Các chức năng của phần mềm quản lý sản xuất ESO

Hoạt động sản xuất có một đặc điểm rất khác so với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác: mỗi doanh nghiệp có thể có một quy trình vận hành riêng. Ngay cả hai công ty cùng sản xuất một loại sản phẩm cũng chưa chắc sử dụng giống nhau về nguyên liệu, công đoạn, cách tính nhân công, quản lý kho, kiểm soát chi phí hay phương pháp đánh giá hiệu quả.

Chính vì vậy, một phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả không chỉ cần có đầy đủ các chức năng cơ bản mà còn phải có khả năng mở rộng, tùy biến và điều chỉnh theo thực tế của từng doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý sản xuất của ESO được phát triển theo định hướng này. Hệ thống liên kết dữ liệu từ nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất, thành phẩm đến bán hàng, khách hàng, công nợ và báo cáo quản trị. Đồng thời, các chức năng có thể tiếp tục được điều chỉnh hoặc phát triển thêm dựa trên nhu cầu thực tế của từng công ty.

1. Quản lý nguyên liệu

Nguyên liệu là điểm khởi đầu của quá trình sản xuất và cũng thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, quản lý nguyên liệu không nên chỉ dừng ở việc biết trong kho đang còn bao nhiêu.

ESO cho phép xây dựng danh mục nguyên liệu với các thông tin cần thiết như mã, tên nguyên liệu, loại nguyên liệu, đơn vị tính và các thông tin mô tả liên quan.

Hệ thống hỗ trợ cả nguyên liệu ban đầu và nguyên liệu trung gian/bán thành phẩm được hình thành trong quá trình sản xuất.

Ví dụ doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu A và B để sản xuất ra A1. A1 chưa phải thành phẩm cuối cùng mà tiếp tục trở thành đầu vào của công đoạn tiếp theo. Phần mềm có thể quản lý A1 như một nguyên liệu trung gian và tiếp tục theo dõi dòng chi phí của nó.

Điều này đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có quy trình sản xuất nhiều công đoạn.

2. Quản lý nhà cung cấp và nhập nguyên liệu

ESO có chức năng quản lý nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp lưu trữ và sử dụng thông tin nhà cung cấp khi thực hiện nhập nguyên liệu.

Khi tạo phiếu nhập, người dùng có thể chọn nhà cung cấp, nguyên liệu, nhập số lượng, đơn giá và các thông tin liên quan. Hệ thống tự động tính giá trị từng dòng cũng như tổng giá trị phiếu nhập.

Một phiếu có thể bao gồm nhiều loại nguyên liệu khác nhau.

Quan trọng hơn, nguyên liệu sau khi nhập được hình thành thành các lô tồn kho có giá trị riêng.

Ví dụ cùng là nguyên liệu A nhưng tháng trước doanh nghiệp mua với giá 50.000 đồng/kg, tháng này mua với giá 55.000 đồng/kg. Hai lô có thể được theo dõi riêng để khi đưa vào sản xuất, phần mềm xác định đúng giá trị của lượng nguyên liệu thực tế được sử dụng.

3. Quản lý tồn kho theo lô

Thay vì chỉ quản lý một con số tồn tổng, ESO có khả năng quản lý nguyên liệu và thành phẩm theo từng lô.

Mỗi lô có thể gắn với số lượng và giá vốn tương ứng.

Khi sản xuất sử dụng một phần của lô, hệ thống xác định phần giá trị được chuyển vào công đoạn dựa trên số lượng thực tế.

Ví dụ một lô có 100 kg nguyên liệu với đơn giá vốn 50.000 đồng/kg. Công đoạn sản xuất sử dụng 20 kg thì giá trị nguyên liệu được chuyển vào công đoạn là:

20 × 50.000 = 1.000.000 đồng.

Cách quản lý này tạo nền tảng để tính giá thành chính xác hơn so với việc chỉ lấy một mức giá nguyên liệu chung.

