Chi phí xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu bao nhiêu?

Ngành Logistics có đặc thù rất khác so với bán hàng, kế toán hay quản lý công việc thông thường. Một lô hàng từ khi tiếp nhận yêu cầu đến lúc hoàn thành có thể liên quan đến khách hàng, nhân viên Sale, bộ phận Customer Service, Shipping, Hải quan, hãng tàu, đại lý, nhà cung cấp, chứng từ, ứng tiền, công nợ và hàng loạt mốc thời gian khác nhau.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp Logistics sử dụng Excel, Google Sheet hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ thường gặp tình trạng dữ liệu phân tán. Nhân viên vận hành quản lý một nơi, Sale quản lý khách hàng một nơi, kế toán theo dõi công nợ ở một file khác, còn lãnh đạo muốn biết tình hình phải hỏi từng bộ phận.

Một giải pháp phù hợp hơn là xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Vậy chi phí xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu bao nhiêu?

Với một hệ thống quản lý Logistics trên nền web được thiết kế riêng, chi phí xây dựng trọn gói có thể bắt đầu từ khoảng 40 triệu đồng. Những hệ thống có quy trình phức tạp, nhiều phòng ban, tích hợp API, ứng dụng mobile, kế toán chuyên sâu hoặc yêu cầu tự động hóa cao có thể có chi phí lớn hơn.

Điều quan trọng không phải chỉ là giá phần mềm, mà là doanh nghiệp nhận được những chức năng gì và phần mềm có thực sự phù hợp với quy trình hoạt động hay không.

Tại sao phần mềm Logistics theo yêu cầu phức tạp hơn phần mềm quản lý thông thường?

Nếu chỉ xây dựng chức năng nhập danh sách khách hàng hay quản lý đơn hàng thì không quá phức tạp. Nhưng một hệ thống Logistics thực tế phải kết nối nhiều đối tượng và nhiều nghiệp vụ với nhau.

Ví dụ một lô hàng có thể liên quan đến:

• Khách hàng, Sale và nhiều nhân sự phụ trách
• Hãng tàu, Carrier, Agent và nhà cung cấp
• Tuyến vận chuyển, ETD, ETA và tiến độ
• MBL, HBL, Booking, Container, Seal
• Freight Job ID, Logistic Job ID và Inland Job ID
• Doanh thu, chi phí, ứng tiền, phải thu, phải trả
• Chứng từ và các mẫu chứng từ
• Quy trình hàng xuất và hàng nhập
• Cảnh báo chậm tiến độ
• Báo cáo doanh thu và lợi nhuận

Do đó, phần khó nhất khi xây dựng phần mềm Logistics không nằm ở việc tạo một vài màn hình nhập liệu mà là thiết kế toàn bộ dữ liệu và quy trình để các bộ phận cùng làm việc trên một hệ thống thống nhất.

1. Quản lý khách hàng tập trung

Khách hàng là dữ liệu nền tảng của hệ thống.

Phần mềm có thể quản lý tên doanh nghiệp, tên viết tắt, thông tin liên hệ, PIC, số điện thoại, email, thông tin Shipping, đặc điểm khách hàng, nhân viên quản lý, CUS Shipping, CUS HQ và các thông tin nghiệp vụ khác.

Thay vì mỗi Sale giữ một file khách hàng riêng, doanh nghiệp hình thành được cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung.

Khi tạo lô hàng, nhân viên chỉ cần chọn khách hàng đã có trong hệ thống.

Sau này toàn bộ lô hàng, doanh thu, công nợ và lịch sử giao dịch đều có thể liên kết trở lại hồ sơ khách hàng.

2. Quản lý Lô hàng – chức năng trung tâm

Đây có thể xem là trái tim của phần mềm Logistics.

Mỗi lô hàng có hồ sơ riêng với những thông tin như loại hàng xuất/nhập, khách hàng, tên hàng, tuyến vận chuyển, Booking No., MBL No., HBL No., số kiện, Gross Weight, CBM, Container/Seal, ETD, ETA và nhân sự phụ trách.

Hệ thống có thể sử dụng các Job ID riêng theo nghiệp vụ:

EX-FREIGHT JOB ID đối với hàng xuất.

IMP-FREIGHT JOB ID đối với hàng nhập.

Ngoài ra cả hai loại đều có:

LOGISTIC JOB ID và INLAND JOB ID.

Điểm quan trọng là phần mềm không chỉ lưu thông tin mà còn phải giúp nhân viên theo dõi toàn bộ vòng đời của một lô hàng.

3. Quản lý tiến độ hàng xuất và hàng nhập

Mỗi doanh nghiệp Logistics có quy trình vận hành khác nhau. Vì vậy phần mềm thiết kế theo yêu cầu có lợi thế rất lớn ở khả năng cấu hình workflow.

