4 Lý do nên lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe của ESO

Kinh doanh quán cafe ngày nay không chỉ đơn giản là bán được bao nhiêu ly nước mỗi ngày. Khi quy mô quán tăng lên, chủ quán phải đồng thời kiểm soát Order, doanh thu, nhân viên, nguyên liệu, tiền lương, chi phí mặt bằng, điện nước, chương trình khuyến mãi và rất nhiều khoản phát sinh khác.

Một quán có doanh thu cao chưa chắc đã có lợi nhuận tốt. Nếu không kiểm soát nguyên liệu, chi phí và hiệu suất nhân viên, chủ quán rất dễ rơi vào tình trạng “thấy quán đông nhưng cuối tháng không biết tiền đi đâu”.

Đó cũng là lý do phần mềm quản lý quán cafe của ESO được xây dựng theo hướng khác với một hệ thống bán hàng đơn thuần. Phần mềm không chỉ giải quyết việc tạo Order mà hướng tới quản lý toàn bộ hoạt động của quán, từ lúc khách gọi món cho đến khi chủ quán xem được doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận thực tế.

Nhân viên có thể thực hiện Order cho khách từ bất cứ vị trí nào bằng điện thoại

Dưới đây là 4 lý do nên lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe của ESO.

1. Quản lý toàn diện từ Order đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận

Điểm đáng chú ý đầu tiên của phần mềm quản lý quán cafe ESO là khả năng kết nối nhiều hoạt động quản lý trên cùng một hệ thống.

Ở khâu bán hàng, nhân viên có thể tạo Order trực tiếp trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại. Danh mục nước uống được bố trí thành các nút chọn nhanh như Cà phê, Trà, Nước ép, Đá xay... giúp thao tác thuận tiện ngay cả trên màn hình cảm ứng.

Mỗi món có thể hiển thị hình ảnh, tên và giá bán. Những yêu cầu thường gặp của khách như 50% đá, 20% đá, không đá, 50% đường, 20% đường hoặc không đường cũng có thể chọn bằng nút thay vì nhân viên phải nhập ghi chú thủ công.

Đặc biệt, Order không bắt buộc phải chọn bàn. Điều này phù hợp với nhiều mô hình cafe hiện nay khi khách đến mua mang đi, đặt trước rồi tới lấy hoặc mua trực tiếp tại quầy.

Nếu quán phục vụ tại bàn, hệ thống vẫn có thể xác định bàn tương ứng. Khách hàng thậm chí có thể truy cập đường dẫn hoặc QR dành riêng cho bàn để tự chọn món. Đơn mới được chuyển về danh sách Order để nhân viên theo dõi.

Từ những Order phát sinh, hệ thống tổng hợp thành các báo cáo như:

• Tổng doanh thu theo ngày, tháng và năm.
• Số lượng từng loại nước uống đã bán.
• Doanh số của từng món.
• Món bán chạy.
• Số lượng Order theo nhân viên.
• Tổng số món do từng nhân viên tạo.
• Doanh số theo nhân viên.
• Giá trị trung bình trên mỗi Order.

Tuy nhiên, doanh thu không phải lợi nhuận.

Đây chính là phần mà ESO mở rộng sâu hơn. Phần mềm có khu vực quản lý các khoản chi phí vận hành của quán như tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước, tiền lương nhân viên, nguyên liệu, vật tư và những chi phí khác.

Đối với nguyên liệu và vật tư, người quản lý có thể nhập số lượng và đơn giá. Thành tiền được hệ thống tự tính:

Thành tiền = Số lượng × Đơn giá

Cuối tháng, hệ thống có thể tổng hợp:

Lợi nhuận = Tổng doanh thu − Tổng chi phí

Nhờ vậy, thay vì chỉ biết hôm nay bán được bao nhiêu tiền, chủ quán có cái nhìn gần hơn với hiệu quả kinh doanh thực tế.

2. Quản lý nguyên liệu và tồn kho sát với hoạt động thực tế của quán

Nguyên liệu là một trong những khoản chi phí quan trọng của quán cafe và quán ăn. Nếu chỉ quản lý doanh thu mà bỏ qua nguyên liệu, rất khó đánh giá chính xác hiệu quả vận hành.

