Phân tích giải pháp về kế toán trong phần mềm quản lý sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán không chỉ là ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ và lập báo cáo tài chính. Một trong những nhiệm vụ khó nhất là phải trả lời được câu hỏi:

Doanh nghiệp thực sự tốn bao nhiêu tiền để tạo ra một sản phẩm?

Đằng sau một thành phẩm có thể là hàng chục loại nguyên vật liệu, nhiều công đoạn sản xuất, nhân công, máy móc, điện năng, hao hụt, phế phẩm, gia công bên ngoài và hàng loạt chi phí chung.

Nếu bộ phận sản xuất sử dụng một hệ thống, kho quản lý bằng một hệ thống khác, kế toán lại nhập dữ liệu vào phần mềm riêng thì cuối tháng doanh nghiệp phải tập hợp và đối chiếu rất nhiều số liệu.

Đây chính là lý do giải pháp kế toán trong phần mềm quản lý sản xuất không nên được hiểu đơn giản là đưa thêm vài chức năng thu – chi vào hệ thống.

Giải pháp đúng hơn là xây dựng một dòng dữ liệu xuyên suốt:

Đơn hàng → Mua nguyên vật liệu → Kho → Sản xuất → Nhân công → Thành phẩm → Bán hàng → Công nợ → Chi phí → Giá thành → Kế toán.

Khi làm được điều này, dữ liệu kế toán không còn được tạo ra chủ yếu bằng cách nhập lại vào cuối kỳ mà được hình thành ngay trong quá trình doanh nghiệp vận hành.

Bài toán lớn nhất: Kế toán và sản xuất đang nhìn hai bộ dữ liệu khác nhau

Đây là tình trạng khá phổ biến.

Bộ phận sản xuất báo đã sử dụng 1.200 kg nguyên liệu.

Kho lại ghi nhận xuất 1.250 kg.

Định mức lý thuyết chỉ cần 1.100 kg.

Trong khi kế toán nhận một phiếu tổng hợp cuối tháng với một con số khác.

Vậy số nào đúng?

Kế toán phải kiểm tra phiếu xuất kho, hỏi bộ phận sản xuất, kiểm tra hàng trả lại, xác định lượng phế liệu và đối chiếu từng chứng từ.

Nếu quy mô doanh nghiệp càng lớn, quá trình này càng phức tạp.

Phần mềm quản lý sản xuất có thể giải quyết vấn đề ngay từ nguồn.

Khi nguyên vật liệu được xuất cho một lệnh sản xuất cụ thể, hệ thống ghi nhận:

Xuất vật tư gì – số lượng bao nhiêu – cho sản phẩm nào – lệnh sản xuất nào – công đoạn nào – người nào thực hiện – thời điểm nào.

Dữ liệu đó đồng thời phục vụ kho, sản xuất và kế toán.

Đây là nguyên tắc rất quan trọng:

Một nghiệp vụ chỉ nên phát sinh dữ liệu một lần, nhưng dữ liệu đó có thể phục vụ nhiều bộ phận.

1. Kế toán nguyên vật liệu phải bắt đầu từ BOM và kho

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành.

Vì vậy, muốn kế toán sản xuất chính xác, trước tiên phải quản lý tốt nguyên vật liệu.

Hệ thống cần có BOM – Bill of Materials, tức định mức nguyên vật liệu của từng sản phẩm.

Ví dụ để sản xuất một sản phẩm A cần:

• 2 kg nguyên liệu X;
• 4 linh kiện Y;
• 6 linh kiện Z;
• 1 bộ bao bì.

Nếu cần sản xuất 1.000 sản phẩm A, phần mềm có thể tính được lượng nguyên liệu dự kiến.

Nhưng kế toán không thể chỉ sử dụng định mức.

Hệ thống còn phải ghi nhận lượng xuất thực tế.

Giả sử định mức cần 2.000 kg nguyên liệu X nhưng nhà máy thực tế xuất 2.150 kg.

Sau khi sản xuất còn dư 50 kg trả lại kho.

Như vậy lượng thực tế sử dụng là 2.100 kg.

Phần mềm có thể lập tức cho thấy:

Định mức: 2.000 kg

Thực tế: 2.100 kg

Chênh lệch: +100 kg

Từ đó kế toán và quản lý sản xuất có thể tiếp tục phân tích nguyên nhân.

2. Mỗi lệnh sản xuất nên trở thành một đối tượng tập hợp chi phí

Đây là một trong những giải pháp quan trọng nhất khi thiết kế phần kế toán cho hệ thống sản xuất.

