Bài toán tối ưu thời gian – tối ưu chi phí cho công ty khi sử dụng phần mềm quản lý Online

Trong hoạt động doanh nghiệp, thời gian và chi phí luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau. Một quy trình mất nhiều thời gian hơn cần thiết đồng nghĩa doanh nghiệp đang phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn để tạo ra cùng một kết quả. Một nhân viên mất hàng giờ tổng hợp báo cáo, một trưởng phòng phải liên tục hỏi tiến độ hay một kế toán phải nhập lại dữ liệu từ nhiều file Excel đều là những chi phí mà doanh nghiệp đang âm thầm phải trả.

Điều đáng nói là những khoản lãng phí này thường không xuất hiện rõ ràng trên báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp nhìn thấy tiền lương, tiền thuê văn phòng, chi phí marketing, điện nước… nhưng khó nhìn thấy chính xác mỗi tháng đang mất bao nhiêu tiền cho những thao tác thừa, công việc lặp lại, chờ đợi, tìm kiếm dữ liệu và quy trình thiếu tối ưu.

Đây chính là bài toán mà phần mềm quản lý Online có thể giải quyết: tối ưu thời gian ở từng công việc nhỏ, từ đó tối ưu chi phí vận hành của toàn bộ doanh nghiệp.

Thời gian thực chất cũng là một loại chi phí

Hãy lấy một ví dụ đơn giản.

Một nhân viên có tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra khoảng 20 triệu đồng/tháng và làm việc khoảng 176 giờ. Như vậy, mỗi giờ làm việc của nhân viên thực tế đã có một giá trị nhất định.

Nếu mỗi ngày nhân viên mất 30 phút cho những công việc như tìm file, hỏi thông tin, nhập dữ liệu lặp lại, tổng hợp báo cáo hay chờ xác nhận, một tháng có thể mất khoảng 11 giờ.

Nếu doanh nghiệp có 50 nhân viên, con số đó trở thành khoảng 550 giờ mỗi tháng.

Vấn đề không chỉ nằm ở tiền lương tương ứng với 550 giờ đó. Trong khoảng thời gian bị lãng phí, nhân viên kinh doanh có thể chăm sóc thêm khách hàng, bộ phận dự án có thể hoàn thành công việc sớm hơn, quản lý có thể giải quyết thêm vấn đề và doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều giá trị hơn.

Vì vậy:

Tối ưu thời gian không đơn thuần là làm việc nhanh hơn. Tối ưu thời gian chính là một hình thức tối ưu chi phí.

Những khoảng thời gian doanh nghiệp thường không nhận ra đang bị lãng phí

Trong một doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý tập trung, thời gian có thể bị tiêu tốn bởi rất nhiều công việc tưởng như bình thường:

Nhân viên tìm lại một hợp đồng cũ trong email.

Sales hỏi kế toán khách hàng đã thanh toán hay chưa.

Trưởng phòng nhắn từng nhân viên để hỏi tiến độ.

Nhân viên tổng hợp số liệu từ nhiều file Excel.

Một dữ liệu khách hàng được nhập lại ở nhiều bộ phận.

Cuối tháng các phòng ban dành vài ngày làm báo cáo.

Giám đốc phải chờ các bộ phận gửi số liệu mới biết tình hình kinh doanh.

Một công việc bị chậm vì người xử lý tiếp theo không biết công việc đã được chuyển đến mình.

Mỗi tình huống có thể chỉ mất 5, 10 hoặc 20 phút.

Nhưng chúng xảy ra mỗi ngày, với nhiều người và lặp lại trong nhiều năm.

Đó là lý do tối ưu vận hành không nhất thiết phải bắt đầu bằng một cuộc cải tổ khổng lồ. Đôi khi doanh nghiệp chỉ cần loại bỏ hàng trăm thao tác nhỏ không cần thiết.

Phần mềm quản lý Online tối ưu thời gian như thế nào?