Phần mềm ESO có chức năng quản lý nguyên liệu riêng và liên kết với dữ liệu nhập nguyên liệu từ phần Chi phí.

Ví dụ trong tháng, quán nhập 20 đơn vị một loại nguyên liệu. Hệ thống ghi nhận số lượng nhập và đơn giá gần nhất.

Trong quá trình hoạt động, nhân viên có thể nhập số nguyên liệu đã sử dụng.

Giả sử ngày 26/08, buổi trưa sử dụng 6 đơn vị. Tồn kho lúc đó còn:

20 − 6 = 14

Đến tối sử dụng thêm 4 đơn vị, nhân viên tiếp tục ghi nhận thêm một lần nữa. Hệ thống tổng hợp lượng sử dụng trong ngày thành 10 và tồn kho còn:

20 − 10 = 10

Cách quản lý này có ưu điểm là nhân viên không cần đợi cuối ngày mới nhập số liệu. Có thể ghi nhận nhiều lần trong ngày tùy theo thực tế sử dụng.

Hệ thống còn lưu lịch sử theo ngày, thời gian và người nhập, giúp việc kiểm tra thuận tiện hơn.

Một chức năng nhỏ nhưng rất hữu ích là cảnh báo nguyên liệu sắp hết. Khi tồn kho xuống dưới mức quy định, chẳng hạn dưới 5 đơn vị, nguyên liệu được hiển thị cảnh báo đỏ.

Người quản lý vì vậy có thể nhanh chóng nhận ra những nguyên liệu cần bổ sung trước khi ảnh hưởng tới hoạt động bán hàng.

Khi kết hợp dữ liệu nguyên liệu với doanh số từng loại nước, chủ quán còn có thêm cơ sở để đánh giá nhu cầu nhập hàng, món nào tiêu thụ mạnh và những nguyên liệu nào cần chuẩn bị nhiều hơn.

Đây là bước tiến từ việc đơn thuần “ghi nhận chi phí mua nguyên liệu” sang “theo dõi vòng đời của nguyên liệu trong hoạt động kinh doanh”.

3. Quản lý nhân viên, tiền lương và phân quyền rõ ràng

Một quán cafe có thể có nhiều nhóm người sử dụng phần mềm: chủ quán, quản lý và nhân viên phục vụ. Không phải ai cũng nên có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu tài chính hoặc chỉnh sửa thông tin quan trọng.

Phần mềm quản lý quán cafe ESO vì vậy được xây dựng với nhiều cấp tài khoản.

Admin có quyền quản trị cao nhất, có thể quản lý tài khoản và truy cập các chức năng quản trị quan trọng.

Quản lý có thể sử dụng những chức năng phục vụ việc điều hành như quản lý menu, chi phí, tiền lương và các dữ liệu liên quan.

Nhân viên tập trung vào những nghiệp vụ cần thiết như tạo Order, xem thông tin phù hợp với công việc hoặc cập nhật lượng nguyên liệu sử dụng.

Mỗi Order còn lưu thông tin người tạo Order. Nhờ đó, Dashboard có thể thống kê hiệu quả bán hàng theo từng nhân viên.

Chủ quán có thể xem một nhân viên đã tạo bao nhiêu Order, bán tổng cộng bao nhiêu món, tạo ra bao nhiêu doanh thu và giá trị trung bình của mỗi Order là bao nhiêu.

Bên cạnh đó, ESO xây dựng riêng chức năng quản lý lương nhân viên theo tháng.

Mỗi nhân viên có thể được quản lý các thông tin như họ tên, CCCD, mức lương theo giờ, số giờ làm việc và tổng tiền lương.

Công thức tính đơn giản:

Tiền lương = Lương/giờ × Số giờ làm việc

Điểm quan trọng là tổng tiền lương không đứng riêng biệt. Dữ liệu này được tự động tổng hợp sang Chi phí tiền lương nhân viên của tháng tương ứng.

Điều đó giúp hạn chế việc nhập lại cùng một khoản tiền ở nhiều nơi.

