HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SPA, NAIL, MASSAGE
Phần mềm quản lý Spa, Nail, Massage không chỉ là công cụ ghi lịch khách mà được xây dựng theo hướng quản lý toàn bộ quá trình vận hành của cửa hàng.
Phần mềm quản lý Spa, Nail, Massage được thiết kế để quản lý tập trung hoạt động của cửa hàng: nhân viên, lịch làm việc, khách hàng, dịch vụ, đặt lịch, thực hiện dịch vụ, tiền Tip, chi phí dụng cụ, doanh thu, chi phí vận hành, chấm công và báo cáo.
Một quy trình vận hành cơ bản có thể hiểu như sau:
Nhân viên đi làm → Check-in → Khách đặt lịch → Chọn dịch vụ → Xếp nhân viên → Khách đến → Bắt đầu dịch vụ → Hoàn thành → Ghi nhận doanh thu/Tip/chi phí → Báo cáo.
1. Đăng nhập hệ thống
Nhân viên truy cập địa chỉ phần mềm do Spa cung cấp và đăng nhập bằng tài khoản được cấp.
Hệ thống có thể phân chia người dùng thành các nhóm như:
- Nhân viên
- Quản lý
- Admin
Quyền truy cập của mỗi tài khoản khác nhau tùy theo cấu hình phân quyền.
Nhân viên chủ yếu xem lịch làm việc, lịch khách của mình và thực hiện các thao tác liên quan đến công việc được giao.
Quản lý có thể quản lý lịch khách, nhân viên, check-in/check-out nhân viên, khách hàng và các nghiệp vụ vận hành.
Admin có quyền quản trị hệ thống, cấu hình, phân quyền và xem các báo cáo cần thiết.
2. DASHBOARD – TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH SPA
Sau khi đăng nhập, Dashboard là màn hình quan trọng nhất để quản lý hoạt động trong ngày.
Dashboard hiển thị nhanh các chỉ số như:
Đang làm: số lịch hiện đang thực hiện dịch vụ.
Đang chờ: những khách đã có lịch hoặc đang chờ thực hiện.
Hoàn thành: số lượt dịch vụ đã hoàn thành.
Doanh thu: tổng doanh thu dịch vụ đã hoàn thành.
Bên dưới doanh thu có thêm tổng số lịch trong ngày để quản lý dễ đánh giá lượng khách.
Ngoài ra còn có:
Tip: tổng tiền Tip nhân viên nhận được.
Phí dụng cụ: tổng chi phí dụng cụ phát sinh từ các dịch vụ.
Các số liệu này giúp chủ Spa chỉ cần mở Dashboard là có thể nắm nhanh tình hình kinh doanh trong ngày.
3. TIMELINE NHÂN VIÊN
Một trong những chức năng quan trọng của Dashboard là Timeline nhân viên.
Mỗi nhân viên được hiển thị thành một hàng riêng.
Theo chiều ngang là thời gian làm việc trong ngày.
Trên Timeline sẽ xuất hiện các khối tương ứng với từng lịch khách.
Nhờ đó quản lý có thể nhìn trực quan:
Nhân viên nào đang bận – nhân viên nào đang trống – ai sắp có khách – lịch nào đang thực hiện – khoảng thời gian nào còn có thể nhận khách.
Đường thời gian hiện tại giúp quản lý xác định vị trí của thời điểm “Bây giờ”.
Nếu một dịch vụ kết thúc sớm hơn dự kiến, hệ thống sử dụng thời gian hoàn thành thực tế để giải phóng nhân viên thay vì tiếp tục giữ nhân viên đến hết thời gian dự kiến.
Ví dụ:
Khách được dự kiến làm từ 14:00–15:30.
Nhưng dịch vụ hoàn thành lúc 15:05.
Sau khi nhân viên bấm Hoàn thành, hệ thống ghi nhận 15:05 là thời gian kết thúc thực tế và nhân viên có thể tiếp tục nhận lịch phù hợp.
4. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
Vào mục Nhân viên để tạo và quản lý tài khoản nhân sự.
Thông tin cơ bản gồm:
- Họ tên
- Tên đăng nhập
- Mật khẩu
- Điện thoại
- Vai trò
- Trạng thái hoạt động
Đặc biệt, mỗi nhân viên có thể được khai báo những dịch vụ mà người đó có khả năng thực hiện.
Ví dụ:
Nguyễn Lan
Có thể thực hiện:
- Massage body
- Massage chân
- Gội đầu dưỡng sinh
Trần Mai
Có thể thực hiện:
- Nail
- Sơn gel
- Chăm sóc móng
Việc khai báo chính xác rất quan trọng vì khi đặt lịch, hệ thống chỉ đưa ra những nhân viên có khả năng thực hiện dịch vụ tương ứng.
5. LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
Hệ thống hỗ trợ thiết lập lịch làm việc cho từng nhân viên theo ngày.
Có thể khai báo:
- Giờ bắt đầu
- Giờ kết thúc
- Ngày nghỉ
- Ghi chú
Ngoài lịch làm việc thông thường, hệ thống còn hỗ trợ khoảng thời gian nhân viên tạm nghỉ.
Ví dụ nhân viên làm:
09:00–18:00
nhưng nghỉ cá nhân:
13:00–14:00
thì khoảng thời gian này sẽ không được coi là thời gian sẵn sàng nhận khách.
Lịch làm việc đặc biệt quan trọng đối với chức năng khách hàng tự đặt lịch trong tương lai.
6. CHECK-IN / CHECK-OUT NHÂN VIÊN
Khi nhân viên đến Spa, cần thực hiện Check-in.
Khi kết thúc ca làm việc, thực hiện Check-out.
Quản lý hoặc Admin cũng có thể check-in/check-out trực tiếp cho từng nhân viên ngay trên Dashboard.
Hệ thống từ đó có thể xác định trạng thái nhân viên:
- Chưa check-in
- Đang có mặt
- Đang rảnh
- Đang thực hiện dịch vụ
- Sắp có khách
- Đã check-out
Dữ liệu này đồng thời được sử dụng cho báo cáo chấm công.
7. QUẢN LÝ DỊCH VỤ
Trong mục Dịch vụ, Admin khai báo toàn bộ dịch vụ Spa/Nail/Massage đang cung cấp.
Mỗi dịch vụ có các thông tin chính:
- Tên dịch vụ
- Giá
- Thời lượng thực hiện
- Phí dụng cụ
- Mô tả
- Trạng thái
Ví dụ:
Massage Body 60 phút
Giá: 500.000 đồng
Thời gian: 60 phút
Phí dụng cụ: 30.000 đồng
Thời lượng dịch vụ được hệ thống sử dụng để tự động tính thời gian kết thúc khi tạo lịch.
8. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Mỗi khách hàng có một hồ sơ riêng.
Thông tin có thể bao gồm:
- Tên khách hàng
- Số điện thoại
- Khu vực
- Ngày sinh
- Nhóm khách hàng
- Ghi chú
- Zalo UID nếu sử dụng
Số điện thoại là thông tin quan trọng để nhận diện khách hàng.
Khi tạo lịch mới và nhập số điện thoại đã tồn tại, hệ thống có thể nhận diện khách cũ và lấy lại thông tin tương ứng.
Trong hồ sơ khách hàng có thể theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ, số lượt khách đã đến và tổng doanh thu của khách.
Qua đó Spa có thể nhận biết khách thường xuyên và khách hàng có giá trị cao.
9. NHÓM KHÁCH HÀNG VÀ GIẢM GIÁ
Spa có thể chia khách thành nhiều nhóm.
Ví dụ:
Khách thường: 0%
Khách VIP: 5%
Khách VIP Gold: 10%
Khi số điện thoại được nhận diện thuộc một nhóm có ưu đãi, hệ thống tự động tính mức giảm tương ứng.
