Nhiều chủ doanh nghiệp tưởng rằng quy trình hoạt động của mình đã hiệu quả cho tới khi sử dụng Phần mềm quản lý Online

“Từ trước đến giờ công ty vẫn vận hành như vậy và mọi thứ vẫn ổn.”

Đây là suy nghĩ khá phổ biến của nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt với những công ty đã hoạt động nhiều năm và xây dựng được một cách làm việc tương đối ổn định.

Khách hàng vẫn được chăm sóc. Nhân viên vẫn hoàn thành công việc. Hợp đồng vẫn được ký. Dự án vẫn triển khai. Kế toán vẫn tổng hợp doanh thu, công nợ. Cuối tháng, các phòng ban vẫn gửi báo cáo cho lãnh đạo.

Nhìn bên ngoài, quy trình dường như không có vấn đề gì lớn.

Nhưng đến khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý Online, đưa công việc, khách hàng, hợp đồng, dự án, doanh số và quy trình lên một hệ thống thống nhất, nhiều vấn đề trước đây gần như “vô hình” bắt đầu xuất hiện.

Một thông tin đang được nhập ba lần.

Một hợp đồng phải chờ hai ngày chỉ vì người duyệt chưa biết có hồ sơ cần duyệt.

Nhân viên đang dành hàng giờ mỗi tuần để tổng hợp báo cáo.

Một số người thường xuyên quá tải trong khi những người khác còn khả năng nhận việc.

Có những bước trong quy trình tồn tại nhiều năm nhưng thực tế không còn cần thiết.

Lúc đó doanh nghiệp mới nhận ra:

Quy trình vẫn hoạt động không có nghĩa là quy trình đã tối ưu.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, rất nhiều vấn đề được che giấu bởi sự linh hoạt

Một công ty có 5–10 nhân viên thường không cảm nhận rõ sự cần thiết của quy trình.

Có khách hàng mới, nhân viên nói trực tiếp với nhau.

Có hợp đồng cần duyệt, mang sang phòng giám đốc.

Có việc gấp, gọi điện.

Cần biết công nợ, hỏi kế toán.

Muốn biết dự án đang tới đâu, hỏi người phụ trách.

Cách làm này thậm chí có thể rất nhanh.

Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi doanh nghiệp tăng lên 20, 50 hay 100 nhân viên.

Lúc này, số lượng mối quan hệ thông tin tăng lên rất nhanh.

Một khách hàng có thể liên quan đến nhân viên kinh doanh, trưởng phòng, kế toán, bộ phận thực hiện và lãnh đạo.

Một dự án có thể có hàng chục người tham gia.

Một ngày có thể phát sinh hàng trăm công việc.

Sự linh hoạt từng là ưu điểm của doanh nghiệp nhỏ bắt đầu trở thành sự phụ thuộc vào trí nhớ, con người và trao đổi thủ công.

“Nhân viên của tôi vẫn hoàn thành công việc” chưa nói lên toàn bộ hiệu quả

Một công việc được hoàn thành không có nghĩa là cách thực hiện công việc đó đã tối ưu.

Ví dụ, nhân viên mất 30 phút để hoàn thành một báo cáo.

Nhưng trong 30 phút đó:

10 phút tìm dữ liệu.

5 phút hỏi bộ phận khác.

10 phút copy dữ liệu từ Excel.

5 phút định dạng báo cáo.

Kết quả cuối cùng vẫn có báo cáo.

Nếu chỉ nhìn vào kết quả, quy trình có vẻ hoạt động bình thường.

Nhưng nếu phần mềm có thể tự động lấy dữ liệu và tạo báo cáo trong vài giây thì phần lớn 30 phút đó thực chất là thời gian có thể tiết kiệm.

Đây là khác biệt giữa:

“Công việc vẫn làm được”

và

“Công việc đang được thực hiện theo cách hiệu quả nhất.”

Phần mềm bắt đầu biến những vấn đề vô hình thành dữ liệu

Trước khi sử dụng phần mềm, lãnh đạo thường nhìn doanh nghiệp qua kết quả cuối cùng.

Doanh thu bao nhiêu?

Bao nhiêu hợp đồng đã ký?

Dự án nào hoàn thành?

Nhân viên nào đạt KPI?

Nhưng phần mềm quản lý có thể giúp nhìn sâu hơn vào quá trình tạo ra kết quả đó.

Ví dụ:

Một hợp đồng mất trung bình bao nhiêu ngày từ lúc tạo đến lúc ký?

Một yêu cầu cần bao lâu để được phê duyệt?

Một công việc thường bị chậm ở bước nào?

Nhân viên nào đang có quá nhiều đầu việc?

Một khách hàng mất bao nhiêu ngày từ lúc tiếp cận đến lúc trở thành khách hàng thực tế?

Có bao nhiêu công việc quá deadline?

Khi dữ liệu này được hiển thị trên Dashboard, doanh nghiệp bắt đầu nhìn thấy những điểm mà trước đây rất khó nhận ra.

Bạn có thể đang nhập cùng một dữ liệu nhiều lần mà không nhận thấy

Đây là một dạng lãng phí rất phổ biến.

Nhân viên kinh doanh nhập thông tin khách hàng vào Excel.

Sau đó nhập lại để tạo báo giá.

Khi ký hợp đồng lại copy thông tin sang mẫu hợp đồng.

Kế toán tiếp tục nhập khách hàng vào danh sách công nợ.

Bộ phận thực hiện lại tạo hồ sơ dự án.

Mỗi thao tác chỉ mất vài phút nên không ai cảm thấy đây là vấn đề lớn.

Nhưng hãy nhân số phút đó với hàng nghìn giao dịch mỗi năm.

Không chỉ mất thời gian, việc nhập đi nhập lại còn làm tăng nguy cơ:

Sai tên.

Sai số điện thoại.

Sai mã số thuế.

Sai giá trị hợp đồng.

Sai số tiền thanh toán.

Một hệ thống quản lý tốt có thể kết nối:

Khách hàng → Cơ hội → Hợp đồng → Dự án → Công việc → Doanh số → Công nợ.

Dữ liệu chỉ cần được tạo đúng từ đầu và tiếp tục được sử dụng ở những bước sau.

Một trong những lãng phí lớn nhất là “thời gian chờ”

Có những quy trình thực tế chỉ cần 30 phút để xử lý nhưng mất ba ngày mới hoàn thành.

Tại sao?

Bởi phần lớn thời gian không phải thời gian làm việc mà là thời gian chờ.

Chờ người duyệt.

Chờ nhân viên gửi file.

Chờ kế toán xác nhận.

Chờ người quản lý giao việc.

Chờ bộ phận khác phản hồi.

Ví dụ một hồ sơ được gửi lúc 9 giờ sáng nhưng đến ngày hôm sau trưởng phòng mới biết có hồ sơ cần duyệt.

Thời gian duyệt thực tế chỉ mất 5 phút.

Nhưng quy trình mất hơn một ngày.

Khi sử dụng phần mềm, hồ sơ vừa được gửi có thể lập tức xuất hiện trong mục “Chờ duyệt” và người có trách nhiệm nhận thông báo.

Phần mềm không làm thay quyết định của người quản lý, nhưng nó có thể loại bỏ rất nhiều khoảng thời gian chờ không cần thiết.

Quản lý công việc mới thấy việc đang được phân bổ có hợp lý hay không

Khi giao việc bằng miệng hoặc nhóm chat, người quản lý rất khó có một bức tranh tổng thể về khối lượng công việc.

Nhân viên A có 18 công việc đang mở.

Nhân viên B có 7.

Nhân viên C có 4.

Nếu không có dữ liệu, người quản lý có thể tiếp tục giao việc cho A chỉ vì A thường xuyên xử lý nhanh và đáng tin cậy.

Kết quả là người làm tốt càng ngày càng quá tải.

Trong khi đó nguồn lực ở những vị trí khác chưa được khai thác hết.

Dashboard quản lý công việc có thể giúp nhìn thấy:

Ai đang làm gì?

Có bao nhiêu công việc?

Deadline khi nào?

Bao nhiêu việc đang quá hạn?

Ai còn khả năng nhận thêm nhiệm vụ?

Lúc này việc phân công không còn chỉ dựa trên cảm nhận mà có thêm dữ liệu hỗ trợ.

Phân quyền tốt cũng là một cách tối ưu quy trình

Phân quyền thường được nhìn nhận như một chức năng bảo mật.

Nhưng trên thực tế, phân quyền còn ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc.

Nếu mọi việc đều phải chờ giám đốc duyệt, giám đốc sẽ trở thành điểm nghẽn.

Ngược lại, nếu quyền được phân bổ hợp lý:

Nhân viên xử lý nghiệp vụ thuộc phạm vi của mình.

Trưởng phòng duyệt những vấn đề của phòng ban.

Kế toán xác nhận dữ liệu tài chính.

Giám đốc chỉ duyệt những vấn đề thực sự quan trọng.

Phần mềm có thể xác định rõ:

Ai được xem?

Ai được sửa?

Ai được duyệt?

Ai chịu trách nhiệm?

Từ đó vừa đảm bảo kiểm soát vừa tránh việc mọi quyết định nhỏ đều phải đi qua quá nhiều cấp.

Báo cáo tự động khiến doanh nghiệp nhận ra mình từng mất quá nhiều thời gian cho báo cáo

Ở nhiều công ty, cuối tuần hoặc cuối tháng thường là thời điểm nhân viên bận tổng hợp số liệu.

Kinh doanh tổng hợp doanh số.

Quản lý tổng hợp công việc.

Kế toán tổng hợp công nợ.

Bộ phận dự án tổng hợp tiến độ.

Sau đó những báo cáo này tiếp tục được ghép lại cho lãnh đạo.

Điều đáng nói là phần lớn dữ liệu trong báo cáo thực tế đã được tạo ra trong quá trình làm việc.

Nếu mọi hoạt động nằm trên cùng hệ thống, phần mềm có thể tổng hợp tự động.

Thay vì hỏi:

“Tháng này doanh số bao nhiêu?”

