6 Lý do nên dùng phần mềm ERP công ty luật của ESO

Hoạt động của một công ty luật ngày nay không đơn thuần là tiếp nhận khách hàng, ký hợp đồng và phân công luật sư xử lý vụ việc. Khi số lượng khách hàng, hợp đồng và nhân sự tăng lên, doanh nghiệp phải đồng thời kiểm soát cơ hội tư vấn, thời hạn hợp đồng, tiến độ công việc, công nợ, chi phí, thời gian làm việc của luật sư, nghỉ phép, đánh giá nhân sự và hàng loạt dữ liệu liên quan.

Nếu những thông tin này nằm rải rác trên Excel, email, Zalo, Google Drive hay các file cá nhân, Ban lãnh đạo rất khó có được một bức tranh chính xác về hoạt động của công ty tại một thời điểm.

Đó là lý do phần mềm ERP công ty luật của ESO được phát triển theo hướng quản trị tập trung: kết nối Khách hàng → Cơ hội → Hợp đồng → Công việc → Công nợ → Nhân sự → Báo cáo trên cùng một hệ thống. ESO cũng định hướng phần mềm theo mô hình xây dựng và điều chỉnh theo quy trình riêng của từng doanh nghiệp thay vì buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách vận hành để phù hợp với một phần mềm đóng gói.

Dưới đây là 6 lý do nổi bật nên sử dụng phần mềm ERP công ty luật của ESO.

1. Quản lý toàn bộ hoạt động công ty luật trên một hệ thống thống nhất

Ưu điểm đầu tiên của ERP chính là khả năng liên kết dữ liệu.

Một trong những hạn chế phổ biến khi quản lý thủ công là mỗi bộ phận có một nguồn dữ liệu riêng. Bộ phận kinh doanh lưu khách hàng trên Excel, luật sư quản lý hồ sơ theo cách riêng, kế toán có danh sách công nợ khác, HR lại sử dụng một file nhân sự riêng.

Vấn đề không nằm ở việc thiếu dữ liệu mà là dữ liệu không kết nối với nhau.

Phần mềm ERP công ty luật ESO giải quyết vấn đề này bằng một quy trình xuyên suốt:

Khách hàng → Cơ hội → Hợp đồng → Công việc → Công nợ → Doanh thu → Báo cáo.

Ví dụ, khi tiếp nhận một khách hàng mới, doanh nghiệp có thể lưu đầy đủ thông tin khách hàng, người liên hệ, nguồn khách hàng và người quản lý.

Khi khách hàng phát sinh nhu cầu dịch vụ pháp lý, nhân viên tạo Cơ hội.

Trong cơ hội có thể quản lý dịch vụ đang tư vấn, nội dung, người quản lý, người chốt, người hỗ trợ, thời hạn, phí dịch vụ, lệ phí, VAT và các công việc liên quan.

Nếu khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ:

Cơ hội → Thành công → Tạo Hợp đồng.

Từ Hợp đồng tiếp tục phát sinh:

Công việc → Thời gian thực hiện → Công nợ → Thanh toán → Báo cáo.

Nhờ vậy, người quản lý không cần hỏi nhiều bộ phận để biết một khách hàng đang ở giai đoạn nào.

ESO hiện định hướng hệ thống quản lý công ty luật theo chính mô hình dữ liệu xuyên suốt từ khách hàng, cơ hội, hợp đồng, công việc đến doanh thu và báo cáo.

Đây chính là khác biệt giữa một phần mềm chỉ dùng để lưu dữ liệu với một phần mềm ERP công ty luật phục vụ điều hành doanh nghiệp.

2. Quản lý khách hàng và hợp đồng chuyên sâu theo đặc thù công ty luật

Khách hàng của công ty luật có nhiều đặc điểm khác với khách hàng trong hoạt động bán hàng thông thường.

Ngoài tên, số điện thoại và email, doanh nghiệp có thể cần quản lý:

Mã số thuế – Mã doanh nghiệp – CCCD – Hộ chiếu – Địa chỉ – Quốc tịch – Lĩnh vực – Quy mô – Người quản lý – Nguồn khách hàng.

Một khách hàng còn có thể có nhiều người liên hệ khác nhau.

Đặc biệt, phần mềm có thể quản lý các đối tượng liên quan đến khách hàng như cha, mẹ, vợ/chồng, con, người được ủy quyền, công ty mẹ, công ty con và các cá nhân/tổ chức liên quan khác.

Điều này rất hữu ích với nghiệp vụ pháp lý.

Chẳng hạn với dịch vụ tranh tụng, khi nhập thông tin đối thủ, hệ thống có thể đối chiếu với dữ liệu khách hàng và những người liên quan đã có để đưa ra cảnh báo khi phát hiện khả năng trùng thông tin.

Một chức năng CRM bán hàng thông thường khó đáp ứng sâu được những yêu cầu như vậy nếu không được tùy chỉnh.

Hợp đồng cũng được quản lý theo hướng tương tự.

Một hợp đồng không chỉ có số hợp đồng và giá trị mà còn liên kết với:

Khách hàng – Người liên hệ – Dịch vụ – Người quản lý – Người thực hiện – Người hỗ trợ – Thời hạn – Công việc – Tiến độ – File – Bình luận – Công nợ – Doanh thu.

ESO cũng công bố giải pháp quản lý công ty luật của mình theo hướng quản lý khách hàng, doanh số, công nợ, hợp đồng, nhân sự tham gia, danh sách công việc, tiến độ, comment và phân quyền trong cùng hệ thống.

Điều đó giúp mỗi Hợp đồng trở thành một hồ sơ quản trị hoàn chỉnh, thay vì chỉ là một dòng dữ liệu.

3. Quản lý công việc, thời gian luật sư và Time Value rõ ràng

Một công ty luật có thể có hàng chục luật sư và nhân viên cùng tham gia nhiều hợp đồng.

Nếu chỉ giao việc qua Zalo hoặc email, sau một thời gian rất khó trả lời chính xác:

Ai đang làm việc gì?

Công việc thuộc hợp đồng nào?

Hạn hoàn thành khi nào?

Đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm?

Luật sư đã dành bao nhiêu thời gian cho hợp đồng?

Trong ERP ESO, mỗi công việc có thể thuộc một Hợp đồng, Cơ hội hoặc Dự án cụ thể.

Công việc có người thực hiện, người hỗ trợ, ngày bắt đầu, thời hạn, trạng thái, công việc con, tiến độ, bình luận và file đính kèm.

Cách tổ chức công việc theo hợp đồng và quyền truy cập giúp trách nhiệm rõ ràng hơn so với một danh sách giao việc chung. ESO cũng nhấn mạnh mô hình quản lý công việc gắn với hợp đồng và phân quyền là phù hợp với những doanh nghiệp dịch vụ có quy trình phức tạp như công ty luật.

Đặc biệt, phần mềm có thể kết hợp công việc với Phí theo giờ của từng chức vụ.

Ví dụ:

Luật sư thành viên: 500.000 đồng/giờ.

Một công việc được thực hiện trong:

2 giờ.

Hệ thống tính:

Time Value = 2 × 500.000 = 1.000.000 đồng.

Nếu một Hợp đồng có 30 công việc của nhiều luật sư khác nhau, hệ thống tổng hợp:

Người thực hiện	Số giờ	Time Value
Luật sư A	20	10.000.000đ
Luật sư B	15	12.000.000đ
Trợ lý C	10	3.000.000đ
Tổng	45	25.000.000đ

Từ đó hình thành chỉ số Tổng Time Value của Hợp đồng.

Nếu khách hàng đã thanh toán 30 triệu đồng:

Pricing Realization = 30.000.000 / 25.000.000 × 100% = 120%.

Nhờ vậy Ban lãnh đạo có thể nhìn hợp đồng không chỉ dưới góc độ “thu được bao nhiêu tiền”, mà còn thấy “đã sử dụng bao nhiêu giá trị nguồn lực chuyên môn để tạo ra số tiền đó”.

Đây là dữ liệu rất có giá trị khi đánh giá hiệu quả dịch vụ, nhân sự và chính sách giá.

4. Kiểm soát công nợ, doanh thu và hiệu quả tài chính tốt hơn

Một hợp đồng có doanh thu lớn chưa chắc đã là hợp đồng có dòng tiền tốt.