Hệ thống có thể xây dựng quy trình riêng cho Export và Import, mỗi quy trình gồm nhiều bước.

Ở danh sách Lô hàng, người quản lý có thể nhìn ngay:

Bước 5/13 – 38%
Khai SI với hãng tàu

Như vậy không cần mở từng lô vẫn biết lô hàng hiện đang ở công đoạn nào.

Khi một bước hoàn thành, hệ thống chuyển sang bước tiếp theo và cập nhật tỷ lệ tiến độ.

Đây là khác biệt rất lớn giữa phần mềm Logistics chuyên biệt và một phần mềm quản lý công việc thông thường.

4. Checklist nghiệp vụ ngay trên Lô hàng

Các trạng thái quan trọng có thể được đưa thành checklist:

TELEX MBL – TELEX HBL – MNF – A/N – TT LINE – EDO / RELEASE BL

Nhân viên có thể đánh dấu trực tiếp ngay trong Chi tiết Lô hàng mà không cần vào màn hình sửa.

Những chi tiết tưởng nhỏ như vậy lại ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm sử dụng thực tế, bởi nhân viên Logistics phải thao tác trên phần mềm liên tục mỗi ngày.

5. Quản lý Carrier, Agent và Nhà cung cấp

Một hệ thống Logistics không thể chỉ quản lý khách hàng.

Phần mềm cần xây dựng cơ sở dữ liệu cho Carrier, Agent và Supplier, bao gồm thông tin liên hệ, quốc gia, vị trí, ghi chú và các dữ liệu phục vụ nghiệp vụ.

Khi dữ liệu này được chuẩn hóa, nhân viên không còn phải tìm lại thông tin trong email, Excel hoặc danh bạ cá nhân mỗi lần xử lý một lô mới.

Đây cũng là nền tảng để phát triển tiếp các chức năng chi phí, công nợ và đánh giá nhà cung cấp.

6. Pricing – quản lý và đề xuất giá

Một chức năng rất hữu ích khác là Bảng giá.

Giá có thể được xây dựng dựa trên:

Origin + Destination + Cargo + Container + Shipping Line

Khi nhân viên tạo Lô hàng và chọn tuyến phù hợp, phần mềm có thể tự động tìm mức giá đang có hiệu lực và đưa ra:

Giá đề xuất từ Bảng giá

Nhân viên vẫn có quyền thay đổi giá thực tế.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm tình trạng báo sai giá, tìm bảng giá thủ công hoặc sử dụng nhầm bảng giá đã hết hạn.

7. Quản lý chứng từ Logistics

Một phần mềm Logistics hoàn chỉnh cần có hệ thống chứng từ gắn trực tiếp với Lô hàng.

Doanh nghiệp có thể xây dựng các mẫu như:

• HBL – House Bill of Lading
• SI – Shipping Instruction
• A/N – Arrival Notice
• D/O – Delivery Order
• Debit Note

Mẫu chứng từ được thiết kế bằng trình soạn thảo HTML trực quan và sử dụng biến dữ liệu như:

{{shipment_code}}
{{mbl_no}}
{{hbl_no}}
{{booking_no}}
{{product_name}}
{{package_count}}
{{gross_weight}}
{{cbm}}

Khi tạo chứng từ, phần mềm lấy thông tin từ Lô hàng để đưa vào mẫu, giảm đáng kể việc nhập lại dữ liệu.

8. Quản lý ứng tiền theo một hoặc nhiều Lô hàng

Ứng tiền là một nghiệp vụ rất thực tế trong Logistics.

Một phiếu ứng có thể liên quan đến một lô hoặc nhiều lô hàng cùng lúc.

Hệ thống cho phép mỗi dòng lựa chọn:

Lô hàng – Số tiền – Ghi chú

và có thể bổ sung thêm nhiều lô tùy nhu cầu.

Ô lựa chọn Lô hàng hỗ trợ tìm kiếm giúp kế toán hoặc nhân viên nhanh chóng tìm đúng Job cần phân bổ.

Từ đây doanh nghiệp có thể kiểm soát được ai ứng tiền, ứng cho lô nào, số tiền bao nhiêu và đã quyết toán hay chưa.

9. Phải thu và phải trả

Một lô Logistics chỉ thực sự hoàn thành về mặt tài chính khi doanh nghiệp kiểm soát được cả tiền khách hàng phải trả và tiền doanh nghiệp phải thanh toán.

Do đó hệ thống cần có:

Receivables – Công nợ phải thu

và

Payables – Công nợ phải trả.

Khi liên kết công nợ với khách hàng, Supplier, Carrier, Agent và Lô hàng, người quản lý có thể biết một lô đang có doanh thu bao nhiêu, chi phí bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu và còn phải trả bao nhiêu.

Đây cũng là nền tảng để xây dựng P&L theo từng Shipment.