Một phần mềm quản lý tốt không phải chỉ là nơi nhập và lưu dữ liệu. Giá trị quan trọng hơn là giúp dữ liệu, con người và quy trình được kết nối với nhau.

Dữ liệu tập trung – giảm thời gian tìm kiếm

Hãy tưởng tượng một nhân viên muốn kiểm tra tình hình của khách hàng A.

Nếu doanh nghiệp quản lý rời rạc, người này có thể phải mở phần mềm CRM để xem khách hàng, tìm Google Drive để xem hợp đồng, hỏi kế toán về công nợ, kiểm tra Zalo để xem trao đổi và hỏi trưởng dự án về tiến độ.

Nếu hệ thống được thiết kế đồng bộ, ngay từ hồ sơ khách hàng có thể liên kết tới:

Khách hàng → Cơ hội → Hợp đồng → Dự án → Công việc → Doanh thu → Thanh toán → Công nợ.

Người có quyền truy cập có thể tự tra cứu.

Thời gian tiết kiệm không chỉ là thời gian tìm kiếm mà còn giảm thời gian của người bị hỏi.

Một nhân viên hỏi kế toán mất 3 phút nhưng kế toán cũng phải dừng công việc đang làm để kiểm tra và trả lời. Một câu hỏi nhỏ vì vậy thực tế đang tiêu tốn thời gian của ít nhất hai người.

Nhập dữ liệu một lần, sử dụng nhiều lần

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng phần mềm quản lý là hạn chế nhập lại cùng một dữ liệu.

Thông tin khách hàng đã có trong hệ thống thì khi tạo cơ hội không cần nhập lại.

Cơ hội chuyển thành hợp đồng có thể kế thừa dữ liệu.

Hợp đồng tạo dự án có thể liên kết trực tiếp.

Dự án tạo công việc tiếp tục sử dụng những thông tin liên quan.

Dữ liệu thanh toán được cập nhật thì báo cáo doanh thu và công nợ tự thay đổi.

Khi dữ liệu chạy xuyên suốt hệ thống, doanh nghiệp vừa giảm thời gian nhập liệu, vừa hạn chế sai sót.

Giao việc và kiểm soát tiến độ nhanh hơn

Một phần mềm quản lý Online có thể giúp doanh nghiệp xác định rõ:

Ai chịu trách nhiệm?

Ai hỗ trợ?

Ngày bắt đầu?

Deadline?

Trạng thái hiện tại?

Đã hoàn thành bao nhiêu?

Công việc nào đang trễ?

Khi thông tin được cập nhật trực tiếp, quản lý không cần liên tục gọi điện hoặc nhắn tin hỏi nhân viên.

Thay vì dành thời gian để thu thập tình hình, người quản lý có thể tập trung vào xử lý những vấn đề đang ảnh hưởng tới tiến độ.

Đây là một sự thay đổi rất quan trọng trong quản trị.

Báo cáo tự động thay cho tổng hợp thủ công

Nếu mỗi cuối tháng có 5 trưởng bộ phận dành một ngày tổng hợp báo cáo thì doanh nghiệp đã sử dụng 5 ngày công chỉ để tạo ra thông tin quản trị.

Chưa tính thời gian nhân viên bên dưới phải chuẩn bị dữ liệu cho trưởng bộ phận.

Trong khi đó, nếu dữ liệu phát sinh được cập nhật ngay trên phần mềm, hệ thống có thể tự động tạo:

• Báo cáo doanh số
• Báo cáo khách hàng
• Báo cáo công nợ
• Báo cáo dự án
• Báo cáo tiến độ
• Báo cáo công việc
• Báo cáo chi phí
• Báo cáo hiệu suất nhân viên
• Biểu đồ tăng trưởng
• Dashboard dành cho ban lãnh đạo

Khi đó, báo cáo không còn là một công việc cuối tháng.

Nó trở thành kết quả được tạo ra tự động từ dữ liệu vận hành hàng ngày.

