Logistics được xây dựng riêng có thể bắt đầu từ khoảng 40 triệu đồng cho gói triển khai phù hợp, sau đó tăng tùy số lượng module, độ phức tạp của workflow, báo cáo, phân quyền và yêu cầu tích hợp.

Một hệ thống chỉ quản lý khách hàng, lô hàng và tiến độ chắc chắn có mức đầu tư khác hệ thống bao gồm CRM, Pricing, chứng từ, kế toán quản trị, Customer Portal, API và ứng dụng mobile.

Vì vậy, cách báo giá phù hợp nhất là khảo sát quy trình doanh nghiệp trước, xác định chức năng bắt buộc, chức năng nên có và chức năng có thể triển khai ở giai đoạn sau.

Điều này vừa kiểm soát ngân sách vừa tránh xây dựng những chức năng ít được sử dụng.

Xây dựng phần mềm Logistics riêng là đầu tư vào quy trình quản lý

Nếu chỉ nhìn phần mềm như một khoản mua sắm CNTT, doanh nghiệp rất dễ tập trung vào câu hỏi "giá bao nhiêu?".

Nhưng giá trị lớn hơn nằm ở câu hỏi:

Phần mềm có giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hay không?

Một hệ thống được xây dựng phù hợp có thể giúp tập trung dữ liệu, kiểm soát tiến độ, giảm nhập liệu thủ công, quản lý công nợ, đánh giá lợi nhuận từng lô và cung cấp cho lãnh đạo một bức tranh tổng thể về hoạt động Logistics.

Đó chính là 5 lợi ích cốt lõi của việc xây dựng phần mềm Logistics theo nhu cầu riêng: đúng quy trình – dữ liệu tập trung – kiểm soát lợi nhuận – tối ưu vận hành – dễ dàng mở rộng.

Khi phần mềm thực sự đi theo quy trình của doanh nghiệp, công nghệ không còn là một công cụ để nhân viên "nhập dữ liệu", mà trở thành một phần của hệ thống quản trị, giúp doanh nghiệp Logistics vận hành hiệu quả và sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai.