Phần mềm quản lý giúp tối ưu nhân sự như thế nào?

Chi phí nhân sự thường là một trong những khoản chi lớn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bài toán khó không đơn giản là doanh nghiệp đang có bao nhiêu nhân viên hay tổng quỹ lương mỗi tháng là bao nhiêu. Điều quan trọng hơn là: nguồn nhân lực hiện tại đã được sử dụng hiệu quả hay chưa?

Có doanh nghiệp 20 nhân viên nhưng khối lượng công việc thực tế chỉ cần 15 người nếu được tổ chức tốt. Ngược lại, cũng có doanh nghiệp đủ người nhưng thường xuyên trễ tiến độ vì công việc phân bổ không hợp lý. Có nhân viên luôn quá tải, trong khi một số người khác lại chưa được khai thác hết năng lực.

Đây chính là một trong những giá trị đáng chú ý của phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm không chỉ giúp lưu thông tin nhân viên, chấm công hay tính lương. Nếu được xây dựng đúng với mô hình hoạt động, phần mềm còn giúp doanh nghiệp tối ưu số lượng nhân sự và tối ưu chất lượng làm việc của từng nhân sự.

Tối ưu nhân sự không đồng nghĩa với cắt giảm nhân viên

Trước tiên cần hiểu đúng khái niệm “tối ưu nhân sự”.

Tối ưu không có nghĩa là tìm cách giảm càng nhiều nhân viên càng tốt.

Một doanh nghiệp có thể giảm từ 20 xuống 15 người, nhưng nếu 15 người còn lại liên tục quá tải, chất lượng dịch vụ giảm, khách hàng phàn nàn và nhân viên nghỉ việc thì đó không phải tối ưu.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể giữ nguyên 20 người nhưng tăng được 30–40% khối lượng công việc xử lý, rút ngắn thời gian hoàn thành và nâng cao chất lượng phục vụ. Đây cũng là một hình thức tối ưu rất hiệu quả.

Vì vậy, có thể nhìn bài toán theo hai hướng:

Tối ưu số lượng nhân sự – xác định doanh nghiệp thực sự cần bao nhiêu người cho từng bộ phận và khối lượng công việc.

Tối ưu chất lượng nhân sự – giúp mỗi người sử dụng thời gian hiệu quả hơn, được giao đúng việc, hạn chế công việc dư thừa và nâng cao năng suất.

Một hệ thống quản lý tốt có thể hỗ trợ cả hai mục tiêu này.

1. Biết chính xác mỗi nhân viên đang làm những gì

Một trong những khó khăn lớn của CEO và quản lý là không thực sự biết nhân viên đang dành thời gian vào đâu.

Khi được hỏi:

“Nhân viên A tháng này làm bao nhiêu việc?”

“Nhân viên B đang phụ trách bao nhiêu khách hàng?”

“Ai đang quá tải?”

“Ai còn khả năng nhận thêm việc?”

Rất nhiều doanh nghiệp không có số liệu để trả lời ngay.

Quản lý thường phải hỏi trưởng bộ phận hoặc đánh giá dựa trên cảm nhận.

Phần mềm quản lý công việc giải quyết vấn đề này bằng cách ghi nhận công việc theo từng nhân viên.

Mỗi công việc có thể bao gồm người thực hiện, người hỗ trợ, thời gian bắt đầu, deadline, trạng thái, tiến độ, dự án hoặc hợp đồng liên quan và thậm chí cả số giờ thực tế đã sử dụng.

Sau một khoảng thời gian, doanh nghiệp bắt đầu có dữ liệu đủ tốt để biết mỗi nhân viên đang thực sự làm gì.

Đây là nền tảng đầu tiên để tối ưu nguồn nhân lực.

2. Phát hiện tình trạng nơi thừa việc, nơi thiếu việc

Hãy hình dung một phòng ban có 10 nhân viên.

Nếu không có hệ thống theo dõi, quản lý có thể thấy tất cả mọi người đều đi làm đầy đủ và có vẻ rất bận.

