Tại sao nên xây dựng phần mềm quản lý sản xuất theo nhu cầu?
Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp sản xuất bắt đầu sử dụng phần mềm để thay thế Excel, sổ sách và những quy trình quản lý thủ công. Tuy nhiên, một vấn đề thường xuất hiện sau khi triển khai là: phần mềm có rất nhiều chức năng nhưng lại không thực sự phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.
Nguyên nhân nằm ở đặc thù của ngành sản xuất. Hai doanh nghiệp cùng sản xuất một nhóm sản phẩm nhưng quy trình quản lý có thể hoàn toàn khác nhau. Số công đoạn khác nhau, cách quản lý nguyên liệu khác nhau, phương pháp tính giá thành khác nhau, cơ cấu nhân sự khác nhau và hệ thống báo cáo dành cho ban lãnh đạo cũng không giống nhau.
Bởi vậy, thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ doanh nghiệp để phù hợp với một phần mềm đóng gói, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn xây dựng phần mềm quản lý sản xuất theo nhu cầu.
Đây không đơn thuần là việc viết một phần mềm mới. Giá trị quan trọng nhất nằm ở khả năng xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với chính quy trình, con người và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất có một quy trình khác nhau
Sản xuất là lĩnh vực có mức độ đặc thù rất cao.
Một công ty sản xuất nội thất có thể quản lý từ gỗ nguyên liệu, cắt, gia công, sơn, lắp ráp đến thành phẩm.
Một doanh nghiệp thực phẩm lại cần quản lý nguyên liệu, sơ chế, chế biến, đóng gói, hạn sử dụng và truy xuất lô.
Một công ty cơ khí có thể quản lý phôi, cắt, tiện, phay, hàn, xử lý bề mặt, kiểm tra chất lượng và lắp ráp.
Ngay cả hai doanh nghiệp cùng ngành cũng có thể tổ chức sản xuất khác nhau.
Do đó, rất khó có một bộ quy trình cố định có thể đáp ứng hoàn hảo tất cả doanh nghiệp.
Khi xây dựng phần mềm quản lý sản xuất theo yêu cầu, hệ thống có thể được thiết kế dựa trên chính quy trình đang diễn ra tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có 3 công đoạn thì quản lý 3 công đoạn. Có 15 công đoạn thì hệ thống có thể thiết kế cho 15 công đoạn.
Nếu một sản phẩm có nhiều nhánh sản xuất rồi mới hợp nhất thành thành phẩm cuối, phần mềm cũng có thể được xây dựng theo cấu trúc đó.
Đây là sự khác biệt quan trọng giữa việc doanh nghiệp chạy theo phần mềm và phần mềm phục vụ doanh nghiệp.
Không phải chức năng càng nhiều thì phần mềm càng tốt
Một quan niệm khá phổ biến khi lựa chọn phần mềm là sản phẩm nào có nhiều chức năng hơn thì tốt hơn.
Trong thực tế, điều này chưa chắc đúng.
Một phần mềm có hàng trăm chức năng nhưng doanh nghiệp chỉ sử dụng 20% có thể khiến giao diện phức tạp, nhân viên khó học, quy trình thao tác dài và phát sinh nhiều dữ liệu không cần thiết.
Trong khi đó, một hệ thống được xây dựng theo nhu cầu có thể chỉ tập trung vào những chức năng thực sự phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ:
Nguyên liệu → Nhập kho → Sản xuất → Thành phẩm → Bán hàng → Công nợ → Báo cáo.
Nếu đây là chuỗi quản lý doanh nghiệp cần thì phần mềm nên tập trung làm thật tốt chuỗi này.
Khi phát sinh nhu cầu mới, chức năng mới có thể tiếp tục được bổ sung.
Nhờ đó hệ thống phát triển cùng doanh nghiệp thay vì ngay từ đầu trở thành một bộ máy quá lớn và khó sử dụng.
Quản lý nguyên liệu theo đúng cách doanh nghiệp đang sử dụng
Nguyên vật liệu thường là một trong những thành phần chi phí lớn nhất của doanh nghiệp sản xuất.
Nhưng cách quản lý nguyên liệu giữa các doanh nghiệp không giống nhau.