4. Quản lý trực tiếp từng bước sản xuất

Đây là một trong những chức năng trung tâm của phần mềm quản lý sản xuất ESO.

Khi thực hiện một bước sản xuất, người dùng có thể khai báo trực tiếp những yếu tố tham gia vào công đoạn đó.

Bao gồm nguyên liệu hoặc bán thành phẩm đầu vào, số lượng sử dụng, nhân sự tham gia, số giờ làm việc của từng người và những khoản chi phí phát sinh.

Nhờ vậy, phần mềm không chỉ biết doanh nghiệp đang sản xuất sản phẩm gì mà còn biết sản phẩm đó đã được hình thành như thế nào.

Một bước có thể tạo ra:

• Nguyên liệu trung gian;
• Bán thành phẩm;
• Hoặc thành phẩm cuối cùng.

Kết quả của bước trước tiếp tục được sử dụng làm đầu vào của bước sau.

5. Quản lý nhân sự và chi phí nhân công

ESO tích hợp quản lý nhân sự trực tiếp với hoạt động sản xuất.

Khi thực hiện một công đoạn, người dùng lựa chọn một hoặc nhiều nhân sự tham gia và nhập số giờ làm việc tương ứng.

Người đang thao tác được chọn mặc định để thuận tiện nhập liệu nhưng có thể thay đổi sang nhân sự khác.

Mỗi nhân sự có thể có một mức chi phí theo giờ. Từ đó hệ thống có cơ sở xác định chi phí lao động thực tế của từng công đoạn.

Ví dụ:

Nhân viên A thực hiện 2 giờ với chi phí 100.000 đồng/giờ.

Nhân viên B thực hiện 3 giờ với chi phí 80.000 đồng/giờ.

Chi phí nhân công của công đoạn sẽ được hình thành dựa trên dữ liệu thực tế đó thay vì sử dụng một mức ước tính chung.

6. Quản lý điện, nước và các chi phí sản xuất khác

Ngoài nguyên liệu và nhân công, một công đoạn còn có thể phát sinh nhiều khoản chi phí.

ESO cho phép ghi nhận thêm:

• Chi phí điện;
• Chi phí nước;
• Chi phí khác;
• Nội dung giải thích cho khoản chi phí phát sinh.

Như vậy, giá thành không chỉ dựa trên giá nguyên vật liệu mà phản ánh nhiều yếu tố thực tế của quá trình sản xuất.

Đối với những doanh nghiệp có mô hình tính chi phí đặc thù hơn, các nhóm chi phí này cũng có thể được mở rộng hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu.

7. Tính giá thành sản phẩm qua nhiều công đoạn

Một trong những bài toán khó nhất của quản lý sản xuất là tính đúng giá thành khi sản phẩm trải qua nhiều công đoạn.

Giả sử:

A + B + C → A1

Sau đó:

A1 + nhân công + điện → A11

Chi phí của A1 phải được chuyển sang A11, sau đó cộng thêm chi phí phát sinh của công đoạn mới.

Phức tạp hơn, doanh nghiệp có thể có hai nhánh:

A + B → A1

X + Y → X1

Sau đó:

A1 + X1 → Thành phẩm P

ESO có thể lưu mối quan hệ giữa các lô đầu vào và đầu ra, từ đó chuyển giá trị qua từng công đoạn và hạn chế tình trạng cộng trùng chi phí.

Nhờ vậy doanh nghiệp có thể xác định giá thành cuối cùng dựa trên dòng hình thành sản phẩm thực tế.

8. Truy xuất quá trình hình thành sản phẩm

Khi dữ liệu giữa các bước được liên kết, doanh nghiệp có thể truy ngược một thành phẩm để biết nó đã trải qua những công đoạn nào.

Từ thành phẩm cuối, người quản lý có thể lần ngược về bán thành phẩm, nguyên liệu và các lô đã được sử dụng.

Đây không chỉ là chức năng phục vụ tính giá thành.