Một nguyên tắc quan trọng:
Giảm giá chỉ áp dụng trên tiền dịch vụ.
Không giảm trên:
- Tiền Tip
- Phí dụng cụ
Ví dụ:
Dịch vụ: 1.000.000 đồng
Khách VIP giảm: 10%
Tip: 100.000 đồng
Tiền dịch vụ sau giảm:
900.000 đồng
Tip vẫn:
100.000 đồng
Hệ thống lưu cả giá gốc, tỷ lệ giảm, số tiền giảm và giá dịch vụ thực tế để báo cáo lịch sử không bị thay đổi nếu sau này Spa sửa chính sách khách VIP.
10. TẠO LỊCH CHO KHÁCH
Quản lý vào phần lịch hẹn và chọn Tạo lịch.
Nhập:
- Khách hàng
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Ngày
- Giờ
- Nhân viên
- Nguồn khách
- Ghi chú
Sau khi chọn dịch vụ và thời gian, hệ thống xác định những nhân viên phù hợp.
Hệ thống không tự động ép chọn nhân viên.
Thay vào đó, danh sách nhân viên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và quản lý là người quyết định cuối cùng.
Nhân viên đứng đầu được đánh dấu:
★ Đề xuất
11. NGUYÊN TẮC ƯU TIÊN NHÂN VIÊN
Khi có nhiều nhân viên cùng có thể thực hiện một dịch vụ, hệ thống ưu tiên:
Ưu tiên 1: Người có số lượt hoàn thành trong ngày ít hơn.
Ưu tiên 2: Nếu số lượt bằng nhau, ưu tiên người check-in sớm hơn.
Đối với lịch tương lai, hệ thống sử dụng thời gian bắt đầu ca làm việc.
Ưu tiên 3: Nếu vẫn bằng nhau, hệ thống sử dụng thứ tự ổn định theo nhân viên.
Mục đích là phân bổ khách tương đối công bằng nhưng quản lý vẫn có toàn quyền lựa chọn.
12. QUY TẮC SAI SỐ LỊCH 10 PHÚT
Hệ thống có thiết lập Sai số cho phép giữa 2 lịch.
Ví dụ cấu hình:
10 phút
Đây không phải thời gian bắt buộc nhân viên phải nghỉ giữa hai khách.
Nó có nghĩa là hệ thống cho phép lịch mới giao nhau với lịch hiện tại tối đa 10 phút.
Ví dụ nhân viên có lịch tiếp theo:
17:50
Một dịch vụ 60 phút bắt đầu lúc:
17:00
sẽ kết thúc lúc:
18:00
Hai lịch giao nhau 10 phút nên vẫn có thể được chấp nhận.
Nếu giao nhau quá mức sai số cấu hình, nhân viên sẽ không còn được coi là phù hợp với lịch đó.
13. TRẠNG THÁI LỊCH KHÁCH
Lịch khách có nhiều trạng thái phục vụ cho quá trình vận hành.
Bao gồm:
- Khách đã đặt
- Mới
- Đã xác nhận
- Khách đã đến
- Bắt đầu
- Hoàn thành
- Hủy
Quản lý/Admin có thể thay đổi trạng thái ngay trên danh sách lịch của Dashboard mà không phải mở từng lịch.
Khi chọn Bắt đầu, hệ thống lưu:
Thời gian bắt đầu thực tế.
Khi chọn Hoàn thành, hệ thống lưu:
Thời gian kết thúc thực tế.
Đây là dữ liệu quan trọng để tính tình trạng rảnh/bận của nhân viên chính xác hơn.
14. KHÁCH HÀNG TỰ ĐẶT LỊCH ONLINE
Khách hàng không cần tài khoản để đặt lịch.
Trang đặt lịch công khai là:
/book.php
Spa có thể gửi URL này cho khách qua Website, Facebook, Zalo hoặc QR Code.
Khách có thể:
- Nhập thông tin.
- Chọn dịch vụ.
- Chọn ngày giờ.
- Chọn nhân viên phù hợp.