Tối ưu thời gian sẽ dẫn tới tối ưu chi phí

Đây mới là phần quan trọng nhất của bài toán.

Doanh nghiệp không đầu tư phần mềm chỉ để nhân viên cảm thấy tiện hơn. Cuối cùng, khoản đầu tư phải mang lại hiệu quả kinh tế.

Tối ưu chi phí nhân sự

Điều này không nhất thiết có nghĩa là cắt giảm nhân viên.

Giả sử một bộ phận 10 người đang sử dụng 20% thời gian cho các thao tác hành chính, tổng hợp và nhập liệu. Nếu hệ thống giúp giảm đáng kể lượng công việc này, doanh nghiệp có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn mà chưa cần tuyển thêm người.

Đây là một hình thức tiết kiệm rất đáng kể.

Ví dụ doanh nghiệp tăng 30% khách hàng. Theo cách vận hành cũ có thể cần tuyển thêm 3 nhân viên.

Nhưng nếu quy trình được số hóa và tự động hóa tốt, đội ngũ hiện tại có thể hấp thụ một phần đáng kể lượng công việc tăng thêm.

Như vậy, phần mềm tạo ra khả năng mở rộng mà chi phí nhân sự không tăng tương ứng.

Giảm chi phí do sai sót

Sai một con số trong báo giá.

Quên deadline hợp đồng.

Bỏ sót khách hàng cần chăm sóc.

Không nhắc công nợ đúng hạn.

Sử dụng nhầm phiên bản tài liệu.

Không phát hiện dự án đang vượt chi phí.

Những lỗi này đều có thể gây thiệt hại.

Phần mềm không thể loại bỏ hoàn toàn lỗi con người, nhưng có thể xây dựng các cơ chế như cảnh báo, kiểm tra dữ liệu, phân quyền, lịch sử thao tác và quy trình phê duyệt để giảm nguy cơ.

Doanh nghiệp vì vậy không chỉ tiết kiệm chi phí thực hiện công việc mà còn giảm chi phí sửa sai.

Giảm chi phí quản lý

Càng nhiều nhân viên, chi phí quản lý càng lớn.

Một trưởng phòng có thể quản lý 5 người khá dễ dàng. Nhưng khi đội ngũ tăng lên 15 hoặc 30 người, việc kiểm soát bằng họp, điện thoại, tin nhắn và Excel sẽ trở nên rất nặng.

Nếu phần mềm tự động tổng hợp tình hình, trưởng bộ phận có thể nhìn thấy nhân viên nào đang quá tải, công việc nào trễ hạn, dự án nào có vấn đề và kết quả của từng người.

Khả năng quản lý tăng lên mà không nhất thiết phải tăng tương ứng số lượng cấp quản lý trung gian.

Giảm chi phí cơ hội

Đây là loại chi phí khó nhìn thấy nhất.

Một sales mất hai giờ làm báo cáo nghĩa là hai giờ đó không dành cho khách hàng.

Một giám đốc mất buổi sáng tổng hợp số liệu nghĩa là buổi sáng đó không dành cho chiến lược.

Một trưởng dự án mất một giờ hỏi tiến độ nghĩa là một giờ đó không được dùng để giải quyết điểm nghẽn.

Chi phí cơ hội chính là giá trị doanh nghiệp có thể tạo ra nhưng đã bỏ lỡ vì nguồn lực đang được sử dụng sai chỗ.

Phần mềm quản lý giúp đưa con người trở lại những công việc mà họ thực sự tạo ra giá trị.

Tối ưu quy trình còn quan trọng hơn số hóa

Có một sai lầm mà doanh nghiệp cần tránh: đưa nguyên một quy trình kém hiệu quả lên phần mềm.

Nếu trước đây phải qua 8 bước phê duyệt không cần thiết, đưa cả 8 bước đó lên Online chưa chắc đã tạo ra một hệ thống tối ưu.