Mỗi lệnh sản xuất nên có khả năng tập hợp toàn bộ chi phí liên quan.

Ví dụ lệnh SX-2026-0085 sản xuất 5.000 sản phẩm.

Hệ thống có thể tập hợp:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí máy

Chi phí gia công bên ngoài

Chi phí điện, nhiên liệu

Chi phí công cụ, dụng cụ

Chi phí sản xuất chung được phân bổ

Khi lệnh sản xuất hoàn thành, phần mềm có thể xác định tổng chi phí của lệnh.

Giả sử:

Nguyên vật liệu: 300 triệu.

Nhân công: 60 triệu.

Máy móc và điện: 25 triệu.

Gia công ngoài: 15 triệu.

Chi phí chung phân bổ: 50 triệu.

Tổng chi phí là 450 triệu đồng.

Nếu thu được 5.000 thành phẩm đạt chuẩn thì giá thành bình quân theo cách tính đơn giản là:

450 triệu / 5.000 = 90.000 đồng/sản phẩm.

Quan trọng hơn, người quản lý có thể bấm vào con số 450 triệu để xem chi tiết nó được hình thành từ đâu.

3. Phải phân biệt giá thành kế hoạch và giá thành thực tế

Đây là chức năng rất hữu ích đối với quản trị.

Trước khi sản xuất, doanh nghiệp thường đã có một mức giá thành dự kiến dựa trên:

Định mức nguyên vật liệu.

Đơn giá nguyên liệu.

Thời gian sản xuất tiêu chuẩn.

Định mức nhân công.

Chi phí máy.

Chi phí chung dự kiến.

Ví dụ giá thành kế hoạch là:

82.000 đồng/sản phẩm.

Sau khi sản xuất, hệ thống tính được giá thành thực tế:

90.000 đồng/sản phẩm.

Như vậy doanh nghiệp đang vượt kế hoạch:

8.000 đồng/sản phẩm.

Nếu sản xuất 100.000 sản phẩm, mức chênh lệch này tương đương 800 triệu đồng.

Lúc này phần mềm phải cho phép đi sâu hơn:

Nguyên liệu vượt bao nhiêu?

Nhân công vượt bao nhiêu?

Tỷ lệ lỗi có tăng không?

Thời gian chạy máy có dài hơn kế hoạch?

Giá nguyên vật liệu có tăng?

Đây là lúc phần mềm kế toán chuyển từ công cụ ghi nhận thành công cụ phân tích quản trị.

4. Kế toán nhân công nên kết nối trực tiếp với sản xuất

Chi phí nhân công không nên chỉ được lấy từ bảng lương cuối tháng rồi phân bổ một cách tương đối.

Nếu doanh nghiệp cần tính giá thành chi tiết, hệ thống có thể ghi nhận nhân viên hoặc nhóm nhân viên đã dành bao nhiêu thời gian cho từng lệnh sản xuất.

Ví dụ nhân viên A làm:

3 giờ cho lệnh SX01.

5 giờ cho lệnh SX02.

Nhân viên B làm:

8 giờ cho SX01.

Dữ liệu này có thể được lấy từ việc xác nhận công đoạn, chấm công sản xuất hoặc thời gian bắt đầu – kết thúc công việc.

Từ đó phần mềm có thể phân bổ chi phí nhân công chính xác hơn.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm, thời gian gia công khác nhau rất lớn, cách làm này sẽ phản ánh chi phí tốt hơn việc chia đều tiền lương.

5. Chi phí máy móc cũng cần được đưa vào giá thành

Một nhà máy có thể sở hữu những máy trị giá hàng tỷ hoặc hàng chục tỷ đồng.

Nếu chỉ tính nguyên vật liệu và nhân công mà bỏ qua chi phí sử dụng máy thì giá thành quản trị có thể thiếu một phần quan trọng.

Mỗi máy có thể được thiết lập:

Chi phí khấu hao.

Chi phí điện.

Chi phí bảo trì.

Chi phí vật tư tiêu hao.

Định mức vận hành.

Khi lệnh sản xuất sử dụng máy trong một khoảng thời gian nhất định, hệ thống có thể tập hợp hoặc phân bổ chi phí tương ứng theo quy tắc doanh nghiệp lựa chọn.

Nhờ vậy, quản lý còn có thể biết:

Sản phẩm nào đang sử dụng nhiều nguồn lực máy móc nhất?

6. Quản lý sản phẩm dở dang là phần không thể thiếu

Cuối tháng, không phải mọi lệnh sản xuất đều đã hoàn thành.

Một số sản phẩm mới đi qua 2/5 công đoạn.