- Gửi yêu cầu đặt lịch.
Đối với lịch tương lai, hệ thống dựa trên lịch làm việc của nhân viên, không yêu cầu nhân viên phải đang check-in.
Spa cũng có thể cấu hình:
- Giờ hoạt động theo từng ngày trong tuần
- Số ngày tối đa được đặt trước
- Khoảng thời gian tối thiểu phải đặt trước
Nếu khách cũ nhập đúng số điện thoại và thuộc nhóm ưu đãi, hệ thống có thể nhận diện mức giảm tương ứng.
15. QUẢN LÝ TIP
Khi hoàn thành dịch vụ, Spa có thể ghi nhận số tiền Tip.
Tip được quản lý riêng với doanh thu dịch vụ.
Điều này giúp chủ Spa biết:
- Tổng Tip trong ngày
- Tip phát sinh theo lịch
- Các khoản tiền thực tế liên quan đến nhân viên
Tip không được tính vào doanh thu dịch vụ khi tính lợi nhuận hoạt động theo công thức hiện tại của hệ thống.
16. PHÍ DỤNG CỤ
Mỗi dịch vụ có thể có phí dụng cụ.
Ví dụ Nail có thể phát sinh vật tư, Massage có dầu massage hoặc vật tư tiêu hao.
Khi dịch vụ hoàn thành, khoản này được ghi nhận để phục vụ tính toán chi phí.
Dashboard có một KPI riêng cho:
Phí dụng cụ
giúp quản lý nhanh chóng nhìn thấy khoản chi phí trực tiếp phát sinh theo dịch vụ.
17. QUẢN LÝ CHI PHÍ
Phần mềm có module Chi phí theo tháng.
Một số nhóm chi phí cố định gồm:
- Mặt bằng
- Điện
- Nước
- Vệ sinh
Hệ thống tự tạo các dòng chi phí cố định cho từng tháng.
Ngoài ra quản lý có thể thêm những khoản khác như:
- Marketing
- Sửa chữa
- Mua sắm
- Hoa hồng
- Chi phí phát sinh khác
Có thể thêm, sửa hoặc xóa khoản chi tùy quyền được cấp.
18. CÁCH TÍNH LỢI NHUẬN
Hệ thống không đơn giản coi doanh thu là lợi nhuận.
Công thức quản trị hiện tại:
Lợi nhuận = Doanh thu dịch vụ thực tế – Chi phí vận hành – Phí dụng cụ
Tiền Tip được tách riêng và không cộng vào lợi nhuận hoạt động.
Ví dụ:
Doanh thu dịch vụ: 200 triệu
Chi phí vận hành: 70 triệu
Phí dụng cụ: 20 triệu
Lợi nhuận:
200 – 70 – 20 = 110 triệu đồng
Nhờ vậy chủ Spa có cái nhìn sát hơn về hiệu quả kinh doanh thực tế.
19. BÁO CÁO DOANH THU
Phần Báo cáo tổng hợp các chỉ số quan trọng:
- Doanh thu
- Chi phí vận hành
- Phí dụng cụ
- Lợi nhuận
- Số lượt hoàn thành
- Tip
Ngoài tổng số, hệ thống còn phân tích:
Doanh thu theo nhân viên
giúp đánh giá nhân viên tạo ra bao nhiêu doanh thu.
Doanh thu theo dịch vụ
giúp biết dịch vụ nào đang mang lại doanh số tốt.
Các báo cáo có thể đi sâu vào dữ liệu chi tiết để kiểm tra các lịch tạo nên doanh thu.
20. BIỂU ĐỒ DOANH THU THEO NGÀY
Trong tháng được chọn, hệ thống hiển thị biểu đồ doanh thu từng ngày.
Ví dụ:
01/09 – 8 triệu
02/09 – 12 triệu
03/09 – 7 triệu
04/09 – 15 triệu
Bảng báo cáo chi tiết của phần mềm quản lý Spa giúp chủ tiệm nắm được tình hình hoạt động, tăng trưởng của tiệm mình.