“Có bao nhiêu công việc đang trễ?”

“Còn bao nhiêu công nợ?”

“Dự án nào chậm?”

Người quản lý có thể xem trực tiếp trên Dashboard.

Lúc này doanh nghiệp mới nhận ra một lượng đáng kể thời gian trước đây được sử dụng chỉ để thu thập lại những dữ liệu vốn đã tồn tại.

Phần mềm còn làm lộ ra những bước không thực sự cần thiết

Một quy trình tồn tại lâu năm thường có những bước được giữ lại đơn giản vì:

“Trước giờ vẫn làm vậy.”

Khi chuyển quy trình lên phần mềm, doanh nghiệp buộc phải mô tả rõ từng bước.

Ai thực hiện?

Tại sao cần bước này?

Đầu vào là gì?

Kết quả là gì?

Ai duyệt?

Sau đó chuyển đi đâu?

Chính quá trình này có thể làm xuất hiện một câu hỏi rất giá trị:

“Bước này để làm gì?”

Nếu không ai đưa ra được lý do rõ ràng, rất có thể đó là một bước có thể loại bỏ hoặc tự động hóa.

Từ hoạt động theo quy trình đến tối ưu quy trình

Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng hết giá trị của phần mềm.

Giai đoạn đầu tiên là:

HOẠT ĐỘNG THEO QUY TRÌNH

Doanh nghiệp đưa cách làm việc lên hệ thống.

Ai làm gì được xác định rõ.

Dữ liệu được tập trung.

Công việc có deadline.

Quyền hạn được thiết lập.

Sau một thời gian, doanh nghiệp có dữ liệu để bước sang:

TỐI ƯU QUY TRÌNH

Lúc này bắt đầu phân tích:

Bước nào thường xuyên chậm?

Công việc nào có thể tự động?

Dữ liệu nào đang nhập lặp?

Ai đang quá tải?

Khâu nào đang tạo ra thời gian chờ?

Sau khi điều chỉnh và tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp tiến tới:

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH

Quy trình ngày càng ngắn hơn, rõ hơn, ít thao tác hơn và dễ kiểm soát hơn.

Đây không phải một dự án làm một lần rồi kết thúc mà là quá trình cải tiến liên tục.

Chủ doanh nghiệp không cần quản lý nhiều hơn, mà cần nhìn thấy nhiều hơn

Một hiểu lầm khác là sử dụng phần mềm sẽ khiến doanh nghiệp bị quản lý quá chặt.

Thực tế, một hệ thống được thiết kế tốt phải làm điều ngược lại.

Chủ doanh nghiệp không cần hỏi nhân viên nhiều hơn.

Không cần kiểm tra từng công việc.

Không cần yêu cầu gửi báo cáo liên tục.

Không cần tham gia vào mọi quyết định nhỏ.

Thay vào đó, họ cần một Dashboard giúp nhanh chóng biết:

Doanh nghiệp đang hoạt động thế nào?

Điểm nào đang có vấn đề?

Việc gì cần mình can thiệp?

Nếu mọi thứ bình thường, người quản lý không cần can thiệp.

Đó mới là quản trị hiệu quả.

Phần mềm quản lý Online không chỉ số hóa doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp hiểu chính mình

Giá trị lớn nhất của phần mềm quản lý đôi khi không nằm ở một chức năng cụ thể.

Không phải chỉ là quản lý khách hàng.

Không phải chỉ là giao việc.

Không phải chỉ là hợp đồng, công nợ hay báo cáo.

Giá trị lớn hơn là phần mềm giúp biến hoạt động hàng ngày thành dữ liệu có thể nhìn thấy và đo lường.

Khi chưa có dữ liệu, một quy trình có thể được đánh giá là “ổn” đơn giản vì doanh nghiệp vẫn đang vận hành.

Nhưng khi có phần mềm, doanh nghiệp bắt đầu nhìn thấy:

Thời gian đang mất ở đâu.

Công việc đang nghẽn ở đâu.

Nhân sự đang được sử dụng như thế nào.

Thông tin nào đang nhập lặp lại.

Bước nào có thể tự động hóa.

Quy trình nào cần thay đổi.

Và đôi khi chính lúc đó, nhiều chủ doanh nghiệp mới nhận ra:

Quy trình mà mình từng nghĩ đã rất hiệu quả thực ra vẫn còn rất nhiều không gian để tối ưu.

Đó cũng là lý do phần mềm quản lý Online không nên chỉ được xem là công cụ để quản lý.

Nó còn là công cụ giúp doanh nghiệp đo lường cách mình đang vận hành, phát hiện điểm nghẽn, chuẩn hóa cách làm việc và liên tục cải tiến quy trình.

Bởi mục tiêu cuối cùng không phải là có một phần mềm với thật nhiều chức năng.

Mục tiêu cuối cùng là:

Ít thao tác hơn – Ít chờ đợi hơn – Ít sai sót hơn – Nhân viên hiệu quả hơn – Người quản lý nhìn thấy rõ hơn – Và doanh nghiệp vận hành tốt hơn mỗi ngày.