Nhưng khi nhìn vào phần mềm, bức tranh có thể hoàn toàn khác.

Nhân viên A đang có 18 công việc.

Nhân viên B có 21 công việc và 5 việc đã quá hạn.

Trong khi đó, nhân viên C chỉ có 7 công việc và phần lớn đã gần hoàn thành.

Dữ liệu này giúp quản lý nhận ra vấn đề ngay lập tức.

Thay vì tiếp tục giao việc cho A hoặc B theo thói quen, một phần công việc có thể được chuyển cho C nếu phù hợp chuyên môn.

Như vậy, phần mềm quản lý giúp cân bằng nguồn lực.

Điều này vừa giúp người đang quá tải giảm áp lực, vừa khai thác tốt hơn năng lực của những người còn thời gian.

1 Ví dụ minh hoạ, nhờ phần mềm quản lý tiệm spa, chủ tiệm xác định được chính xác lịch trống của từng nhân viên, sắp xếp nhân viên thực hiện lịch dịch vụ 1 cách đầy đủ và tối ưu nhất, dẫn đến không có nhân viên rảnh, tối ưu hiệu quả làm việc. Từ đó không cần tuyển thừa nhân viên.

1 trường hợp khác, Phần mềm quản lý công ty luật giúp quản lý toàn bộ thời gian làm việc của nhân viên, nhân viên nào còn rảnh nhiều thì sắp xếp việc cho nhân viên đó, dựa theo báo cáo biết nhược 1 nhân viên mạnh trong lĩnh vực gì sẽ giao việc lĩnh vực đó cho nhân viên này, từ đó tối ưu hiệu quả làm việc.

 

3. Tìm ra bộ phận đang dư hoặc thiếu nhân sự

Giá trị của dữ liệu càng thể hiện rõ khi doanh nghiệp theo dõi trong thời gian dài.

Ví dụ, một bộ phận có 8 nhân viên nhưng trong 6 tháng liên tục, khối lượng công việc trung bình chỉ sử dụng khoảng 60–70% năng lực.

Trong khi một bộ phận khác có 5 người nhưng thường xuyên quá tải, tỷ lệ công việc quá hạn cao và liên tục phải làm thêm giờ.

Đây là thông tin rất quan trọng đối với CEO.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chuyển nhân sự, đào tạo nhân viên để đảm nhiệm thêm công việc, tổ chức lại phòng ban hoặc tuyển thêm người vào đúng vị trí đang thiếu.

Quan trọng hơn, quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

4. Biết khi nào thực sự cần tuyển thêm người

Một tình huống rất thường gặp là trưởng bộ phận đề nghị:

“Phòng em đang quá tải, cần tuyển thêm một người.”

CEO sẽ đứng trước câu hỏi: Có thực sự thiếu người hay vấn đề nằm ở cách tổ chức công việc?

Nếu không có dữ liệu, rất khó trả lời.

Nhưng nếu phần mềm cho thấy 5 nhân viên trong bộ phận liên tục có số lượng công việc cao, thời gian xử lý đã gần đạt công suất tối đa và công việc mới tiếp tục tăng, việc tuyển thêm người có cơ sở rõ ràng.

Ngược lại, nếu số liệu cho thấy khối lượng công việc chưa cao nhưng tỷ lệ trễ deadline lớn, vấn đề có thể nằm ở quy trình, năng lực hoặc cách phân bổ công việc.

Khi đó, tuyển thêm người chưa chắc giải quyết được vấn đề.

Phần mềm giúp doanh nghiệp tuyển người khi thực sự cần, thay vì tuyển người để giải quyết một vấn đề quản lý.

5. Đánh giá chất lượng làm việc công bằng hơn

Tối ưu nhân sự không chỉ liên quan đến số lượng.

Doanh nghiệp còn phải trả lời một câu hỏi khó hơn:

Ai đang làm việc hiệu quả?

Không nên chỉ đánh giá nhân viên dựa trên số lượng công việc hoàn thành.

Một người hoàn thành 30 việc đơn giản chưa chắc đóng góp nhiều hơn người xử lý 10 công việc phức tạp.