10. Dashboard và báo cáo quản trị

Lợi ích lớn của việc đưa toàn bộ dữ liệu vào một hệ thống là khả năng tổng hợp báo cáo tự động.

Dashboard có thể hiển thị tình hình lô hàng, tiến độ, doanh thu, chi phí, công nợ và những công việc cần chú ý.

Ở cấp quản lý cao hơn có thể phát triển các báo cáo:

Doanh thu theo tháng, doanh thu theo Sale, chi phí theo lô, lợi nhuận theo lô, Top khách hàng, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, lô chậm tiến độ...

Khi đó lãnh đạo không cần yêu cầu nhân viên tổng hợp Excel mới biết tình hình kinh doanh.

11. Phân quyền nhân viên

Phần mềm Logistics chứa rất nhiều dữ liệu nhạy cảm, đặc biệt là giá bán, giá mua, lợi nhuận và thông tin khách hàng.

Do đó không thể thiết kế theo kiểu mọi tài khoản đều nhìn thấy tất cả.

Hệ thống cần phân quyền theo người dùng và phạm vi quản lý. Ví dụ nhân viên chỉ thấy những lô mình phụ trách, quản lý thấy dữ liệu của nhóm, trong khi Admin có phạm vi rộng hơn.

Riêng thông tin tài chính và lợi nhuận có thể tiếp tục có quyền riêng.

Chi phí xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu từ 40 triệu đồng

Vậy cuối cùng, làm một phần mềm Logistics như vậy hết bao nhiêu tiền?

Không có một mức giá cố định cho tất cả doanh nghiệp bởi hai công ty cùng hoạt động Logistics nhưng quy trình có thể hoàn toàn khác nhau.

Với những hệ thống quản lý Logistics theo yêu cầu ở mức cơ bản đến khá đầy đủ, chi phí xây dựng trọn gói có thể bắt đầu từ khoảng 40 triệu đồng.

Mức đầu tư sẽ tăng tùy theo số lượng chức năng, độ phức tạp của workflow, phân quyền, báo cáo, chứng từ, yêu cầu giao diện và các hệ thống cần tích hợp.

Ví dụ doanh nghiệp cần thêm ứng dụng mobile, API hãng vận chuyển, GPS, tracking container, hóa đơn điện tử, chữ ký số, CRM nâng cao, kế toán quản trị, AI Chatbot, kết nối website khách hàng, Customer Portal hoặc đồng bộ phần mềm kế toán thì chi phí sẽ cao hơn.

Do đó thay vì hỏi đơn giản “một phần mềm Logistics giá bao nhiêu?”, doanh nghiệp nên xác định:

Chúng tôi muốn phần mềm giải quyết những vấn đề nào trong quy trình hiện tại?

Xây dựng theo nhu cầu thực tế thay vì mua thật nhiều chức năng

Ưu điểm lớn nhất của phương án xây dựng riêng là doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư toàn bộ ngay từ đầu.

Có thể bắt đầu bằng:

Khách hàng → Lô hàng → Workflow → Carrier/Agent/Supplier → Pricing → Chứng từ → Ứng tiền → Công nợ → Báo cáo.

Sau khi đưa vào vận hành, doanh nghiệp tiếp tục phát triển kế toán quản trị, P&L, tự động hóa chứng từ, API và các chức năng nâng cao.

Cách triển khai này giúp ngân sách ban đầu hợp lý hơn và quan trọng hơn, phần mềm phát triển dựa trên chính hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Phần mềm Logistics theo yêu cầu có đáng đầu tư?

Nếu doanh nghiệp chỉ có vài lô hàng mỗi tháng, Excel vẫn có thể đáp ứng.

Nhưng khi số lượng khách hàng, nhân viên và lô hàng tăng lên, chi phí của việc quản lý thủ công bắt đầu xuất hiện: nhập dữ liệu nhiều lần, bỏ sót công việc, khó kiểm soát công nợ, không biết chính xác lợi nhuận từng lô, phụ thuộc dữ liệu của từng nhân viên và mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

Một phần mềm Logistics tốt không đơn thuần thay Excel bằng một giao diện đẹp hơn.

Giá trị thực sự nằm ở việc:

Khách hàng → Báo giá → Lô hàng → Tiến độ → Chứng từ → Chi phí → Công nợ → Báo cáo

được kết nối thành một quy trình dữ liệu xuyên suốt.

Với chi phí xây dựng phần mềm Logistics theo yêu cầu trọn gói từ khoảng 40 triệu đồng, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu xây dựng một hệ thống quản lý riêng thay vì buộc quy trình của mình phải chạy theo một phần mềm đóng gói có sẵn.

Và khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, hệ thống có thể tiếp tục được mở rộng thêm chức năng mà không phải thay đổi toàn bộ phương thức quản lý từ đầu.