Qua biểu đồ, chủ Spa dễ nhận biết:
- Ngày đông khách
- Ngày doanh thu thấp
- Xu hướng tăng giảm
- Hiệu quả hoạt động trong tháng
21. BIỂU ĐỒ DOANH THU THEO THÁNG
Hệ thống cũng có biểu đồ doanh thu 12 tháng trong năm.
Chủ Spa có thể so sánh:
Tháng 1 → Tháng 12
để nhận biết mùa cao điểm, mùa thấp điểm và xu hướng tăng trưởng.
Biểu đồ được xây dựng nhẹ, không phụ thuộc thư viện biểu đồ lớn nên phù hợp với định hướng tối ưu tốc độ của hệ thống.
22. BÁO CÁO CHẤM CÔNG
Dữ liệu check-in/check-out được so sánh với lịch làm việc đã phân công.
Báo cáo tổng hợp theo nhân viên gồm:
- Số ngày được xếp lịch
- Số ngày có mặt
- Số lần đi trễ
- Số lần về sớm
- Số ngày vắng
- Tổng số phút đi trễ
- Tổng số phút về sớm
- Tổng giờ làm việc thực tế
Nhờ đó quản lý không phải đối chiếu chấm công thủ công.
23. CHI TIẾT CHẤM CÔNG TỪNG NGÀY
Ngoài báo cáo tổng, hệ thống còn hiển thị từng ngày:
Ngày – Nhân viên – Ca làm việc – Check-in – Check-out – Đi trễ – Về sớm – Thời gian làm thực tế.
Ví dụ:
Ca làm việc:
09:00–18:00
Check-in:
09:12
Hệ thống ghi nhận:
Đi trễ 12 phút
Check-out:
17:45
Hệ thống ghi nhận:
Về sớm 15 phút
Điều này giúp báo cáo nhân sự minh bạch và dễ kiểm tra.
24. GỬI ZALO CHO KHÁCH HÀNG
Admin có khu vực cấu hình Zalo để kết nối Zalo Official Account theo thông tin kỹ thuật phù hợp.
Hệ thống hỗ trợ các nhu cầu như:
- Gửi cho từng khách
- Gửi theo danh sách khách
- Gửi nhắc lịch tự động
- Theo dõi nhật ký gửi
Đối với gửi số lượng lớn, hệ thống xử lý theo từng batch nhằm hạn chế tình trạng timeout trên hosting.
Việc gửi thực tế còn phụ thuộc vào quyền của Zalo OA, Access Token và các mẫu ZBS Template đã được Zalo phê duyệt.
25. NHẮC LỊCH TỰ ĐỘNG
Spa có thể cấu hình hệ thống nhắc khách trước giờ hẹn.
Ví dụ:
Nhắc trước 60 phút.
Nếu khách có lịch lúc 15:00, hệ thống có thể thực hiện quy trình gửi nhắc lịch theo cấu hình trước giờ khách đến.
Hệ thống lưu nhật ký để tránh gửi thành công cùng một thông báo nhắc lịch nhiều lần.
Chức năng tự động cần cấu hình Cron Job trên hosting để hệ thống kiểm tra lịch định kỳ.
26. PHÂN QUYỀN
Không phải nhân viên nào cũng cần nhìn thấy toàn bộ dữ liệu của Spa.
Admin có thể sử dụng hệ thống phân quyền để giới hạn chức năng theo từng vai trò.
Ví dụ nhân viên thông thường chỉ cần:
- Xem lịch của mình
- Xem công việc được giao
- Check-in/check-out
- Cập nhật các nghiệp vụ được phép
Trong khi quản lý có thể:
- Xem lịch toàn Spa
- Tạo lịch
- Điều phối nhân viên
- Quản lý khách
- Theo dõi hoạt động
Các chức năng nhạy cảm về cấu hình và quản trị có thể dành cho Admin.
27. NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG
Các thao tác quan trọng của hệ thống được lưu vào Activity Log.