Vì vậy, hệ thống quản lý có thể kết hợp nhiều chỉ số như số công việc hoàn thành, mức độ phức tạp, tỷ lệ đúng deadline, thời gian xử lý, giá trị dự án, doanh thu liên quan, phản hồi của khách hàng hoặc kết quả đánh giá từ quản lý.

Nhờ đó, việc đánh giá nhân viên trở nên đa chiều hơn.

Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định người có năng lực tốt, người cần đào tạo thêm và những vị trí cần được tổ chức lại.

6. Giảm thời gian dành cho những công việc không tạo ra giá trị

Một nhân viên làm việc 8 tiếng mỗi ngày không có nghĩa là có 8 tiếng tạo ra giá trị.

Rất nhiều thời gian có thể bị tiêu tốn vào việc tìm tài liệu, hỏi thông tin khách hàng, gửi báo cáo thủ công, nhập dữ liệu nhiều lần, tìm lại lịch sử trao đổi hoặc hỏi đồng nghiệp xem công việc đang ở đâu.

Mỗi thao tác chỉ mất vài phút nhưng khi cộng lại trên hàng chục nhân viên và hàng trăm ngày làm việc, con số có thể rất lớn.

Phần mềm quản lý tập trung dữ liệu giúp giảm những khoảng thời gian này.

Nhân viên mở khách hàng và thấy hợp đồng.

Mở hợp đồng và thấy công việc liên quan.

Mở công việc và thấy tài liệu, người phụ trách, deadline và lịch sử xử lý.

Thông tin được kết nối với nhau thay vì phân tán trên Excel, email, máy tính cá nhân và các nhóm chat.

Nhân viên vì thế có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc thực sự tạo ra giá trị.

7. Hạn chế việc CEO và quản lý phải liên tục hỏi tiến độ

Tối ưu nhân sự cũng phải bao gồm cả nhân sự quản lý.

Một trưởng phòng dành hàng giờ mỗi tuần để hỏi nhân viên tiến độ cũng là một sự lãng phí nguồn lực.

CEO phải liên tục nhắn:

“Việc này tới đâu rồi?”

“Hợp đồng kia xử lý chưa?”

“Khách hàng đó ai đang phụ trách?”

“Dự án này có kịp không?”

thì chính CEO cũng đang thực hiện những công việc hoàn toàn có thể được hệ thống hỗ trợ.

Dashboard quản lý có thể hiển thị trực tiếp những thông tin này.

CEO chỉ cần tập trung vào các trường hợp bất thường: công việc quá hạn, dự án chậm, nhân viên quá tải hoặc hợp đồng có vấn đề.

Nhờ vậy, cấp quản lý chuyển từ đi hỏi thông tin sang phân tích thông tin và ra quyết định.

Đây là một hình thức tối ưu nhân sự rất quan trọng nhưng thường ít được nhắc đến.

8. Phân công đúng người, đúng năng lực

Không phải nhân viên nào cũng phù hợp với mọi công việc.

Một hệ thống quản lý tốt có thể lưu lịch sử công việc và kết quả thực hiện của từng người.

Theo thời gian, doanh nghiệp sẽ biết nhân viên nào có thế mạnh ở nhóm công việc nào.

Ví dụ, một người thường hoàn thành nhanh các dự án thuộc nhóm A nhưng mất nhiều thời gian với nhóm B. Một nhân viên khác lại có kết quả ngược lại.

Thay vì chia việc đơn thuần theo kiểu “ai đang rảnh thì giao”, quản lý có thể kết hợp giữa khối lượng hiện tại và năng lực thực tế.

Khi đúng người được giao đúng việc, năng suất và chất lượng cùng tăng.

9. Giúp nhân viên tự quản lý công việc của chính mình

Phần mềm quản lý không nên chỉ phục vụ CEO.

Một hệ thống tốt phải mang lại lợi ích trực tiếp cho nhân viên.

Khi đăng nhập, mỗi người có thể nhìn thấy công việc hôm nay, công việc sắp tới hạn, công việc quá hạn, dự án đang tham gia và những nhiệm vụ ưu tiên.

