Phần mềm quản lý sản xuất ESO – Quản lý chi phí sản xuất chi tiết, chính xác

Trong hoạt động sản xuất, biết doanh thu là chưa đủ. Một trong những con số quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp cần nắm được chính là: Để tạo ra một sản phẩm, doanh nghiệp thực sự đã tốn bao nhiêu tiền?

Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng trong thực tế lại không dễ trả lời.

Một sản phẩm có thể trải qua nhiều công đoạn, sử dụng nhiều loại nguyên liệu, nhiều nhân sự cùng tham gia và phát sinh thêm hàng loạt khoản như điện, nước, vận hành máy móc hay các chi phí khác. Đặc biệt, bán thành phẩm của công đoạn trước có thể tiếp tục trở thành nguyên liệu của công đoạn sau, thậm chí nhiều nhánh sản xuất khác nhau được kết hợp để tạo thành sản phẩm cuối cùng.

Nếu vẫn quản lý bằng Excel, sổ sách hoặc những bảng tính rời rạc, việc xác định chính xác giá thành thực tế của từng sản phẩm rất dễ xảy ra sai lệch.

Phần mềm quản lý sản xuất của ESO được xây dựng để giải quyết bài toán đó: quản lý xuyên suốt quá trình sản xuất và đặc biệt là ghi nhận, kế thừa và tính toán chi phí chi tiết theo từng công đoạn, từng lô nguyên liệu cho đến thành phẩm cuối cùng.

Quản lý chi phí bắt đầu ngay từ khi nhập nguyên liệu

Muốn tính đúng giá thành sản phẩm, trước tiên phải xác định đúng giá trị của nguyên liệu đầu vào.

Phần mềm ESO cho phép doanh nghiệp quản lý danh mục nguyên liệu, nhà cung cấp và từng lần nhập nguyên liệu vào kho.

Khi nhập nguyên liệu, người dùng có thể ghi nhận đầy đủ:

• Nhà cung cấp
• Loại nguyên liệu
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Đơn giá
• Giá trị thực tế
• Tổng giá trị phiếu nhập

Hệ thống tự động tính toán giá trị dựa trên số lượng và đơn giá được nhập.

Điểm quan trọng là nguyên liệu không đơn thuần được quản lý dưới dạng một con số tồn kho tổng. ESO có khả năng theo dõi nguyên liệu theo từng lô.

Ví dụ doanh nghiệp mua cùng một loại nguyên liệu A:

Lô thứ nhất 100 kg với giá 50.000 đồng/kg.

Lô thứ hai 200 kg với giá 55.000 đồng/kg.

Hai lô này có giá vốn khác nhau. Khi sản xuất sử dụng nguyên liệu thuộc lô nào, hệ thống có thể ghi nhận đúng giá vốn của lượng nguyên liệu được lấy từ chính lô đó.

Nhờ vậy, chi phí nguyên liệu phản ánh sát hơn với thực tế thay vì sử dụng một con số ước tính chung.

Ghi nhận chi phí chi tiết tại từng bước sản xuất

Một ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý sản xuất ESO là quá trình sản xuất có thể được chia thành nhiều bước thực tế.

Ở mỗi bước, người thực hiện lựa chọn những nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được sử dụng và nhập số lượng tương ứng.

Ví dụ một công đoạn sử dụng:

• 3 đơn vị nguyên liệu A
• 1 đơn vị nguyên liệu B
• 1 đơn vị nguyên liệu C

ESO xác định giá trị thực tế của lượng nguyên liệu được sử dụng dựa trên lô tương ứng.

Nhưng nguyên liệu chỉ là một phần của chi phí sản xuất.

Trong cùng bước sản xuất, doanh nghiệp còn có thể ghi nhận nhân sự tham gia và số giờ làm việc của từng người.

Giả sử:

Nhân viên M làm việc 2 giờ.

Nhân viên N làm việc 1 giờ.

Nếu hệ thống đã có chi phí nhân công theo giờ của từng nhân sự, phần mềm có thể xác định chi phí lao động phát sinh tại công đoạn này.

Bên cạnh đó, người dùng còn có thể nhập:

• Chi phí điện
• Chi phí nước
• Chi phí khác

Như vậy, chi phí của một công đoạn không còn là một con số ước lượng chung mà được hình thành từ những dữ liệu thực tế đã ghi nhận.

Có thể hiểu đơn giản:

Chi phí bước sản xuất = Chi phí nguyên liệu + Chi phí nhân công + Điện + Nước + Chi phí khác

Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp tiến tới tính giá thành sản phẩm chính xác hơn.

Chi phí được kế thừa qua các công đoạn

Sản xuất thực tế hiếm khi chỉ có một bước từ nguyên liệu đi thẳng tới thành phẩm.

Một công đoạn có thể tạo ra nguyên liệu trung gian hoặc bán thành phẩm. Kết quả này tiếp tục được sử dụng ở công đoạn kế tiếp.