Ví dụ công ty ký hợp đồng trị giá 500 triệu đồng nhưng mới thu được 100 triệu đồng, trong khi nhiều công việc đã hoàn thành. Nếu chỉ nhìn doanh số hợp đồng, người quản lý có thể đánh giá sai tình hình.

Vì vậy quản lý công nợ được liên kết trực tiếp với Hợp đồng.

Mỗi khoản công nợ có thể quản lý:

Mã công nợ – Hợp đồng – Khách hàng – Thời hạn thanh toán – Người phụ trách – Phí dịch vụ – Lệ phí – VAT – Tổng tiền – Đã thu – Ghi chú – Trạng thái.

Các khoản sắp đến hạn được ưu tiên.

Công nợ còn 3 ngày trở xuống có thể được cảnh báo màu cam.

Công nợ quá hạn chuyển sang màu đỏ.

Thay vì đợi kế toán tổng hợp rồi gửi báo cáo cuối tháng, người có quyền có thể mở hệ thống và kiểm tra ngay:

Tổng phải thu bao nhiêu?

Đã thu bao nhiêu?

Còn nợ bao nhiêu?

Khách hàng nào đang quá hạn?

Nhân viên nào đang phụ trách khoản công nợ đó?

Dữ liệu này tiếp tục được đưa lên Dashboard và các báo cáo quản trị.

ESO định hướng hệ thống báo cáo của phần mềm công ty luật bao gồm doanh thu, khách hàng, chuyển đổi, chi phí, công nợ và hiệu suất nhân sự, giúp dữ liệu vận hành được tổng hợp thay vì phải xử lý thủ công bằng nhiều bảng tính.

Khi kết hợp Giá trị hợp đồng + Công nợ + Đã thu + Time Value + Pricing Realization, Ban lãnh đạo có một góc nhìn tài chính sâu hơn đáng kể.

5. Phân quyền chặt chẽ, quản lý nhân sự và trách nhiệm rõ ràng

Dữ liệu trong công ty luật có tính nhạy cảm cao.

Không phải nhân viên nào cũng nên nhìn thấy tất cả khách hàng, hợp đồng, công nợ hay dữ liệu nhân sự.

Vì vậy một ưu điểm quan trọng của phần mềm ERP công ty luật của ESO là cơ chế phân quyền theo Chức vụ và phạm vi dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể có:

Luật sư – Luật sư thành viên – Trợ lý – Team Leader – Kế toán – HR – Quản lý – Ban giám đốc...

Admin có thể tạo thêm chức vụ tùy theo cơ cấu thực tế.

Mỗi module có thể thiết lập quyền như:

Xem – Thêm – Sửa – Duyệt – Xóa.

Đồng thời phạm vi quyền có thể được giới hạn theo từng cấp.

Ví dụ một nhân viên chỉ có quyền xem Hợp đồng cá nhân thì họ chỉ nhìn thấy những hợp đồng có liên quan đến mình.

Team Leader có thể quản lý nhân viên thuộc Team.

Ban giám đốc có thể xem toàn bộ công ty.

ESO xác định phân quyền theo luật sư, trợ lý, kế toán, hành chính, nhân sự, Ban giám đốc và các chức vụ tùy chỉnh là một phần quan trọng của hệ thống quản lý công ty luật.

Ngoài phân quyền, hệ thống còn mở rộng sang quản trị nhân sự với:

Hồ sơ nhân viên – Team – Chức vụ – Phí theo giờ – Chấm công – Nghỉ phép – Đánh giá nhân viên – Thưởng – Thông báo.

Đặc biệt, module đánh giá nhân viên có thể tổ chức đánh giá giữa năm và cuối năm, bao gồm tự đánh giá, quản lý đánh giá, tự chấm điểm năng lực và quản lý chấm điểm.

Như vậy ERP không chỉ trả lời câu hỏi “Nhân viên đang làm gì?”, mà còn từng bước cung cấp dữ liệu để đánh giá “Nhân viên đang làm việc hiệu quả như thế nào?”

6. Phần mềm có thể điều chỉnh và phát triển theo chính công ty luật

Đây có thể xem là một trong những lý do quan trọng nhất để lựa chọn ESO.

Mỗi công ty luật có cách vận hành khác nhau.

Có doanh nghiệp chia theo Team.

Có doanh nghiệp chia theo lĩnh vực pháp lý.

Có nơi một hợp đồng chỉ có một luật sư phụ trách.