Chủ quán vừa có bảng lương chi tiết của từng nhân viên, vừa có tổng chi phí tiền lương để phục vụ tính lợi nhuận.

4. Phần mềm có thể phát triển theo đúng nhu cầu của từng quán

Đây là một trong những khác biệt quan trọng trong định hướng xây dựng phần mềm của ESO.

Không phải quán cafe nào cũng hoạt động giống nhau.

Có quán chủ yếu bán mang đi. Có quán phục vụ tại bàn. Có quán kết hợp cafe và đồ ăn. Có nơi cần khách quét QR tự Order, trong khi một quán khác lại muốn nhân viên trực tiếp nhận món.

Cách quản lý nguyên liệu, tiền lương, chương trình khuyến mãi và báo cáo cũng có thể khác nhau.

Vì vậy, ESO không đặt mục tiêu bắt tất cả doanh nghiệp phải thay đổi quy trình để phù hợp với một bộ phần mềm đóng khung.

Thay vào đó, hệ thống có thể được phát triển và tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế.

Quán muốn thêm khách tự Order theo từng bàn? Có thể phát triển.

Muốn thêm một loại báo cáo riêng? Có thể bổ sung.

Muốn quản lý một nghiệp vụ đặc thù? Có thể xây dựng thêm.

Muốn thay đổi tên quán và tông màu giao diện? Hệ thống có phần thiết lập để cá nhân hóa.

Muốn tạo chương trình khuyến mãi? Phần mềm hỗ trợ giảm theo phần trăm hoặc số tiền, áp dụng cho toàn bộ món hoặc một danh sách món cụ thể. Người Order có thể chọn chương trình hoặc nhập mã khuyến mãi, đồng thời hệ thống kiểm soát để một Order không áp dụng chồng nhiều chương trình.

Ngay cả phương thức thanh toán cũng được thiết kế cho thao tác thực tế với các lựa chọn nhanh như Tiền mặt và Chuyển khoản. Khi chọn chuyển khoản, quán có thể hiển thị hình ảnh thông tin thanh toán đã được cấu hình trước.

Quan trọng hơn, khi hoạt động kinh doanh phát triển, phần mềm cũng có thể tiếp tục phát triển theo.

Hôm nay quán chỉ cần Order và báo cáo doanh thu. Sau này có thể cần quản lý nguyên liệu sâu hơn, quản lý nhiều chi nhánh, chăm sóc khách hàng, chương trình thành viên, tích điểm hoặc những nghiệp vụ riêng khác.

Thay vì phải bỏ toàn bộ hệ thống cũ để chuyển sang một phần mềm mới, kiến trúc theo yêu cầu tạo điều kiện để tiếp tục mở rộng.

Phần mềm quản lý quán cafe ESO không chỉ dành cho việc Order

Nếu chỉ cần tính tiền và in hóa đơn, thị trường hiện nay có rất nhiều lựa chọn. Nhưng khi mục tiêu là xây dựng một hệ thống giúp chủ quán hiểu rõ hoạt động kinh doanh, bài toán sẽ rộng hơn rất nhiều.

Phần mềm cần cho biết hôm nay bán được bao nhiêu, món nào bán chạy, nhân viên nào tạo nhiều Order, tháng này tốn bao nhiêu tiền nguyên liệu, lương nhân viên là bao nhiêu, chi phí mặt bằng và điện nước thế nào, nguyên liệu nào sắp hết và sau khi trừ tất cả các khoản chi thì quán còn lại bao nhiêu lợi nhuận.

Đó là hướng mà phần mềm quản lý quán cafe của ESO đang tập trung giải quyết.

Với khả năng quản lý từ Order, menu, khuyến mãi, thanh toán, doanh thu đến nhân viên, tiền lương, nguyên liệu, chi phí và lợi nhuận, hệ thống có thể trở thành công cụ quản lý tập trung cho cả quán cafe lẫn quán ăn.

Và quan trọng nhất: Bạn muốn chức năng gì, ESO có thể xây dựng chức năng đó theo nhu cầu vận hành thực tế của bạn.