Có doanh nghiệp chỉ cần quản lý tổng số lượng tồn.
Có doanh nghiệp phải quản lý theo từng lô.
Có nơi cần số lô, ngày nhập và nhà cung cấp.
Có doanh nghiệp lại cần thêm hạn sử dụng, vị trí kho, quy cách, màu sắc, kích thước hoặc những thuộc tính kỹ thuật riêng.
Khi xây dựng phần mềm theo nhu cầu, cấu trúc dữ liệu nguyên liệu có thể được thiết kế phù hợp với thực tế đó.
Doanh nghiệp không phải nhập hàng loạt thông tin mình không sử dụng, đồng thời cũng không bị thiếu những trường dữ liệu quan trọng chỉ vì phần mềm đóng gói không hỗ trợ.
Xây dựng quy trình sản xuất sát với thực tế
Đây có lẽ là lý do quan trọng nhất để doanh nghiệp cân nhắc phần mềm theo yêu cầu.
Giả sử doanh nghiệp có quy trình:
A + B + C → A1
Sau đó:
A1 → A11
Ở một nhánh khác:
X + Y → X1
Cuối cùng:
A11 + X1 → Thành phẩm P
Nếu phần mềm chỉ hỗ trợ một quy trình tuyến tính đơn giản từ nguyên liệu đến sản phẩm thì sẽ rất khó phản ánh đúng hoạt động này.
Một hệ thống được thiết kế riêng có thể quản lý từng bước sản xuất, nguyên liệu sử dụng, số lượng, nhân sự tham gia, thời gian thực hiện và kết quả đầu ra.
Bán thành phẩm của bước trước có thể trở thành nguyên liệu của bước sau.
Nhiều nhánh có thể được hợp nhất.
Từ đó doanh nghiệp hình thành được một cây sản xuất thực tế thay vì chỉ có danh sách các phiếu sản xuất rời rạc.
Tính giá thành theo đúng mô hình chi phí của doanh nghiệp
Tính giá thành là một trong những bài toán khó nhất trong quản lý sản xuất.
Một sản phẩm không chỉ có chi phí nguyên liệu.
Trong từng công đoạn còn có thể phát sinh:
- Chi phí nhân công;
- Điện;
- Nước;
- Vận hành máy;
- Gia công ngoài;
- Vận chuyển;
- Hao hụt;
- Khấu hao;
- Chi phí đóng gói;
- Các khoản chi phí sản xuất khác.
Mỗi doanh nghiệp lại có cách phân bổ khác nhau.
Vì vậy, phần mềm quản lý sản xuất theo nhu cầu có lợi thế lớn ở khả năng xây dựng mô hình tính chi phí phù hợp với thực tế.
Chẳng hạn doanh nghiệp muốn tính nhân công dựa trên số giờ làm việc của từng người. Hệ thống có thể lấy:
Số giờ × Chi phí theo giờ = Chi phí nhân công.
Nếu muốn điện được nhập trực tiếp tại từng công đoạn, phần mềm có thể thực hiện theo cách đó.
Nếu sau này doanh nghiệp muốn bổ sung chi phí vận hành máy, hệ thống có thể mở rộng thêm mà không phải thay toàn bộ phần mềm.
Giúp tính giá thành qua nhiều công đoạn chính xác hơn
Một vấn đề dễ xảy ra khi quản lý thủ công là cộng trùng chi phí.
Ví dụ bán thành phẩm A1 đã bao gồm 1 triệu đồng chi phí của bước trước.
Khi A1 được sử dụng để sản xuất A11, 1 triệu đồng đó đã được chuyển vào giá trị A11.
Nếu cuối cùng doanh nghiệp cộng cả chi phí A1 và toàn bộ giá trị A11 một lần nữa thì chi phí sẽ bị tính hai lần.
Phần mềm được thiết kế đúng từ đầu có thể xây dựng cơ chế chuyển giá trị từ lô đầu vào sang lô đầu ra.
Nhờ đó chi phí đi theo dòng nguyên liệu thực tế.
Đây là một lợi ích rất lớn với những doanh nghiệp có nhiều bán thành phẩm hoặc nhiều tầng sản xuất.
Giao diện có thể thiết kế theo người sử dụng
Một phần mềm tốt không chỉ cần đúng về nghiệp vụ mà còn phải dễ sử dụng.
Nhân viên kho không cần nhìn thấy tất cả dữ liệu của kế toán.
Nhân viên sản xuất không cần hàng chục báo cáo dành cho giám đốc.
Người phụ trách bán hàng cũng không cần sử dụng giao diện giống quản lý nhà máy.
Khi xây dựng theo nhu cầu, màn hình có thể được thiết kế dựa trên từng nhóm người dùng.
Nhân viên sản xuất có thể chỉ cần:
Chọn nguyên liệu → Nhập số lượng → Chọn nhân sự → Nhập số giờ → Ghi chi phí → Lưu bước sản xuất.
Giám đốc khi đăng nhập lại có thể nhìn thấy dashboard tổng hợp với doanh thu, giá vốn, lợi nhuận, sản lượng và những cảnh báo quan trọng.
Việc đơn giản hóa giao diện theo đúng nhu cầu giúp nhân viên dễ tiếp cận hơn và giảm thời gian đào tạo.
Phân quyền theo đúng cơ cấu doanh nghiệp
Dữ liệu sản xuất chứa nhiều thông tin nhạy cảm.
Một nhân viên có thể cần biết số lượng nguyên liệu nhưng không được phép nhìn giá nhập.
Người quản lý sản xuất cần biết giá thành nhưng chưa chắc được sửa dữ liệu nhân sự.
Kế toán cần xem công nợ nhưng không nhất thiết được chỉnh quy trình sản xuất.
Ban giám đốc có thể cần quyền xem toàn bộ nhưng chỉ một số người được thay đổi cấu hình.
Phần mềm theo yêu cầu cho phép xây dựng hệ thống quyền dựa trên chính cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Đặc biệt, quyền thao tác dữ liệu và quyền xem dữ liệu tài chính có thể được tách riêng.
Điều này vừa thuận tiện cho công việc vừa giúp bảo vệ thông tin nội bộ.
Báo cáo được xây dựng theo câu hỏi của người quản lý
Phần mềm đóng gói thường cung cấp một bộ báo cáo cố định.
Nhưng mỗi nhà quản lý lại quan tâm đến những câu hỏi khác nhau.
Ví dụ:
Sản phẩm nào đang có biên lợi nhuận cao nhất?
Giá thành sản phẩm nào tăng mạnh trong tháng?
Công đoạn nào tiêu tốn nhiều chi phí nhất?
Nhân sự nào đang có tổng số giờ sản xuất cao?
Khách hàng nào tạo ra doanh số lớn nhất?
Công nợ hiện tại bao nhiêu?
Lượng nguyên liệu nào đang tồn quá nhiều?
Khi xây dựng phần mềm theo nhu cầu, báo cáo có thể được thiết kế để trả lời trực tiếp những câu hỏi quản trị này.
Thay vì đưa cho lãnh đạo hàng chục bảng số liệu, dashboard có thể tập trung vào những KPI thực sự cần theo dõi.
Dễ kết nối sản xuất với bán hàng và lợi nhuận
Nếu chỉ quản lý sản xuất mà không kết nối với kinh doanh, doanh nghiệp mới nhìn được một nửa bức tranh.
Khi phần mềm quản lý được xây dựng xuyên suốt, dữ liệu có thể đi từ:
Nguyên liệu → Sản xuất → Thành phẩm → Bán hàng → Khách hàng → Công nợ → Lợi nhuận.
Khi bán một lô thành phẩm, hệ thống đã biết giá vốn thực tế của lô đó.
Kết hợp với giá bán, phần mềm có thể xác định lợi nhuận.
Từ đó doanh nghiệp không chỉ biết sản phẩm bán được bao nhiêu mà còn biết bán sản phẩm đó thực sự lời bao nhiêu.
Đây là dữ liệu rất quan trọng để quyết định giá bán, cơ cấu sản phẩm và chiến lược kinh doanh.
Phần mềm có thể tiếp tục phát triển cùng doanh nghiệp
Một doanh nghiệp hôm nay có 20 nhân viên nhưng vài năm sau có thể có 100 nhân viên.
Ban đầu chỉ có một kho, sau đó mở thêm nhiều kho.
Hiện tại sản xuất một nhóm sản phẩm nhưng tương lai có thể bổ sung nhiều dòng sản phẩm mới.
Quy trình quản lý cũng sẽ thay đổi.
Do đó, một lợi thế lớn của phần mềm quản lý sản xuất theo nhu cầu là khả năng tiếp tục phát triển.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những chức năng quan trọng nhất, sau đó bổ sung dần:
Quản lý chất lượng, bảo trì máy móc, định mức, kế hoạch sản xuất, cảnh báo tồn kho, ứng dụng di động, tích hợp kế toán, API, mã QR, quản lý nhiều nhà máy hoặc những module đặc thù khác.
Điều quan trọng là nền tảng ban đầu phải được xây dựng có cấu trúc để việc mở rộng sau này không phá vỡ dữ liệu hiện có.
Không nên tùy biến mọi thứ một cách thiếu kiểm soát
Xây dựng theo yêu cầu không có nghĩa là mọi thao tác hiện tại của doanh nghiệp đều phải được đưa nguyên xi vào phần mềm.
Nếu quy trình cũ có 10 bước nhưng trong đó 3 bước là nhập dữ liệu trùng lặp, phần mềm không nên số hóa cả 10 bước.
Mục tiêu nên là:
Phân tích quy trình → Loại bỏ phần không cần thiết → Chuẩn hóa → Sau đó mới số hóa.
Đây mới là cách tận dụng lợi thế của phần mềm theo yêu cầu.
Nếu chỉ biến toàn bộ biểu mẫu giấy và Excel thành những form điện tử mà không tối ưu quy trình, doanh nghiệp sẽ có một phần mềm mới nhưng vẫn vận hành theo tư duy cũ.
Phần mềm quản lý sản xuất ESO có thể tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp
ESO phát triển phần mềm quản lý sản xuất theo định hướng có nền tảng chức năng chung nhưng có khả năng mở rộng và điều chỉnh theo từng doanh nghiệp.
Các chức năng nền tảng có thể bao gồm quản lý nguyên liệu, nhà cung cấp, nhập kho, tồn kho theo lô, sản xuất nhiều công đoạn, nhân sự, chi phí, giá thành, thành phẩm, khách hàng, bán hàng, công nợ, lợi nhuận, báo cáo và phân quyền.
Từ nền tảng đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu điều chỉnh giao diện, trường dữ liệu, quy trình, cách tính toán, phân quyền hoặc báo cáo.
Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp sản xuất có quy trình riêng và không muốn bị giới hạn bởi một phần mềm đóng gói cố định.
Xây dựng phần mềm theo nhu cầu là đầu tư vào hệ thống quản trị
Mục tiêu cuối cùng của phần mềm quản lý sản xuất không phải là thay Excel bằng một website đẹp hơn.
Điều doanh nghiệp cần là xây dựng được một hệ thống dữ liệu phản ánh đúng hoạt động thực tế.
Nguyên liệu nhập vào đâu, được sử dụng bao nhiêu, nhân sự nào tham gia, công đoạn nào phát sinh chi phí, thành phẩm có giá vốn bao nhiêu, bán cho khách hàng nào, doanh thu bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu và cuối cùng lợi nhuận thực tế là bao nhiêu.
Khi những dữ liệu đó được kết nối, ban lãnh đạo có thể nhìn doanh nghiệp bằng số liệu thay vì dựa quá nhiều vào cảm tính hoặc những báo cáo được tổng hợp thủ công.
Đó chính là lý do xây dựng phần mềm quản lý sản xuất theo nhu cầu đáng được xem như một khoản đầu tư vào năng lực quản trị dài hạn.
Một hệ thống phù hợp không nhất thiết phải có nhiều chức năng nhất. Nó cần đúng quy trình, đúng dữ liệu, đúng người sử dụng và có khả năng thay đổi khi doanh nghiệp thay đổi.
Với doanh nghiệp sản xuất có đặc thù riêng, đây có thể chính là khác biệt giữa việc đơn thuần “sử dụng phần mềm” và thực sự ứng dụng công nghệ để tối ưu hoạt động sản xuất, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.