5 ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý dự án ESO

Khi doanh nghiệp chỉ quản lý một vài dự án nhỏ, Excel, email, Zalo hay các nhóm chat có thể đáp ứng tương đối tốt nhu cầu trao đổi và theo dõi công việc. Tuy nhiên, khi số lượng dự án tăng lên, mỗi dự án có hàng chục công việc, nhiều nhân sự tham gia, nhiều khoản chi phí, hồ sơ, hình ảnh và nội dung cần phê duyệt, phương pháp quản lý thủ công rất dễ trở nên quá tải.

Vấn đề lúc này không đơn thuần là doanh nghiệp thiếu một nơi để lưu dữ liệu. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để biết dự án đang ở đâu, ai đang chịu trách nhiệm, công việc nào bị trễ, chi phí đã phát sinh bao nhiêu, khoản nào chưa được duyệt và vấn đề nào cần xử lý ngay.

Phần mềm quản lý dự án ESO được xây dựng nhằm giải quyết bài toán đó trên một hệ thống thống nhất. Phần mềm có thể áp dụng cho nhiều mô hình như dự án xây dựng, sửa chữa, cải tạo, bảo trì, triển khai dịch vụ, dự án nội bộ và nhiều loại dự án đặc thù khác.

Dưới đây là 5 ưu điểm quan trọng giúp phần mềm quản lý dự án ESO khác biệt so với cách quản lý dự án truyền thống.

1. Quản lý dự án từ tổng thể đến từng công việc nhỏ

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm quản lý dự án ESO là khả năng tổ chức dữ liệu theo cấu trúc rõ ràng:

Dự án → Công việc → Công việc con → Checklist hoàn thành.

Một dự án lớn có thể được chia thành nhiều công việc. Mỗi công việc lại tiếp tục được chia thành các công việc con để nhân viên thực hiện và đánh dấu hoàn thành.

Ví dụ với một dự án cải tạo văn phòng, doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm công việc như khảo sát hiện trạng, thiết kế, phê duyệt phương án, chuẩn bị vật tư, thi công, kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao.

Trong công việc khảo sát lại có thể có các đầu việc nhỏ như:

• Đo kích thước hiện trạng.
• Kiểm tra hệ thống điện.
• Kiểm tra cấp thoát nước.
• Chụp hình hiện trạng.
• Hoàn thiện bản vẽ khảo sát.

Nhân viên chỉ cần đánh dấu vào checklist khi hoàn thành từng đầu việc. Từ những dữ liệu này, hệ thống có thể cập nhật tiến độ lên công việc cấp trên và cuối cùng là tiến độ tổng thể của dự án.

Đặc biệt, ESO hỗ trợ tính tiến độ dựa trên trọng số công việc.

Đây là điểm rất quan trọng đối với những dự án phức tạp. Bởi một đầu việc khảo sát trong hai ngày không thể được tính ngang với một hạng mục thi công kéo dài hai tháng.

Doanh nghiệp có thể quy định khảo sát chiếm 10%, thiết kế 20%, thi công 60% và nghiệm thu 10%. Tiến độ tổng dự án nhờ đó phản ánh sát hơn lượng công việc thực tế đã hoàn thành.

Khi cần xem chi tiết, người quản lý có thể đi từ dự án xuống từng công việc. Khi cần nhìn tổng thể, hệ thống lại tự động tổng hợp dữ liệu từ dưới lên.

Đây là sự khác biệt rất lớn so với việc quản lý bằng nhiều file Excel độc lập.

2. Kiểm soát tiến độ và phát hiện công việc trễ ngay lập tức

Một dự án không chỉ cần biết “đã làm được bao nhiêu”, mà còn phải biết có đang đi đúng kế hoạch hay không.

Vì vậy, phần mềm quản lý dự án ESO tách rõ ba yếu tố thời gian:

Ngày bắt đầu – Ngày kết thúc dự kiến – Ngày hoàn thành thực tế.

Ví dụ một công việc có deadline ngày 15/09 nhưng đến ngày 18/09 mới hoàn thành. Hệ thống có thể xác định công việc đã hoàn thành trễ 3 ngày.

Nếu đã qua ngày 15/09 nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành, hệ thống tiếp tục cảnh báo đây là công việc đang trễ.

Điều này giúp người quản lý không cần mở từng dự án rồi tự so sánh ngày tháng để phát hiện vấn đề.

Ngay trên Dashboard có thể xuất hiện những chỉ số cần chú ý như số công việc đang trễ, dự án trễ hoặc nội dung đang chờ xử lý.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp Timeline/Gantt để thể hiện công việc trên trục thời gian.

