Trong bối cảnh ngành pháp lý ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng phần mềm quản lý công ty luật không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả, minh bạch và mở rộng quy mô bền vững. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được đặc thù riêng của từng công ty luật.

Đó chính là lý do phần mềm quản lý công ty luật tại ESO được nhiều doanh nghiệp pháp lý lựa chọn: xây dựng riêng – hệ thống riêng – dữ liệu riêng – và có khả năng mở rộng không giới hạn theo yêu cầu.

Vậy cụ thể, phần mềm quản lý công ty luật tại ESO có thể mở rộng những chức năng gì? Chi phí nâng cấp ra sao? Những tính năng nào thường được các công ty luật yêu cầu phát triển thêm? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ.

Tổng quan về phần mềm quản lý công ty luật tại ESO

Khác với các phần mềm đóng gói đại trà trên thị trường, phần mềm quản lý công ty luật tại ESO được xây dựng theo mô hình:

• Mỗi công ty – một hệ thống riêng

• Data riêng biệt, bảo mật tuyệt đối

• Thiết kế theo quy trình vận hành thực tế của từng doanh nghiệp

Nhờ đó, ESO không chỉ cung cấp một phần mềm quản lý, mà là một nền tảng công nghệ có thể phát triển dài hạn cùng doanh nghiệp pháp lý.

Những điểm cốt lõi của hệ thống ESO

• Quản lý khách hàng – hợp đồng – vụ việc – luật sư – trợ lý – chi phí

• Phân quyền chi tiết theo phòng ban, vị trí, cấp duyệt

• Linh hoạt nâng cấp, chỉnh sửa, bổ sung tính năng bất cứ lúc nào

• Không giới hạn số lượng người dùng hay dữ liệu

• Dễ tích hợp với các hệ thống khác (email, chữ ký số, kế toán, CRM…)

Khả năng mở rộng – lợi thế lớn nhất của phần mềm quản lý công ty luật tại ESO

Điểm khác biệt lớn nhất của ESO so với các phần mềm quản lý công ty luật phổ biến trên thị trường nằm ở khả năng mở rộng không giới hạn chức năng.

Phần mềm tại ESO được xây dựng riêng cho từng khách hàng, nên hoàn toàn có thể phát triển bất kỳ chức năng nào theo yêu cầu sử dụng thực tế của mỗi công ty luật.

Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp pháp lý vì:

• Mỗi công ty có mô hình tổ chức khác nhau

• Quy trình xử lý hợp đồng, vụ việc không giống nhau

• Cách tính chi phí, KPI, báo cáo nội bộ rất riêng biệt

Chi phí nâng cấp, chỉnh sửa chức năng tại ESO có hợp lý không?

Một trong những băn khoăn lớn của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm “đặt may” là chi phí nâng cấp. Với ESO:

• Chi phí phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu

• Không tính phí trọn gói cứng nhắc

• Luôn được tư vấn phương án tối ưu chi phí – hiệu quả

So với mặt bằng thị trường các phần mềm quản lý công ty luật có khả năng tùy biến cao, chi phí tại ESO được đánh giá là hợp lý và minh bạch, đặc biệt phù hợp với:

• Công ty luật vừa và lớn

• Văn phòng luật sư có định hướng phát triển lâu dài

• Doanh nghiệp pháp lý cần số hóa toàn bộ quy trình

Các chức năng thường được yêu cầu mở rộng trong phần mềm quản lý công ty luật ESO

Dưới đây là những chức năng nâng cấp phổ biến nhất mà các công ty luật thường yêu cầu khi sử dụng phần mềm quản lý tại ESO.

1. Chức năng gửi email và thông báo tự động cho khách hàng

Nhu cầu thực tế của công ty luật

Trong quá trình xử lý hợp đồng, vụ việc pháp lý, khách hàng luôn cần được:

• Thông báo khi hồ sơ sang giai đoạn mới

• Nhận nhắc lịch làm việc, lịch tòa, lịch ký kết

• Cập nhật tiến độ xử lý vụ việc

Nếu làm thủ công, việc này dễ:

• Quên thông báo

• Sai sót thông tin

• Tốn nhiều thời gian của luật sư và trợ lý

ESO mở rộng như thế nào?

Phần mềm quản lý công ty luật tại ESO có thể phát triển:

• Gửi email tự động theo từng mốc của hợp đồng/vụ việc

• Gửi thông báo trên hệ thống cho khách hàng và nội bộ

• Tùy chỉnh nội dung email theo từng loại vụ việc

• Lưu lịch sử gửi mail, tránh tranh chấp thông tin sau này

👉 Giúp tăng trải nghiệm khách hàng, chuyên nghiệp hóa dịch vụ pháp lý.

2. Chức năng lưu trữ tài liệu, data hợp đồng và vụ việc

Vì sao lưu trữ tài liệu là yếu tố sống còn?

Công ty luật phải xử lý:

• Hợp đồng

• Hồ sơ pháp lý

• Chứng cứ

• Biên bản làm việc

• Tài liệu khách hàng cung cấp

Việc lưu trữ rời rạc trên máy cá nhân, email, Google Drive tiềm ẩn:

• Rủi ro mất dữ liệu

• Khó kiểm soát phiên bản

• Dễ lộ thông tin nhạy cảm

ESO xây dựng chức năng lưu trữ như thế nào?

