Những bất cập này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và mối quan hệ với khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những bất cập phổ biến khi quản lý tiệm massage thủ công và giải pháp để vượt qua những thách thức này.

Đầu tiên phải kể đến những bất cập trong việc quản lý dữ liệu:

1. Tốn nhiều thời gian ghi chú

Có rất nhiều thông tin cần lưu trữ để theo dõi như thông tin khách hàng, nhân viên, lịch hẹn với khách, thông tin dịch vụ, công nợ,... và vô số thông tin khác nữa. Vấn đề ở đây là phải ghi nhận bằng tay tất cả những thông tin trên, hơn nữa cần phải sao chép ra nhiều bản để lưu trữ hoặc nộp cho quản lý. 
 

2. Khó cập nhật chỉnh sửa thông tin

Do thường xuyên có những thay đổi về lịch hẹn, yêu cầu đặc biệt từ khách hàng nên việc chỉnh sửa là không thể tránh khỏi. Vì được ghi trên giấy nên muốn chỉnh sửa cần nhiều thời gian và khó để quan sát, có thể nhầm lẫn thông tin trước và sau khi sửa, một điều nữa là khi chỉnh sửa cần thông báo cho mọi người biết mình đã sửa thông tin gì để tránh sai sót khi thực hiện công việc.

3. Tốn thời gian tìm kiếm thông tin

Khi muốn tìm kiếm một thông tin nào đó, ví dụ như thông tin lịch hẹn của một khách hàng vào tháng trước, bạn phải tìm kiếm từng trang giấy trong vô số các tệp tài liệu đã lưu trữ, làm được như vậy là điều không thể và rất mất thời gian.
 

4. Thông tin không được cập nhật đồng bộ

Một điểm bất cập nữa là thông tin không có sự đồng bộ giữa các bộ phận, giai đoạn khác nhau, dẫn đến việc nắm thông tin không chính xác ở thời điểm thực gây khó khăn khi quản lý và điều hành công việc.

5. Tốn thời gian làm báo cáo thủ công

Việc tạo ra báo cáo về doanh thu, khách hàng, hoặc các thông tin quản lý khác bằng cách thủ công đòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Nhân viên phải thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, rồi phân tích và biên soạn báo cáo bằng tay, gây tốn thời gian và dễ sai sót.

6. Khó lưu trữ thông tin

Mỗi ngày, ước tính mỗi tiệm sử dụng 5-10 trang giấy để ghi chép công việc, quy ra mỗi tháng con số này có thể lên đến hàng trăm, để lưu trữ hết số tài liệu này cần tốn nhiều không gian và việc bảo quản cũng khó khăn.
 

Thứ hai, quản lý thủ công có nhiều bất cập trong quá trình làm việc:

1. Không kiểm soát được lịch hẹn

Với quản lý thủ công, mỗi lần khách hàng đặt lịch hẹn, bạn phải ghi chú vào giấy sau đó phải tổng hợp lại, tuy nhiên trường hợp quá nhiều khách đặt lịch vào một ngày, việc ghi chú riêng lẻ như vậy có thể khiến bạn không kiểm soát được số lượng khách và dẫn đến tình trạng trùng lịch hoặc quá tải. 

2. Khó theo dõi tiến độ công việc

Khi quản lý trên giấy, bạn chỉ biết được thông tin nhân viên phụ trách ca làm việc đó, thời gian bắt đầu làm nhưng thực tế lại không có công cụ để kiểm tra rằng nhân viên đã bắt đầu thực hiện hoặc khách có tới hay chưa cũng như thời gian làm xong dịch vụ đó là bao lâu. Chỉ có một cách là người quản lý phải trực tiếp xuống tiệm để kiểm tra hoặc liên lạc trực tiếp với nhân viên ca làm việc đó, quả thực điều này rất tốn thời gian cho cả hai bên.
 

3. Khó nắm thông tin nhân viên thực

Quản lý  thủ công khiến quản lý không nắm được cụ thể lịch làm việc của nhân viên và không biết hiện tại nhân viên nào đang rảnh, nhân viên nào đang trong ca làm dẫn đến một số trường hợp quản lý giao việc cho nhân viên đã có khách đặt lịch trước khiến khách sau phải đợi một khoảng thời gian dài.

4. Khó khăn khi áp dụng ưu đãi cho khách hàng

Thông thường, các tiệm massage cần dựa vào mức độ thân thiết của khách hàng để xác định chương trình ưu đãi, khuyến mãi phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin bằng cách thủ công làm cho việc ghi nhận lịch sử sử dụng dịch vụ của mỗi khách hàng trở nên khó khăn và dễ dẫn đến việc ghi nhận thông tin không chính xác, từ đó việc áp dụng các ưu đãi cho khách hàng cũng sai sót theo.
 

Để nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý tiệm massage thủ công, việc áp dụng các công nghệ và phần mềm quản lý hiện đại trở nên cần thiết. Các phần mềm quản lý thông tin và lịch hẹn tự động có thể giúp cập nhật và chỉnh sửa thông tin dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống điện tử cho phép các thay đổi được cập nhật và đồng bộ ngay lập tức trong toàn bộ hệ thống, giúp quản lý dễ dàng quan sát và theo dõi các thay đổi này một cách hiệu quả.
 

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý tiệm massage thông minh, các tiệm massage từ lớn đến nhỏ đều có thể tự tin vượt qua những khó khăn trong quá trình quản lý và xây dựng một mô hình quản lý hiệu quả và tiện ích hơn.