Khả năng truy xuất còn rất hữu ích khi doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng, tìm nguyên nhân phát sinh vấn đề hoặc xác định một sản phẩm đã sử dụng nguồn nguyên liệu nào.

9. Quản lý sản phẩm và giá bán

Sau quá trình sản xuất là quản lý thành phẩm.

ESO có danh mục sản phẩm để lưu thông tin sản phẩm, đơn vị tính, giá bán và các dữ liệu liên quan.

Việc quản lý đồng thời giá vốn sản xuất và giá bán giúp doanh nghiệp kết nối hoạt động sản xuất với hoạt động kinh doanh.

Thay vì sản xuất và bán hàng là hai hệ thống dữ liệu độc lập, thông tin có thể liên kết xuyên suốt từ lúc nhập nguyên liệu đến khi thành phẩm được bán cho khách hàng.

10. Bán hàng và xuất kho thành phẩm

Khi bán hàng, người dùng có thể chọn khách hàng, nhân viên bán hàng và lô thành phẩm cần xuất.

Hệ thống kiểm tra số lượng tồn trước khi thực hiện xuất kho và không cho xuất vượt quá lượng hàng thực tế.

Giá bán của sản phẩm có thể được lấy làm giá mặc định trên đơn hàng và lưu lại tại thời điểm bán.

Việc xuất đúng lô thành phẩm cũng giúp phần mềm xác định giá vốn thực tế của lượng hàng đã bán, tạo cơ sở cho báo cáo lợi nhuận.

11. Quản lý khách hàng

ESO có chức năng quản lý thông tin khách hàng gồm:

• Tên khách hàng;
• Mã số thuế;
• Địa chỉ;
• Số điện thoại;
• Người liên hệ;
• Khu vực;
• Nhóm khách hàng;
• Tổng doanh số.

Khi đang lập đơn bán hàng mà khách chưa có trong hệ thống, người dùng có thể tạo nhanh khách hàng ngay trên màn hình bán hàng mà không phải rời khỏi công việc đang thực hiện.

Sau khi tạo thành công, khách hàng mới được tự động lựa chọn cho đơn hàng.

Tổng doanh số của khách hàng được hình thành từ dữ liệu bán hàng thay vì phải nhập thủ công.

12. Quản lý công nợ đơn hàng

Không phải đơn hàng nào cũng được thanh toán toàn bộ ngay khi bán.

Vì vậy ESO theo dõi ba chỉ số quan trọng:

Tổng giá trị đơn hàng – Đã thu – Còn nợ.

Doanh nghiệp có thể xem những đơn hàng còn công nợ và ghi nhận các lần khách hàng thanh toán tiếp theo.

Lịch sử thanh toán được lưu lại để người quản lý biết khách đã trả bao nhiêu, vào thời điểm nào và hiện còn nợ bao nhiêu.

Đây là cầu nối quan trọng giữa bán hàng và quản trị dòng tiền.

13. Hệ thống báo cáo phục vụ quản trị

Dữ liệu từ hoạt động sản xuất và bán hàng được tổng hợp thành các báo cáo phục vụ nhà quản lý.

ESO có thể cung cấp những góc nhìn như:

Báo cáo lợi nhuận bán hàng: so sánh doanh thu với giá vốn thực tế để xác định lợi nhuận và biên lợi nhuận.

Doanh số theo nhân viên: giúp đánh giá kết quả bán hàng của từng người.

Top 10 khách hàng mua nhiều nhất: xác định nhóm khách hàng đang tạo ra doanh số lớn cho doanh nghiệp.

Báo cáo sản lượng và giá thành: theo dõi số lượng thành phẩm, tổng giá thành và giá thành bình quân.

Báo cáo hoạt động sản xuất theo nhân sự: tổng hợp số công đoạn tham gia, số giờ thực hiện và các chỉ số liên quan.

Tùy mô hình doanh nghiệp, hệ thống báo cáo hoàn toàn có thể phát triển thêm những chỉ số quản trị chuyên sâu hơn.