• Lưu tài liệu theo từng hợp đồng, từng vụ việc

• Phân quyền ai được xem – sửa – tải – xóa

• Lưu lịch sử chỉnh sửa tài liệu

• Tìm kiếm nhanh theo từ khóa, ngày tháng, loại hồ sơ

👉 Đảm bảo bảo mật – khoa học – dễ tra cứu.

3. Xây dựng chức năng quản lý chi phí theo yêu cầu riêng

Mỗi công ty luật có cách quản lý chi phí khác nhau

Có công ty quản lý chi phí theo:

• Vụ việc

• Hợp đồng

• Luật sư phụ trách

• Giai đoạn công việc

Có công ty lại có:

• Nhiều cấp duyệt chi phí

• Quy trình phê duyệt riêng

• Quy định ngân sách khác nhau cho từng loại dịch vụ

ESO đáp ứng ra sao?

Phần mềm quản lý công ty luật tại ESO có thể:

• Thiết kế luồng duyệt chi phí riêng

• Quản lý chi phí theo nhiều tiêu chí

• Theo dõi chi phí thực tế – dự kiến

• Kết nối dữ liệu chi phí với hợp đồng, KPI, báo cáo

👉 Giúp kiểm soát tài chính chặt chẽ, minh bạch nội bộ.

4. Xây dựng KPI và cách tính KPI riêng theo yêu cầu

KPI trong công ty luật không thể áp dụng máy móc

KPI có thể dựa trên:

• Số vụ việc xử lý

• Doanh thu mang về

• Mức độ hài lòng khách hàng

• Thời gian xử lý hồ sơ

• Vai trò trong từng vụ việc

Không phần mềm đóng gói nào hiểu rõ KPI của công ty bạn bằng chính bạn.

ESO hỗ trợ xây dựng KPI như thế nào?

• Tùy chỉnh chỉ số KPI theo từng vị trí

• Tùy chỉnh cách tính điểm KPI

• Liên kết KPI với hợp đồng, vụ việc, chi phí

• Xuất báo cáo KPI tự động theo tháng/quý/năm

👉 Giúp đánh giá nhân sự công bằng – chính xác – dữ liệu hóa.

5. Xây dựng các bảng biểu báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo là công cụ quản trị không thể thiếu

Ban lãnh đạo công ty luật cần:

• Báo cáo doanh thu

• Báo cáo tiến độ vụ việc

• Báo cáo hiệu suất luật sư

• Báo cáo chi phí – lợi nhuận

Mỗi doanh nghiệp lại cần cách trình bày và chỉ số khác nhau.

ESO mở rộng báo cáo như thế nào?

• Thiết kế bảng biểu báo cáo riêng

• Tùy chỉnh dữ liệu hiển thị

• Xuất file Excel, PDF

• Xem báo cáo realtime trên dashboard

👉 Giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác.

6. Chức năng quản lý công tác – gắn với hợp đồng

Nhu cầu quản lý công tác thực tế

Luật sư thường xuyên:

• Đi công tác

• Làm việc với khách hàng

• Tham gia phiên tòa

• Làm việc với cơ quan nhà nước

Việc quản lý công tác thủ công gây khó khăn trong:

• Theo dõi hiệu quả

• Quản lý chi phí

• Đánh giá KPI

ESO xây dựng chức năng công tác như thế nào?

• Gửi đơn công tác trực tuyến

• Duyệt công tác theo cấp

• Lưu hình ảnh, tài liệu công tác

• Ghi nhận kết quả công tác

• Mỗi công tác gắn với một hợp đồng cụ thể

👉 Giúp quản lý công việc thực địa minh bạch – có dữ liệu – có đánh giá.

7. Chỉnh sửa, nâng cấp phân quyền theo yêu cầu

Phần mềm quản lý công ty luật ESO đã có chức năng cho phép Admin tạo quyền mới, phân quyền theo nhu cầu riêng. Tuy nhiên có những nhu cầu phân quyền đặc thù liên quan tới 2,3 Module chức năng khác cần chỉnh sửa phân quyền cho hợp lý.
ESO sẽ tiếp nhận yêu cầu và chỉnh sửa phân quyền cho phù hợp với cách quản lý, quy trình hoạt động của công ty luật đang sử dụng.

Vì sao nên chọn phần mềm quản lý công ty luật tại ESO?

• Thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp

• Mở rộng chức năng không giới hạn

• Chi phí nâng cấp hợp lý

• Hiểu sâu nghiệp vụ ngành luật

• Đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp

Kết luận

Trong thời đại số hóa, phần mềm quản lý công ty luật không chỉ là công cụ quản lý, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp pháp lý tối ưu vận hành – tăng trải nghiệm khách hàng – mở rộng quy mô bền vững.

Với khả năng xây dựng và mở rộng chức năng theo yêu cầu, phần mềm quản lý công ty luật tại ESO là lựa chọn phù hợp cho những công ty luật mong muốn một hệ thống đúng với cách mình làm việc, thay vì phải thay đổi quy trình để chạy theo phần mềm.