Ưu điểm của phần mềm quản lý sản xuất ESO – Nắm được chi phí sản xuất ra một sản phẩm

Một trong những câu hỏi tưởng chừng rất đơn giản nhưng không phải doanh nghiệp sản xuất nào cũng có thể trả lời chính xác là:

"Thực tế doanh nghiệp phải tốn bao nhiêu tiền để sản xuất ra một sản phẩm?"

Nhiều doanh nghiệp có thể biết giá nguyên vật liệu, biết giá bán và có định mức sản xuất. Tuy nhiên, để xác định tương đối đầy đủ giá thành thực tế của một sản phẩm, doanh nghiệp còn phải tính đến hao hụt nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, điện năng, chi phí sản xuất chung, chi phí phát sinh và nhiều yếu tố khác.

Đặc biệt khi doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi sản phẩm có nhiều công đoạn và liên tục có nhiều lệnh sản xuất đang thực hiện, việc tính toán bằng Excel hoặc tổng hợp thủ công ngày càng phức tạp.

Đây chính là một trong những giá trị quan trọng mà phần mềm quản lý sản xuất ESO có thể mang lại: giúp doanh nghiệp tập hợp dữ liệu để theo dõi và xác định chi phí sản xuất của từng sản phẩm một cách rõ ràng hơn.

Biết doanh thu nhưng chưa chắc đã biết chính xác lợi nhuận

Một doanh nghiệp sản xuất 1.000 sản phẩm A trong tháng với giá bán trung bình 500.000 đồng/sản phẩm có thể dễ dàng xác định doanh thu lý thuyết là 500 triệu đồng.

Nhưng lợi nhuận là bao nhiêu?

Nếu doanh nghiệp cho rằng chi phí sản xuất mỗi sản phẩm khoảng 350.000 đồng thì lợi nhuận gộp dự kiến là:

500.000 – 350.000 = 150.000 đồng/sản phẩm.

Nhưng con số 350.000 đồng được hình thành như thế nào?

Nếu đó chỉ là giá nguyên liệu cộng với một tỷ lệ chi phí ước tính thì chưa chắc phản ánh đúng thực tế.

Trong quá trình sản xuất có thể phát sinh thêm:

• Nguyên vật liệu tiêu hao vượt định mức;
• Sản phẩm lỗi;
• Phế phẩm;
• Làm lại sản phẩm;
• Nhân công tăng ca;
• Máy móc hoạt động nhiều giờ hơn dự kiến;
• Điện năng;
• Chi phí thuê ngoài;
• Chi phí đóng gói;
• Chi phí kiểm định;
• Các khoản phát sinh khác.

Sau khi tính đủ, chi phí thực tế có thể không phải 350.000 đồng mà là 410.000 đồng.

Lúc này lợi nhuận thực tế chỉ còn:

500.000 – 410.000 = 90.000 đồng.

Chênh lệch 60.000 đồng trên một sản phẩm có vẻ không quá lớn. Nhưng với 10.000 sản phẩm, chênh lệch có thể lên tới 600 triệu đồng.

Đây là lý do quản trị chi phí sản xuất đặc biệt quan trọng.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO tập hợp chi phí theo từng sản phẩm

Để xác định được giá thành sản phẩm, trước hết doanh nghiệp phải tập hợp được các chi phí liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm đó.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO có thể được xây dựng để quản lý dữ liệu theo chuỗi:

Sản phẩm → Định mức → Lệnh sản xuất → Công đoạn → Nguyên vật liệu → Nhân công → Máy móc → Chi phí → Thành phẩm.

Thay vì dữ liệu nằm rải rác ở nhiều file Excel và nhiều phòng ban, các thông tin có thể được tập trung vào cùng một hệ thống.

Từ đó doanh nghiệp có cơ sở để tính toán chi phí theo từng sản phẩm, lệnh sản xuất hoặc kỳ sản xuất.

1. Theo dõi chi phí nguyên vật liệu

Đối với nhiều doanh nghiệp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.

Phần mềm có thể quản lý BOM – Bill of Materials, tức định mức nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm.

Ví dụ để sản xuất sản phẩm A cần:

2 kg nguyên liệu X;

0,5 kg nguyên liệu Y;

4 linh kiện Z;

1 bộ bao bì.

Từ định mức này, doanh nghiệp có thể tính được chi phí nguyên vật liệu dự kiến.

Nhưng điểm quan trọng hơn là cần so sánh với lượng nguyên vật liệu thực tế đã sử dụng.

Nếu định mức cần 2 kg nhưng thực tế tiêu hao trung bình 2,15 kg, phần mềm có thể giúp doanh nghiệp nhận biết chênh lệch.

Khi dữ liệu được tích lũy theo thời gian, nhà quản lý có thể phát hiện sản phẩm hoặc công đoạn nào thường xuyên vượt định mức.

2. Tính chi phí nhân công

Sản phẩm không chỉ được tạo ra từ nguyên vật liệu mà còn cần con người.

Mỗi công đoạn có thể cần số lượng nhân viên và thời gian thực hiện khác nhau.

Ví dụ:

Công đoạn cắt: 10 phút;

Gia công: 25 phút;

Lắp ráp: 15 phút;

Kiểm tra: 5 phút;

Đóng gói: 5 phút.

Tổng thời gian lao động trực tiếp là 60 phút.

Nếu phần mềm quản lý được thời gian làm việc, đơn giá nhân công và sản lượng thực tế, doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí lao động trực tiếp vào từng sản phẩm.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với những doanh nghiệp mà chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn.

3. Tính chi phí máy móc và thiết bị sản xuất

Trong các nhà máy sử dụng nhiều máy móc, chi phí vận hành thiết bị cũng là thành phần cần được quan tâm.

Doanh nghiệp có thể xây dựng đơn giá vận hành theo giờ máy dựa trên các yếu tố phù hợp với mô hình quản trị của mình.

Ví dụ một máy CNC có chi phí vận hành quy đổi là 300.000 đồng/giờ.

Nếu sản phẩm A cần 12 phút sử dụng máy thì chi phí máy có thể được phân bổ tương ứng.

Phần mềm có thể ghi nhận:

Máy nào → chạy lệnh sản xuất nào → thời gian bao lâu → phục vụ sản phẩm nào.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở phân bổ chi phí thiết bị thay vì chia bình quân cho tất cả sản phẩm.

4. Ghi nhận hao hụt, sản phẩm lỗi và chi phí làm lại

Đây là nhóm chi phí rất dễ bị bỏ qua.

Giả sử doanh nghiệp đưa vào sản xuất nguyên vật liệu đủ cho 1.000 sản phẩm nhưng cuối cùng chỉ có 950 sản phẩm đạt tiêu chuẩn nhập kho.

50 sản phẩm còn lại có thể là phế phẩm hoặc phải làm lại.

Nếu chỉ lấy tổng chi phí chia cho 1.000 sản phẩm thì giá thành sẽ bị tính sai.

Hệ thống quản lý sản xuất cần ghi nhận được:

Số lượng kế hoạch → Số lượng đã sản xuất → Số lượng đạt → Số lượng lỗi → Phế phẩm → Số lượng phải làm lại.

Khi đó chi phí do sản phẩm lỗi và hao hụt có thể được phản ánh rõ hơn.

Quan trọng hơn, nhà quản lý biết được công đoạn nào đang tạo ra nhiều lỗi nhất để tìm nguyên nhân và cải thiện.

5. Phân bổ các chi phí sản xuất chung

Ngoài nguyên vật liệu, nhân công và máy móc trực tiếp, doanh nghiệp còn có rất nhiều chi phí chung.

Ví dụ:

Điện nhà xưởng;

Nước;

Khấu hao;

Bảo trì máy móc;

Chi phí quản lý phân xưởng;

Vật tư phụ;

Thuê nhà xưởng;

Chi phí kiểm định;

Các chi phí sản xuất chung khác.

Không phải khoản nào cũng có thể gắn trực tiếp với một sản phẩm.

Do đó, phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập phương pháp phân bổ phù hợp.

Có thể phân bổ theo sản lượng, giờ công, giờ máy, giá trị nguyên vật liệu hoặc một tiêu chí khác tùy đặc điểm sản xuất.

Đây cũng là lý do phần mềm quản lý sản xuất ESO cần có khả năng tùy biến theo từng doanh nghiệp thay vì áp dụng cứng một công thức cho tất cả.

Từ giá thành dự kiến đến giá thành thực tế

Một trong những báo cáo hữu ích là so sánh:

Chi phí kế hoạch – Chi phí thực tế – Chênh lệch.

Ví dụ:

Khoản mục	Kế hoạch	Thực tế
Nguyên vật liệu	200.000	218.000
Nhân công	70.000	76.000
Máy móc	40.000	42.000
Chi phí chung	30.000	35.000
Tổng	340.000	371.000

Nhìn vào báo cáo, nhà quản lý không chỉ biết sản phẩm thực tế tốn 371.000 đồng mà còn biết 31.000 đồng tăng thêm đến từ đâu.

Đây mới là giá trị quan trọng của dữ liệu quản trị.

Phần mềm không chỉ đưa ra một con số mà cần giúp người quản lý đi sâu xuống nguyên nhân hình thành con số đó.

Biết chi phí từng sản phẩm giúp doanh nghiệp xác định giá bán tốt hơn

Khi không biết chính xác giá thành, doanh nghiệp rất dễ định giá dựa vào thị trường hoặc cảm tính.

Đối thủ bán 500.000 đồng thì mình bán 480.000 đồng.

Nhưng nếu giá thành thực tế đã là 460.000 đồng thì mức giá này gần như không còn biên lợi nhuận.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình và giá thành chỉ 350.000 đồng thì có nhiều dư địa hơn trong chiến lược giá.

Khi biết chi phí thực tế, doanh nghiệp có thể xác định:

Giá bán tối thiểu → Biên lợi nhuận → Mức chiết khấu tối đa → Giá bán theo từng nhóm khách hàng.

Nhờ đó, quyết định kinh doanh được dựa trên dữ liệu thay vì ước lượng.

Phát hiện sản phẩm bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp

Sản phẩm có doanh thu cao chưa chắc là sản phẩm mang lại lợi nhuận tốt nhất.

Sản phẩm A có thể bán rất nhiều nhưng tiêu hao nguyên liệu cao và tỷ lệ lỗi lớn.

Trong khi sản phẩm B có doanh thu thấp hơn nhưng sản xuất ổn định và biên lợi nhuận tốt.

Khi phần mềm kết nối dữ liệu sản xuất với dữ liệu kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo:

Doanh thu – Giá vốn – Chi phí sản xuất – Lợi nhuận – Biên lợi nhuận theo sản phẩm.

Ban giám đốc từ đó có thêm dữ liệu để quyết định nên tập trung vào sản phẩm nào, điều chỉnh sản phẩm nào hoặc sản phẩm nào cần tối ưu quy trình.

Quan trọng hơn cả là biết chi phí đang tăng ở đâu

Biết rằng một sản phẩm tốn 371.000 đồng để sản xuất đã hữu ích.

Nhưng sẽ hữu ích hơn nếu doanh nghiệp biết:

Tại sao lại là 371.000 đồng?

Nguyên liệu tăng giá?

Tiêu hao vượt định mức?

Nhân công tăng?

Máy hoạt động lâu?

Tỷ lệ lỗi cao?

Chi phí chung tăng?

Hay một công đoạn cụ thể đang hoạt động kém hiệu quả?

Khi dữ liệu được quản lý chi tiết, doanh nghiệp có thể đi từ:

Chi phí sản phẩm → Lệnh sản xuất → Công đoạn → Khoản chi phí → Nguyên nhân.

Đó chính là nền tảng để tối ưu sản xuất.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO có thể tùy biến theo mô hình của từng nhà máy

Mỗi doanh nghiệp sản xuất có cách tính giá thành khác nhau.

Doanh nghiệp cơ khí khác may mặc.

Sản xuất thực phẩm khác nội thất.

Nhà máy sản xuất hàng loạt khác doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng.

Vì vậy, một ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý sản xuất ESO là các chức năng có thể được xây dựng, mở rộng và tùy biến theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn những yếu tố cần quản lý, cách tập hợp chi phí, cách phân bổ và hệ thống báo cáo phù hợp.

Mục tiêu cuối cùng không phải tạo ra thật nhiều chức năng mà là giúp nhà quản lý trả lời được một câu hỏi rất quan trọng:

"Để sản xuất ra sản phẩm này, doanh nghiệp thực sự đã tốn bao nhiêu tiền?"

Khi có được câu trả lời dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp không chỉ biết giá thành chính xác hơn mà còn có cơ sở để kiểm soát chi phí, tối ưu định mức, giảm hao hụt, cải thiện năng suất, xây dựng giá bán và nâng cao lợi nhuận.

Đó chính là một trong những giá trị quan trọng nhất mà một hệ thống quản lý sản xuất được xây dựng đúng theo nhu cầu có thể mang lại.