Nhân viên không phải nhớ tất cả trong đầu.

Hệ thống trở thành một trợ lý giúp họ tổ chức công việc cá nhân.

Điều này đặc biệt quan trọng khi một nhân viên đồng thời tham gia nhiều khách hàng, dự án hoặc hợp đồng khác nhau.

Khả năng tự quản lý tốt hơn sẽ trực tiếp nâng cao chất lượng làm việc của từng người.

10. Tạo cơ sở cho thưởng, đào tạo và phát triển nhân sự

Khi đã có dữ liệu trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, doanh nghiệp có một tài sản rất quan trọng: dữ liệu về hiệu suất nhân sự.

Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này để hỗ trợ đánh giá định kỳ, xét thưởng, điều chỉnh vị trí, lập kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ.

Một nhân viên thường xuyên hoàn thành tốt những công việc khó có thể được giao trách nhiệm cao hơn.

Một nhân viên thường xuyên chậm ở một nhóm nghiệp vụ cụ thể có thể cần được đào tạo.

Một bộ phận có hiệu suất thấp kéo dài có thể cần xem lại quy trình chứ không nhất thiết lỗi nằm ở từng cá nhân.

Nhờ vậy, quản trị nhân sự chuyển dần từ cảm nhận sang quản trị dựa trên dữ liệu.

Tối ưu số lượng nhưng không được đánh đổi chất lượng

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất.

Mục tiêu của phần mềm quản lý không phải giúp doanh nghiệp tìm cách ép một nhân viên làm công việc của hai người.

Tối ưu đúng nghĩa phải đồng thời đạt nhiều mục tiêu: giảm công việc dư thừa, phân bổ nguồn lực hợp lý, tăng năng suất, kiểm soát tiến độ và vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Nếu trước đây 10 người xử lý 1.000 công việc/tháng và sau khi cải tiến hệ thống vẫn 10 người nhưng xử lý được 1.300 công việc với chất lượng tốt hơn, doanh nghiệp đã tối ưu rất thành công.

Nếu cùng một khối lượng công việc, doanh nghiệp nhận thấy chỉ cần 8 người và có thể bố trí 2 người còn lại sang hoạt động tạo doanh thu khác, đó cũng là tối ưu.

Phần mềm cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp thay vì mặc định rằng tối ưu đồng nghĩa với cắt giảm.

Phần mềm quản lý biến nhân sự từ “chi phí” thành nguồn lực có thể đo lường và tối ưu

Giá trị lớn của phần mềm quản lý doanh nghiệp không nằm ở việc tạo ra thật nhiều biểu đồ hay báo cáo đẹp.

Giá trị nằm ở khả năng giúp CEO hiểu doanh nghiệp của mình đang thực sự vận hành như thế nào.

Ai đang làm gì?

Ai đang quá tải?

Ai còn khả năng nhận thêm việc?

Bộ phận nào đang thiếu người?

Bộ phận nào có thể tối ưu?

Công việc nào thường xuyên mất nhiều thời gian?

Nhân viên nào có thế mạnh ở lĩnh vực nào?

Có thực sự cần tuyển thêm người hay chỉ cần tổ chức lại công việc?

Khi những câu hỏi này được trả lời bằng dữ liệu, CEO có thể đưa ra quyết định nhân sự chính xác hơn.

Vì vậy, phần mềm quản lý không đơn giản là công cụ quản lý nhân viên. Nếu được thiết kế phù hợp với quy trình của doanh nghiệp, nó có thể trở thành công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu cả số lượng lẫn chất lượng nhân sự.

Kết quả cuối cùng không nhất thiết là “ít nhân viên hơn”.

Kết quả quan trọng hơn phải là:

Đúng số lượng người hơn – đúng người cho đúng việc – ít thời gian lãng phí hơn – năng suất cao hơn – chất lượng công việc tốt hơn.

Đó mới là ý nghĩa thực sự của tối ưu nhân sự bằng phần mềm quản lý.