Nhật ký giúp Admin kiểm tra:
- Ai thực hiện thao tác
- Nội dung thay đổi
- Thời điểm thực hiện
Đây là chức năng quan trọng khi Spa có nhiều quản lý hoặc nhiều nhân viên cùng sử dụng phần mềm.
28. QUY TRÌNH SỬ DỤNG HẰNG NGÀY ĐỀ XUẤT
Để sử dụng phần mềm hiệu quả, Spa có thể vận hành theo quy trình sau:
Đầu ngày
Nhân viên đến cửa hàng → Check-in.
Quản lý kiểm tra Dashboard → Timeline → lịch khách trong ngày.
Khi có khách đặt lịch
Tìm/nhập khách hàng → chọn dịch vụ → chọn thời gian → xem danh sách nhân viên phù hợp → chọn nhân viên → lưu lịch.
Khi khách đến
Chuyển trạng thái sang Khách đã đến.
Khi bắt đầu phục vụ
Chọn Bắt đầu.
Hệ thống ghi nhận thời gian bắt đầu thực tế.
Khi làm xong
Chọn Hoàn thành.
Hệ thống ghi thời gian kết thúc thực tế, doanh thu và các thông tin liên quan.
Nếu có Tip thì nhập Tip.
Cuối ngày
Quản lý kiểm tra:
Doanh thu → số lượt khách → Tip → phí dụng cụ → lịch đã hoàn thành → lịch hủy.
Nhân viên kết thúc làm việc → Check-out.
Cuối tháng
Chủ Spa kiểm tra:
Doanh thu → chi phí → lợi nhuận → doanh thu theo nhân viên → doanh thu theo dịch vụ → biểu đồ doanh thu → báo cáo chấm công.
29. THIẾT LẬP BAN ĐẦU KHI ĐƯA PHẦN MỀM VÀO SỬ DỤNG
Đối với một Spa mới bắt đầu sử dụng hệ thống, nên cấu hình theo thứ tự:
Bước 1: Tạo tài khoản nhân viên.
Bước 2: Phân quyền.
Bước 3: Tạo danh sách dịch vụ và giá.
Bước 4: Gán dịch vụ cho từng nhân viên.
Bước 5: Thiết lập lịch làm việc.
Bước 6: Thiết lập giờ hoạt động của Spa.
Bước 7: Thiết lập sai số giữa hai lịch.
Bước 8: Tạo các nhóm khách hàng và mức giảm giá.
Bước 9: Nhập danh sách khách hàng hiện có nếu cần.
Bước 10: Kiểm tra trang đặt lịch công khai /book.php.
Bước 11: Cấu hình Zalo nếu Spa sử dụng nhắc lịch.
Bước 12: Tạo thử một lịch từ đầu đến khi hoàn thành để kiểm tra toàn bộ quy trình.
30. TỔNG KẾT
Phần mềm quản lý Spa, Nail, Massage không chỉ là công cụ ghi lịch khách mà được xây dựng theo hướng quản lý toàn bộ quá trình vận hành của cửa hàng.
Từ một lịch hẹn, hệ thống liên kết với khách hàng, dịch vụ, nhân viên, thời gian làm việc, doanh thu, giảm giá, Tip, phí dụng cụ và báo cáo.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp biết rõ lịch làm việc và khách cần phục vụ.
Đối với quản lý, Dashboard và Timeline giúp điều phối nhân viên trực quan hơn, hạn chế xếp trùng lịch và dễ dàng xác định người đang rảnh.
Đối với chủ Spa, hệ thống cung cấp một góc nhìn tổng thể hơn về khách hàng – nhân viên – doanh thu – chi phí – lợi nhuận – chấm công và hiệu quả kinh doanh.
Khi được sử dụng đúng quy trình, phần mềm có thể trở thành trung tâm vận hành của Spa, Nail hoặc Massage, thay thế đáng kể việc quản lý bằng sổ sách, tin nhắn và nhiều file Excel rời rạc.