Ví dụ:

A + B + C → A1

Sau đó:

A1 + nhân công + điện → A11

Trong trường hợp này, A1 đã mang trong mình toàn bộ chi phí nguyên liệu, nhân công và các chi phí phát sinh của bước đầu tiên.

Khi A1 được đưa vào bước tiếp theo, phần mềm tiếp tục chuyển phần chi phí tương ứng của A1 sang A11 rồi cộng thêm những chi phí mới phát sinh.

Vì vậy:

Giá thành A11 = Giá trị A1 sử dụng + Chi phí mới phát sinh tại bước tạo A11

Cách tính này rất quan trọng.

Nếu doanh nghiệp chỉ cộng chi phí của từng công đoạn một cách độc lập hoặc nhập giá bán thành phẩm bằng tay, giá thành cuối cùng rất dễ sai lệch.

ESO xây dựng dòng chi phí dựa trên quá trình chuyển đổi thực tế của nguyên liệu và bán thành phẩm.

Xử lý được quy trình sản xuất nhiều nhánh

Một bài toán phức tạp hơn xuất hiện khi doanh nghiệp có nhiều nhánh sản xuất.

Ví dụ:

A + B + C → A1

X + Y → X1

Sau đó:

A1 + X1 → A12

Ở bước cuối, A12 phải kế thừa chi phí từ cả nhánh A1 và nhánh X1.

Điều này có nghĩa giá thành của A12 không chỉ bao gồm chi phí tại bước cuối cùng mà còn chứa toàn bộ phần giá trị được chuyển sang từ những bán thành phẩm trước đó.

Phần mềm ESO lưu mối quan hệ giữa lô đầu vào và lô đầu ra, nhờ vậy có thể theo dõi quá trình hình thành sản phẩm theo dạng cây.

Doanh nghiệp có thể biết một thành phẩm được tạo ra từ những nguyên liệu nào, trải qua những bước nào và những chi phí nào đã tham gia vào quá trình hình thành giá thành.

Đây là lợi thế rất lớn so với cách quản lý sản xuất bằng những bảng dữ liệu rời rạc.

Không cộng trùng chi phí giữa các bước

Một lỗi khá nguy hiểm khi tính giá thành sản xuất nhiều công đoạn là cộng trùng chi phí.

Ví dụ A1 có giá trị 1 triệu đồng.

A1 tiếp tục được đưa vào A11 và trở thành một phần chi phí của A11.

Nếu khi tính thành phẩm cuối cùng doanh nghiệp vừa cộng chi phí của A1, vừa cộng toàn bộ chi phí A11 thì phần giá trị đã được chuyển từ A1 sang A11 có thể bị tính hai lần.

ESO xử lý theo nguyên tắc chuyển giá trị giữa các lô sản xuất.

Khi một lượng bán thành phẩm được sử dụng ở bước sau, phần chi phí tương ứng được chuyển sang đầu ra mới.

Do đó khi xác định giá thành thành phẩm cuối cùng, hệ thống dựa vào giá trị thực tế của lô thành phẩm thay vì cộng cơ học toàn bộ chi phí của tất cả các công đoạn.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có quy trình sản xuất dài và nhiều cấp bán thành phẩm.

Biết chính xác một sản phẩm đang tốn tiền ở đâu

Ý nghĩa của quản lý chi phí không chỉ nằm ở việc cuối tháng biết sản phẩm có giá vốn bao nhiêu.

Giá trị lớn hơn là doanh nghiệp có thể phân tích cấu trúc hình thành nên giá thành đó.

Nếu một sản phẩm có giá thành tăng cao, người quản lý cần biết nguyên nhân đến từ đâu.

Giá nguyên liệu tăng?

Sử dụng nguyên liệu nhiều hơn bình thường?

Thời gian nhân công tăng?

Một công đoạn đang mất quá nhiều giờ?

Chi phí điện tăng?

Hay có khoản chi phí khác phát sinh?

Khi dữ liệu được ghi nhận ngay tại từng bước sản xuất, doanh nghiệp có cơ sở để tìm ra nguyên nhân thay vì chỉ nhìn thấy một con số giá thành cuối cùng.

Từ đó, việc tối ưu sản xuất trở nên cụ thể hơn.

Từ giá thành sản xuất đến lợi nhuận bán hàng

ESO không dừng lại ở quá trình tạo ra sản phẩm.

Sản phẩm có thể được thiết lập giá bán và khi xuất bán, hệ thống ghi nhận doanh thu tương ứng.

Lúc này doanh nghiệp có hai dữ liệu rất quan trọng:

Giá vốn thực tế của sản phẩm và giá bán thực tế.

Từ đó có thể xác định:

Lợi nhuận = Doanh thu - Giá vốn

Ví dụ một sản phẩm bán với giá 1.500.000 đồng nhưng tổng giá thành thực tế là 1.050.000 đồng thì lợi nhuận gộp tương ứng là 450.000 đồng.

Quan trọng hơn, giá vốn có thể được lấy từ chính lô thành phẩm được xuất bán.