Có nơi một vụ việc cần Partner, Lawyer, Associate và nhiều người hỗ trợ.

Quy trình duyệt chi phí, tính thưởng, đánh giá nhân viên hay quản lý công nợ cũng không giống nhau.

Vì vậy một phần mềm đóng gói có thể đáp ứng 70–80% nhu cầu nhưng 20–30% còn lại đôi khi mới chính là phần quan trọng tạo nên cách vận hành riêng của doanh nghiệp.

ESO đi theo hướng xây dựng phần mềm theo nhu cầu thực tế và tiếp tục điều chỉnh trong quá trình sử dụng. Theo thông tin của ESO, hệ thống có thể mở rộng các chức năng như email tự động, quy trình duyệt chi phí, KPI, phân quyền và các module nghiệp vụ khác theo yêu cầu.

Ví dụ hôm nay doanh nghiệp chỉ cần:

Khách hàng + Hợp đồng + Công việc + Công nợ.

Sau một thời gian có thể bổ sung:

Time Value + Pricing Realization + Chấm công + Nghỉ phép + Đánh giá nhân viên.

Sau đó tiếp tục phát triển:

KPI + Báo cáo chuyên sâu + Zalo OA + Email tự động + API + App điện thoại.

Phần mềm phát triển cùng doanh nghiệp thay vì doanh nghiệp phải bỏ hệ thống cũ và chuyển sang một hệ thống hoàn toàn mới mỗi khi quy mô tăng lên.

ESO cũng công bố định hướng cung cấp hệ thống riêng, dữ liệu riêng và khả năng điều chỉnh, bổ sung chức năng theo nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

Phần mềm ERP công ty luật ESO phù hợp với ai?

Giải pháp đặc biệt phù hợp với công ty luật đang gặp tình trạng dữ liệu nằm ở nhiều nơi, khó kiểm soát công việc, thường xuyên phải hỏi nhân viên để biết tiến độ hoặc mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

Nó cũng phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng một quy trình quản trị dài hạn, trong đó dữ liệu khách hàng, hợp đồng, công việc, nhân sự và tài chính có thể liên kết với nhau.

Ngay cả công ty luật chưa quá lớn cũng có thể triển khai từ những module quan trọng trước, sau đó bổ sung dần chức năng khi quy trình vận hành hoàn thiện hơn.

Điều quan trọng không phải là có thật nhiều chức năng ngay từ đầu, mà là phần mềm phải đúng với cách doanh nghiệp đang vận hành và có khả năng phát triển khi nhu cầu thay đổi.

Kết luận: ERP không chỉ để lưu dữ liệu mà để điều hành công ty luật

Nếu chỉ cần lưu tên khách hàng và danh sách hợp đồng, Excel cũng có thể đáp ứng trong giai đoạn đầu.

Nhưng khi doanh nghiệp muốn biết:

Khách hàng nào mang lại doanh thu cao nhất?

Cơ hội nào sắp ký hợp đồng?

Hợp đồng nào đang chậm tiến độ?

Luật sư nào đang phụ trách?

Mỗi hợp đồng đã sử dụng bao nhiêu giờ làm việc?

Tổng Time Value là bao nhiêu?

Khách hàng đã thanh toán bao nhiêu?

Pricing Realization đạt bao nhiêu phần trăm?

Công nợ nào sắp hoặc đã quá hạn?

Nhân viên nào nghỉ trong tuần tới?

Hiệu quả làm việc và kết quả đánh giá nhân viên ra sao?

thì doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị có dữ liệu liên kết.

Đó chính là giá trị mà phần mềm ERP công ty luật của ESO hướng tới: không đơn thuần số hóa giấy tờ mà xây dựng một trung tâm điều hành cho công ty luật, nơi Khách hàng – Cơ hội – Hợp đồng – Công việc – Công nợ – Nhân sự – Thời gian – Doanh thu và Báo cáo được kết nối với nhau.

Với khả năng xây dựng theo nhu cầu riêng, phân quyền chi tiết và tiếp tục điều chỉnh, nâng cấp trong quá trình sử dụng, ERP của ESO phù hợp với các công ty luật muốn xây dựng một hệ thống quản lý lâu dài, chủ động và có thể phát triển cùng quy mô doanh nghiệp.