14. Phân quyền và bảo mật dữ liệu chi phí

Không phải tất cả nhân viên đều nên nhìn thấy giá vốn, chi phí hay lợi nhuận.

ESO cho phép phân quyền để một nhân viên vẫn có thể nhập nguyên liệu, thực hiện bước sản xuất hoặc xử lý công việc được giao nhưng không nhất thiết nhìn thấy dữ liệu tài chính nhạy cảm.

Ví dụ nhân viên sản xuất có thể biết mình cần sử dụng 10 kg nguyên liệu A nhưng không cần biết 10 kg đó có giá trị bao nhiêu.

Trong khi đó, giám đốc hoặc người phụ trách tài chính có quyền phù hợp sẽ xem được chi phí, giá thành và lợi nhuận.

15. Có thể mở rộng, tùy biến theo từng doanh nghiệp sản xuất

Đây là một trong những định hướng quan trọng của phần mềm quản lý sản xuất ESO.

Những chức năng kể trên tạo thành nền tảng chung, nhưng ESO không được định hướng như một phần mềm đóng cứng mà mọi doanh nghiệp bắt buộc phải vận hành giống nhau.

Một công ty cơ khí có quy trình khác doanh nghiệp thực phẩm.

Một xưởng nội thất có cách quản lý nguyên liệu khác nhà máy bao bì.

Một doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng cũng có nhu cầu khác doanh nghiệp sản xuất hàng loạt.

Vì vậy, các chức năng của ESO có thể được chỉnh sửa, tùy biến hoặc phát triển thêm dựa trên nhu cầu thực tế của từng công ty sản xuất.

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung trường dữ liệu riêng, thay đổi quy trình sản xuất, thêm trạng thái, thêm loại chi phí, xây dựng biểu mẫu đặc thù, điều chỉnh phân quyền hoặc phát triển những báo cáo dành riêng cho ban lãnh đạo.

Thậm chí cùng một chức năng nhưng cách sử dụng tại hai doanh nghiệp cũng có thể khác nhau.

Thay vì yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ quy trình để phù hợp với phần mềm, định hướng của ESO là điều chỉnh phần mềm để phù hợp hơn với quy trình quản lý thực tế, trong phạm vi có thể chuẩn hóa và số hóa.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO – Từ quản lý hoạt động đến quản trị bằng dữ liệu

Giá trị của phần mềm quản lý sản xuất không nằm ở số lượng chức năng càng nhiều càng tốt.

Điều quan trọng hơn là các chức năng phải liên kết được với nhau.

Khi nhập nguyên liệu, dữ liệu đó phải đi vào tồn kho.

Khi sản xuất, nguyên liệu được lấy từ tồn kho và chuyển giá trị vào công đoạn.

Khi hình thành bán thành phẩm, chi phí tiếp tục được kế thừa.

Khi tạo thành phẩm, doanh nghiệp có được giá thành thực tế.

Khi bán sản phẩm, hệ thống ghi nhận doanh thu, xuất kho, khách hàng và công nợ.

Cuối cùng, doanh thu được đặt cạnh giá vốn để doanh nghiệp nhìn thấy lợi nhuận.

Đó là chuỗi:

Nguyên liệu → Kho → Sản xuất → Thành phẩm → Bán hàng → Khách hàng → Công nợ → Lợi nhuận → Báo cáo quản trị.

Với khả năng mở rộng, tùy biến và chỉnh sửa chức năng theo nhu cầu, phần mềm quản lý sản xuất ESO hướng tới việc trở thành một nền tảng quản lý phù hợp với thực tế của từng doanh nghiệp, thay vì chỉ cung cấp một bộ chức năng cố định.

Doanh nghiệp không chỉ có công cụ để ghi nhận những gì đã xảy ra, mà từng bước xây dựng được một hệ thống dữ liệu xuyên suốt để kiểm soát chi phí tốt hơn, tính giá thành chính xác hơn, tối ưu hoạt động sản xuất và đưa ra quyết định quản trị dựa trên dữ liệu thực tế.