Do đó, khi xây dựng phần mềm quản lý, doanh nghiệp nên đồng thời đặt câu hỏi:

Bước này có thực sự cần thiết?

Dữ liệu này đã nhập ở đâu chưa?

Có thể tự động lấy dữ liệu không?

Ai thực sự cần duyệt?

Có thể tự động thông báo không?

Báo cáo này có thể sinh trực tiếp từ dữ liệu không?

Có thao tác nào AI có thể hỗ trợ?

Số hóa một quy trình chưa tối ưu chỉ giúp thực hiện quy trình chưa tối ưu đó trên máy tính.

Giá trị lớn nhất xuất hiện khi doanh nghiệp kết hợp:

Chuẩn hóa quy trình + Số hóa + Tự động hóa + Dữ liệu tập trung.

Đừng chỉ tính chi phí mua phần mềm, hãy tính chi phí của việc không tối ưu

Khi cân nhắc đầu tư phần mềm, doanh nghiệp thường hỏi:

“Phần mềm này giá bao nhiêu?”

Đó là câu hỏi đúng nhưng chưa đủ.

Hãy thử hỏi thêm:

“Mỗi tháng công ty đang mất bao nhiêu giờ vì quy trình hiện tại?”

Giả sử doanh nghiệp có 50 nhân viên và phần mềm giúp mỗi người tiết kiệm trung bình 20 phút/ngày.

Mỗi ngày doanh nghiệp tiết kiệm:

50 × 20 phút = 1.000 phút, tương đương khoảng 16,7 giờ.

Với 22 ngày làm việc, con số lên tới khoảng:

367 giờ/tháng.

Một năm là hơn:

4.400 giờ làm việc.

Đó mới chỉ là thời gian, chưa tính giá trị từ việc giảm sai sót, tăng tốc độ chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ nhanh hơn, quản lý dự án tốt hơn hay chưa phải tuyển thêm người khi quy mô tăng.

Khi nhìn theo cách này, câu hỏi đầu tư sẽ thay đổi từ:

“Phần mềm tốn bao nhiêu tiền?”

thành:

“Quy trình hiện tại đang khiến doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền mỗi năm?”

Phần mềm quản lý Online là công cụ tối ưu nguồn lực

Mục tiêu cuối cùng của phần mềm quản lý Online không phải là thay thế con người bằng máy móc.

Mục tiêu là để con người không phải dành thời gian cho những công việc mà hệ thống có thể làm nhanh hơn.

Nhân viên kinh doanh dành nhiều thời gian cho khách hàng.

Nhân viên dự án tập trung vào chuyên môn.

Kế toán tập trung kiểm soát tài chính.

Trưởng phòng tập trung xử lý vấn đề.

Ban giám đốc tập trung vào quyết định và chiến lược.

Phần mềm đảm nhận phần còn lại: lưu trữ, liên kết dữ liệu, nhắc việc, cảnh báo, tổng hợp và báo cáo.

Khi mỗi nhân viên tiết kiệm 10–30 phút mỗi ngày, lợi ích nhìn ở cấp độ cá nhân có vẻ không quá lớn. Nhưng khi nhân với hàng chục nhân viên, hàng trăm quy trình và hàng nghìn ngày công, nó trở thành một con số rất đáng kể.

Vì vậy, tối ưu thời gian và tối ưu chi phí thực chất là hai mặt của cùng một bài toán quản trị.

Doanh nghiệp càng giảm được thời gian dành cho những thao tác không tạo ra giá trị thì càng sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. Khi dữ liệu được tập trung, quy trình được chuẩn hóa, báo cáo được tự động và nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ hoạt động trên một hệ thống, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn có khả năng vận hành nhanh hơn, chính xác hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn.

Đó cũng chính là giá trị lâu dài của phần mềm quản lý Online: không đơn thuần thay Excel hay đưa công việc lên Internet, mà giúp doanh nghiệp dùng ít thời gian hơn cho vận hành để dành nhiều nguồn lực hơn cho tăng trưởng.