Nhờ vậy báo cáo lợi nhuận không chỉ dựa trên một mức giá vốn ước tính được khai báo trước.

Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, giá vốn, lợi nhuận và biên lợi nhuận để đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm.

Báo cáo giúp nhà quản lý nhìn thấy toàn cảnh sản xuất

Dữ liệu chi tiết chỉ thực sự có giá trị khi được tổng hợp thành thông tin phục vụ quản trị.

ESO cung cấp nền tảng để doanh nghiệp theo dõi những chỉ số quan trọng như sản lượng, giá thành thực tế, số đợt sản xuất, tổng số giờ lao động và mức độ tham gia của từng nhân sự.

Báo cáo sản lượng và giá thành thực tế theo sản phẩm giúp nhà quản lý biết sản phẩm nào đang được sản xuất nhiều, tổng giá thành bao nhiêu và giá thành bình quân trên mỗi đơn vị.

Trong khi đó, báo cáo khối lượng công việc sản xuất theo nhân sự giúp đánh giá số bước tham gia, tổng thời gian làm việc và chi phí nhân công liên quan.

Kết hợp các báo cáo này, doanh nghiệp không chỉ biết mình đã sản xuất được bao nhiêu mà còn biết đã sử dụng bao nhiêu nguồn lực để tạo ra sản lượng đó.

Phân quyền thông tin chi phí

Chi phí sản xuất là dữ liệu nhạy cảm và không phải nhân viên nào cũng cần được nhìn thấy.

Vì vậy ESO tách quyền thao tác sản xuất và quyền xem thông tin chi phí.

Một nhân viên có thể được phép thực hiện công việc như chọn nguyên liệu, nhập số lượng, khai báo nhân sự, số giờ và lưu bước sản xuất nhưng không nhất thiết được xem giá vốn hay giá thành.

Những thông tin liên quan đến giá vốn, chi phí nhân công, tổng giá thành hoặc báo cáo lợi nhuận có thể chỉ hiển thị với người được cấp quyền phù hợp.

Điều này giúp doanh nghiệp vừa số hóa quy trình sản xuất vừa kiểm soát tốt dữ liệu tài chính nội bộ.

Không chỉ tính giá thành mà còn tạo dữ liệu để tối ưu sản xuất

Điểm quan trọng nhất của một phần mềm quản lý sản xuất không phải là thay thế cuốn sổ bằng một màn hình máy tính.

Giá trị thực sự nằm ở khả năng biến những hoạt động diễn ra mỗi ngày thành dữ liệu có cấu trúc.

Mỗi lần nhập nguyên liệu tạo ra dữ liệu về giá vốn.

Mỗi bước sản xuất tạo ra dữ liệu về nguyên liệu sử dụng, nhân sự, thời gian và chi phí.

Mỗi bán thành phẩm tiếp tục mang theo phần giá trị được hình thành trước đó.

Mỗi thành phẩm có thể truy ngược lại quá trình tạo ra nó.

Và khi sản phẩm được bán, doanh nghiệp tiếp tục có dữ liệu về khách hàng, doanh số, công nợ, giá vốn và lợi nhuận.

Toàn bộ chuỗi dữ liệu này giúp người quản lý có một góc nhìn xuyên suốt:

Nguyên liệu → Sản xuất → Thành phẩm → Bán hàng → Doanh thu → Lợi nhuận.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO – Minh bạch từng đồng chi phí

Đối với doanh nghiệp sản xuất, kiểm soát chi phí tốt đôi khi còn quan trọng hơn việc tăng doanh thu.

Doanh thu có thể tăng nhưng nếu nguyên liệu bị sử dụng lãng phí, thời gian sản xuất kéo dài, nhân công không được tối ưu hoặc giá thành tăng mà doanh nghiệp không nhận ra thì lợi nhuận vẫn có thể giảm.

Phần mềm quản lý sản xuất ESO hướng đến việc giúp doanh nghiệp nhìn thấy chi phí ngay từ nơi chúng phát sinh.

Từ từng lô nguyên liệu, từng giờ nhân công, từng khoản điện nước, từng công đoạn, từng bán thành phẩm cho tới sản phẩm hoàn thiện, dữ liệu được liên kết để tạo nên một bức tranh chi phí rõ ràng hơn.

Thay vì chỉ hỏi:

“Tháng này chúng ta đã chi bao nhiêu tiền cho sản xuất?”

Nhà quản lý có thể tiến xa hơn và trả lời:

“Số tiền đó được sử dụng ở đâu, cho sản phẩm nào, tại công đoạn nào và cuối cùng tạo ra bao nhiêu lợi nhuận?”

Đó cũng chính là mục tiêu mà phần mềm quản lý sản xuất ESO hướng tới: không đơn thuần quản lý hoạt động sản xuất, mà giúp doanh nghiệp quản lý chi phí chi tiết, tính giá thành chính xác và sử dụng dữ liệu để nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh.