Trong bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, việc phân quyền nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Phân quyền hợp lý giúp tránh rủi ro về thông tin, giới hạn quyền truy cập của từng nhân viên theo vai trò và trách nhiệm của họ. Dưới đây là các cấp độ phân quyền phổ biến và cách thức áp dụng trong phần mềm quản lý.

1. Các loại quyền trong phần mềm quản lý

Mỗi nhân viên trong hệ thống có thể được cấp một hoặc nhiều quyền sau đây:

Quyền xem

• Nhân viên có thể truy cập để đọc dữ liệu nội dung được phân quyền.
  Ví dụ nhân viên có quyền xem hợp đồng, có quyền xem công việc.

• Thường áp dụng cho nhân viên có vai trò theo dõi báo cáo, kiểm tra thông tin khách hàng, hợp đồng, công việc, v.v.

Quyền sửa

• Nhân viên có thể chỉnh sửa nội dung.
  Ví dụ nhân viên có quyền chỉnh sửa nội dung hợp đồng, chỉnh sửa số tiền hợp đồng, chỉnh sửa thời hạn hợp đồng

• Áp dụng cho nhân viên có trách nhiệm cập nhật thông tin như kế toán, nhân sự, nhân viên kinh doanh.

Quyền xóa

• Nhân viên có thể xóa dữ liệu trong hệ thống.
  Ví dụ nhân viên có quyền xoá hộp đồng.

• Quyền này cần được cấp cho những người có trách nhiệm cao như quản lý hoặc trưởng phòng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Quyền duyệt

• Nhân viên có quyền phê duyệt nội dung như hợp đồng, thanh toán, Chi phí,....

• Áp dụng cho quản lý cấp trung hoặc cấp cao để kiểm soát quy trình làm việc.

2. Cách thức phân quyền trong phần mềm

Quyền truy cập của nhân viên có thể được thiết lập theo ba cấp độ sau:

Không có quyền

• Nhân viên không có quyền truy cập vào nội dung đó.

• Áp dụng cho những nhân viên không liên quan đến module hoặc dữ liệu cụ thể.

Quyền cá nhân

• Nhân viên chỉ có quyền trên nội dung liên quan đến chính mình.

• Ví dụ: Nhân viên chỉ có thể xem, sửa, hoặc duyệt các công việc do chính họ tạo ra hoặc liên quan trực tiếp đến họ.

Quyền tất cả

• Nhân viên có thể thao tác trên toàn bộ nội dung của hệ thống trong phạm vi module được phân quyền.

• Ví dụ: Một quản lý có quyền xem, sửa, xóa và duyệt tất cả các công việc trong bộ phận của mình.
  
   

Quá trình phân quyền là sự kết hợp giữa các loại quyền và cách thức phân quyền.

Việc phân quyền được áp dựng trên từng Module chức năng được phân quyền như sau:

- 1 Chức vụ được phân quyền Xem Tất cả ở Module Khách hàng, nghĩa là nhân viên thuộc chức vụ này sẽ được quyền xem toàn bộ thông tin của tất cả Khách hàng trên phần mềm.
- 1 Chức vụ được phân quyền Xem Cá nhân ở Module Khách hàng, nghĩa là nhân viên thuộc chức vụ này sẽ được quyền xem những khách hàng do mình phụ trách trên phần mềm.
- 1 Chức vụ được phân quyền Sửa Cá nhân ở Module Hợp đồng, nghĩa là nhân viên thuộc chức vụ này sẽ được quyền Sửa những khách hàng do mình phụ trách trên phần mềm, Bao gồm thêm bình luận trong hợp đồng.

3. Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Một hệ thống phần mềm quản lý hiệu quả cần thiết lập cơ chế phân quyền linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Một số ví dụ thực tế:

• Phòng Nhân sự: Có quyền sửa thông tin nhân viên, duyệt đơn nghỉ phép nhưng không thể xóa dữ liệu lương.

• Nhân viên Kinh doanh: Có quyền xem danh sách khách hàng, sửa thông tin giao dịch của mình nhưng không thể xem dữ liệu của đồng nghiệp.

• Quản lý: Có quyền xem, sửa và duyệt tất cả thông tin trong bộ phận của mình.

 

Phân quyền trong phần mềm quản lý là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính bảo mật, tối ưu hóa quy trình làm việc và phân chia trách nhiệm rõ ràng. Việc áp dụng đúng mô hình phân quyền sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, đồng thời hạn chế rủi ro mất mát hoặc lạm dụng dữ liệu.