Người quản lý có thể nhìn thấy thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc, tiến độ hiện tại, công việc cha – con và vị trí của ngày hôm nay trên Timeline.

Một dự án có hàng chục công việc vì thế trở nên trực quan hơn rất nhiều.

Quan trọng hơn, hệ thống ghi nhận ngày hoàn thành thực tế tại thời điểm người dùng bấm nút Hoàn thành.

Nhờ đó, doanh nghiệp có dữ liệu để phân tích sau dự án: công việc nào thường xuyên trễ, giai đoạn nào thường gây ách tắc và thời gian thực tế khác kế hoạch bao nhiêu.

Phần mềm vì vậy không chỉ giúp theo dõi dự án hiện tại mà còn tạo dữ liệu để doanh nghiệp cải thiện cách lập kế hoạch cho những dự án tiếp theo.

3. Quản lý chi phí đến từng công việc và từng khoản phát sinh

Một dự án có thể đúng tiến độ nhưng vẫn thất bại nếu chi phí vượt quá khả năng kiểm soát.

Đây là lý do ESO đưa quản lý chi phí thành một phần quan trọng của hệ thống thay vì chỉ tạo một ô để nhập “Tổng chi phí dự án”.

Chi phí được quản lý từ cấp công việc.

Mỗi công việc có thể có nhiều khoản chi khác nhau như vật tư, nhân công, thiết bị, vận chuyển, nhà thầu, hành chính hoặc chi phí phát sinh.

Mỗi khoản có thể lưu các thông tin như:

• Tên khoản chi.
• Nhóm chi phí.
• Số tiền.
• Ngày phát sinh.
• Nhà cung cấp hoặc đơn vị nhận tiền.
• Số chứng từ.
• Nội dung chi tiết.
• File chứng từ.
• Người đề xuất.
• Người phê duyệt.
• Số tiền đã thanh toán.

Từ đó, hệ thống tự động cộng chi phí của các công việc để hình thành tổng chi phí dự án.

Điểm đáng chú ý là ESO phân biệt rõ trạng thái phê duyệt và trạng thái thanh toán.

Ví dụ một khoản mua vật tư 100 triệu đồng đã được Giám đốc duyệt nhưng doanh nghiệp mới thanh toán 50 triệu đồng.

Phần mềm có thể phản ánh đồng thời:

Khoản chi: 100 triệu đồng.

Đã duyệt: 100 triệu đồng.

Đã thanh toán: 50 triệu đồng.

Còn phải thanh toán: 50 triệu đồng.

Nếu chỉ sử dụng một trạng thái “Đã duyệt” hoặc “Đã chi”, người quản lý rất dễ hiểu sai tình hình dòng tiền thực tế.

Dashboard chi phí còn giúp tổng hợp tổng chi phí ghi nhận, chi phí đã duyệt, chi phí chờ duyệt và số tiền đã thanh toán.

Nhờ đó, quản lý dự án không còn tách rời quản lý tài chính của dự án.

4. Phân quyền và phê duyệt rõ ràng – ai chịu trách nhiệm, người đó xử lý

Trong một doanh nghiệp có nhiều nhân viên và nhiều dự án, không phải ai cũng được xem hoặc thay đổi tất cả dữ liệu.

Phần mềm quản lý dự án ESO xây dựng hệ thống phân quyền dựa trên các quyền cơ bản như:

Xem – Thêm – Sửa – Xóa – Duyệt.

Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền theo vai trò người dùng, đồng thời tiếp tục điều chỉnh quyền riêng cho từng dự án.

Ví dụ một nhân viên có thể được phép sửa dữ liệu trong dự án A nhưng chỉ được xem dự án B.

Điểm quan trọng hơn nằm ở cơ chế phê duyệt.

Một người có quyền “Duyệt” không đồng nghĩa với việc được duyệt tất cả nội dung.

Mỗi dự án, công việc hoặc khoản chi có thể có người duyệt được chỉ định cụ thể. Người thực hiện thao tác phê duyệt phải vừa có quyền Duyệt, vừa đúng là người được giao trách nhiệm phê duyệt nội dung đó.

Điều này tạo ra trách nhiệm rõ ràng trong hệ thống.

Đặc biệt, nếu một dự án, công việc hoặc khoản chi đã được duyệt nhưng sau đó nội dung quan trọng bị chỉnh sửa, trạng thái có thể tự động quay lại Chờ duyệt.

Người duyệt sẽ được thông báo để kiểm tra phiên bản mới.

Cơ chế này giải quyết một rủi ro rất thường gặp trong quản lý thủ công: một tài liệu được duyệt, sau đó bị chỉnh sửa nhưng mọi người vẫn nghĩ đó là nội dung đã được phê duyệt.

Với ESO, phê duyệt không đơn thuần là một dấu check. Đó là một phần của quy trình kiểm soát trách nhiệm.

5. Tập trung công việc, tài liệu, hình ảnh, thông báo và lịch sử trên một nền tảng

Một trong những vấn đề lớn nhất khi quản lý dự án bằng nhiều công cụ khác nhau là thông tin bị phân tán.

Tiến độ nằm trong Excel.

Trao đổi nằm trên Zalo.

File nằm trên máy tính.

Hình ảnh hiện trường nằm trong điện thoại.

Chi phí lại nằm ở một bảng khác.

Khi cần kiểm tra một dự án sau vài tháng, việc tìm lại đầy đủ thông tin trở nên rất khó khăn.

Phần mềm quản lý dự án ESO hướng tới việc tạo một hồ sơ dự án tập trung.

Mỗi dự án và công việc đều có phần mô tả chi tiết, file đính kèm và Gallery hình ảnh.

Gallery đặc biệt hữu ích đối với dự án xây dựng, sửa chữa, cải tạo và bảo trì.

Người dùng có thể lưu hình ảnh hiện trạng, hình ảnh trong quá trình thi công và hình ảnh sau khi hoàn thành trực tiếp vào dự án hoặc công việc.

Hình được trình bày dưới dạng thumbnail. Click vào ảnh sẽ mở chế độ xem lớn, có nút chuyển ảnh trước – sau và danh sách thumbnail phía dưới để lựa chọn nhanh.

Như vậy, người quản lý không cần hỏi nhân viên: “Hình hiện trạng hôm trước đâu?” hoặc tìm lại hàng trăm ảnh trong nhóm chat.

Ngoài tài liệu và hình ảnh, hệ thống còn có thông báo và lịch sử hoạt động.

Khi có dự án, công việc hoặc khoản chi cần duyệt, người phụ trách có thể nhận thông báo.

Audit Log giúp ghi nhận những thao tác quan trọng để sau này có thể truy vết ai đã tạo, sửa, hoàn thành hoặc phê duyệt dữ liệu.

Tất cả tạo thành một dòng thông tin xuyên suốt trong vòng đời dự án.

Phần mềm quản lý dự án ESO không chỉ dành cho dự án xây dựng

Mặc dù nhiều chức năng rất phù hợp với dự án xây dựng, sửa chữa và cải tạo, kiến trúc của phần mềm không bị giới hạn trong một ngành.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống cho dự án triển khai phần mềm, lắp đặt thiết bị, marketing, tổ chức sự kiện, bảo trì, tư vấn, triển khai dịch vụ hoặc các dự án nội bộ.

Điểm chung của những dự án này là đều có mục tiêu, thời gian, công việc, con người, chi phí, tài liệu và trách nhiệm.

ESO tập trung quản lý chính những thành phần cốt lõi đó.

Từ “theo dõi công việc” đến quản trị dự án thực sự

Một phần mềm quản lý dự án tốt không nên chỉ trả lời câu hỏi “Nhân viên đã làm việc này chưa?”

Hệ thống cần trả lời được nhiều câu hỏi quan trọng hơn:

Dự án đang hoàn thành bao nhiêu phần trăm?

Công việc nào đang trễ?

Ai chịu trách nhiệm?

Khoản chi nào đang chờ duyệt?

Tổng chi phí dự án hiện tại bao nhiêu?

Đã thanh toán bao nhiêu?

Ai đã phê duyệt?

Hồ sơ và hình ảnh nằm ở đâu?

Dữ liệu nào vừa bị thay đổi?

Đó cũng chính là 5 ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý dự án ESO: quản lý công việc có cấu trúc, kiểm soát tiến độ, kiểm soát chi phí, phân quyền – phê duyệt chặt chẽ và tập trung toàn bộ thông tin dự án trên một hệ thống.

Khi tất cả dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp không chỉ giảm thời gian tổng hợp báo cáo mà còn có khả năng phát hiện vấn đề sớm hơn, xác định trách nhiệm rõ hơn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Đó mới là giá trị lớn nhất mà phần mềm quản lý dự án mang lại: không đơn thuần số hóa cách lưu trữ, mà từng bước số hóa và chuẩn hóa toàn bộ quá trình quản trị dự án của doanh nghiệp.