Một số đang nằm tại xưởng.

Một số đã hoàn thành gia công nhưng chưa qua QC.

Đó là sản phẩm dở dang – WIP (Work in Process).

Nếu không quản lý WIP tốt, giá thành giữa các kỳ rất dễ bị sai lệch.

Phần mềm cần biết mỗi lệnh đang ở công đoạn nào, số lượng bao nhiêu và đã phát sinh những loại chi phí nào.

Tùy phương pháp kế toán và đặc thù doanh nghiệp, hệ thống có thể hỗ trợ xác định hoặc cung cấp dữ liệu phục vụ đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Điểm quan trọng là kế toán không phải cuối tháng đi hỏi từng phân xưởng:

"Hiện còn bao nhiêu hàng đang làm?"

Thông tin đó đã tồn tại trong hệ thống.

7. Phế phẩm, hàng lỗi và hao hụt phải được tính riêng

Nếu sản xuất 10.000 sản phẩm nhưng chỉ có 9.700 sản phẩm đạt chuẩn thì 300 sản phẩm còn lại không thể biến mất khỏi dữ liệu.

Hệ thống phải ghi nhận rõ:

Hàng đạt.

Hàng lỗi có thể sửa.

Hàng phải sản xuất lại.

Phế phẩm.

Nguyên vật liệu thu hồi.

Hao hụt bình thường.

Hao hụt bất thường.

Đây không chỉ là vấn đề của bộ phận QC.

Nó tác động trực tiếp đến giá thành.

Ví dụ doanh nghiệp bỏ ra 1 tỷ đồng để sản xuất 10.000 sản phẩm nhưng chỉ thu được 9.500 thành phẩm đạt chuẩn.

Nếu không xử lý đúng chi phí lỗi và phế phẩm, việc đánh giá hiệu quả sản xuất sẽ thiếu chính xác.

Quan trọng hơn, phần mềm có thể thống kê tỷ lệ lỗi theo sản phẩm, công đoạn, máy, ca sản xuất hoặc nguyên nhân.

Kế toán lúc này cung cấp dữ liệu tài chính cho một câu hỏi rất quan trọng:

Hàng lỗi đang khiến doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền mỗi tháng?

8. Chi phí sản xuất chung cần có quy tắc phân bổ rõ ràng

Không phải mọi chi phí đều có thể gắn trực tiếp với một sản phẩm.

Ví dụ:

Tiền điện chung.

Lương quản lý phân xưởng.

Khấu hao nhà xưởng.

Chi phí vệ sinh.

Bảo trì chung.

Công cụ dụng cụ.

Các khoản này cần được phân bổ.

Phần mềm nên cho phép doanh nghiệp thiết lập tiêu thức phù hợp như:

Theo số lượng sản phẩm.

Theo giờ công.

Theo giờ máy.

Theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Theo doanh thu.

Theo hệ số sản phẩm.

Hoặc theo một tiêu thức quản trị riêng.

Quan trọng là hệ thống phải lưu được quy tắc phân bổ, giúp việc tính toán nhất quán và có khả năng truy ngược.

9. Mua hàng – công nợ – kho – sản xuất phải kết nối với nhau

Một hệ thống kế toán sản xuất hiệu quả không thể tách rời mua hàng.

Quy trình có thể bắt đầu từ nhu cầu nguyên vật liệu.

Phần mềm dựa trên kế hoạch sản xuất và BOM để phát hiện thiếu nguyên liệu.

Từ đó:

Đề nghị mua → Đơn mua hàng → Nhập kho → Công nợ nhà cung cấp → Thanh toán.

Khi nguyên liệu nhập kho, giá trị tồn kho thay đổi.

Khi xuất sản xuất, giá trị nguyên vật liệu chuyển sang quá trình sản xuất theo phương pháp tính giá xuất kho doanh nghiệp áp dụng.

Khi hoàn thành, chi phí được kết chuyển/tập hợp vào thành phẩm theo thiết kế nghiệp vụ.

Một dòng dữ liệu xuyên suốt sẽ giảm đáng kể việc nhập lại.

10. Không nhất thiết phải biến phần mềm sản xuất thành phần mềm kế toán hoàn chỉnh

Đây là vấn đề rất quan trọng khi xây dựng hệ thống.

Có hai hướng.

Hướng thứ nhất: xây dựng luôn module kế toán đầy đủ trong phần mềm quản lý sản xuất.

Hướng thứ hai: phần mềm sản xuất quản lý chi tiết nghiệp vụ và kế toán quản trị, sau đó đồng bộ dữ liệu cần thiết sang phần mềm kế toán hiện có.

Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hướng thứ hai có thể thực tế hơn.

Doanh nghiệp vẫn sử dụng phần mềm kế toán quen thuộc để hạch toán và lập báo cáo tài chính, trong khi phần mềm quản lý sản xuất chịu trách nhiệm quản lý sâu:

BOM.

Kho.

Lệnh sản xuất.

Công đoạn.

WIP.

QC.

Chi phí.

Giá thành.

Khi đó có thể xây dựng chức năng xuất dữ liệu, API hoặc cơ chế đồng bộ giữa hai hệ thống.

Không nhất thiết phải viết lại những gì phần mềm kế toán hiện tại đã làm tốt.

11. Dashboard kế toán dành cho giám đốc phải khác báo cáo kế toán

Giám đốc thường không cần nhìn vào hàng nghìn bút toán.

Điều họ cần là những chỉ số quản trị.

Ví dụ:

Doanh thu tháng: 12,5 tỷ

Chi phí sản xuất: 8,1 tỷ

Giá trị tồn kho: 6,2 tỷ

Nguyên vật liệu: 2,7 tỷ

WIP: 1,4 tỷ

Thành phẩm: 2,1 tỷ

Công nợ phải thu: 3,8 tỷ

Công nợ phải trả: 2,5 tỷ

Giá thành bình quân: +4,7% so với kế hoạch

Chi phí do hàng lỗi: 186 triệu

Chỉ một dashboard có thể giúp lãnh đạo nhìn thấy tình hình tài chính liên quan tới sản xuất gần như ngay lập tức.

Đặc biệt, mỗi chỉ số nên có khả năng drill-down.

Ví dụ bấm vào "Chi phí hàng lỗi 186 triệu" để xem nhà máy nào, dây chuyền nào, sản phẩm nào và nguyên nhân nào tạo ra khoản chi phí đó.

12. AI có thể đưa phân tích kế toán sản xuất lên một bước mới

Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa, AI bắt đầu có nhiều giá trị hơn.

AI có thể hỗ trợ phát hiện những biến động bất thường như:

"Chi phí nguyên liệu sản phẩm A tháng này tăng 12%."

"Tỷ lệ hao hụt tại công đoạn CNC đang cao hơn trung bình 3 tháng."

"Giá thành sản phẩm B tăng chủ yếu do thời gian máy."

"Tồn kho nguyên liệu C đang cao hơn nhu cầu sản xuất dự kiến."

Đây là hướng phát triển rất đáng chú ý.

Thay vì người quản lý phải mở 10 báo cáo để tìm vấn đề, hệ thống có thể chủ động phân tích dữ liệu và gợi ý nơi cần chú ý.

Tuy nhiên, AI chỉ hiệu quả khi dữ liệu đầu vào đủ chính xác. Nếu kho, sản xuất và kế toán vẫn nhập dữ liệu rời rạc thì AI cũng không thể tạo ra phân tích đáng tin cậy.

Mục tiêu cuối cùng: Một nghiệp vụ – một dữ liệu – nhiều bộ phận cùng sử dụng

Giải pháp tốt nhất cho kế toán trong phần mềm quản lý sản xuất không phải là tạo thêm thật nhiều màn hình nhập liệu cho kế toán.

Ngược lại, mục tiêu nên là giảm nhập liệu cho kế toán.

Kho xuất vật tư thì dữ liệu chi phí nguyên vật liệu được hình thành.

Nhân viên hoàn thành công đoạn thì dữ liệu sản xuất và thời gian lao động được ghi nhận.

QC xác nhận hàng lỗi thì dữ liệu chất lượng và chi phí liên quan được cập nhật.

Thành phẩm nhập kho thì tồn kho thay đổi.

Bán hàng xuất kho thì dữ liệu doanh thu, giá vốn và công nợ được tạo theo luồng nghiệp vụ đã thiết kế.

Kế toán kiểm soát, đối chiếu, điều chỉnh và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết thay vì ngồi nhập lại những gì các phòng ban khác đã nhập.

Đây mới là ý nghĩa thực sự của việc tích hợp kế toán vào phần mềm quản lý sản xuất.

Kết luận

Một phần mềm quản lý sản xuất tốt không nên dừng lại ở câu hỏi:

"Hôm nay sản xuất được bao nhiêu sản phẩm?"

Nó cần tiến tới những câu hỏi có giá trị quản trị cao hơn:

Sản xuất số sản phẩm đó hết bao nhiêu tiền?

Giá thành thực tế cao hơn kế hoạch bao nhiêu?

Nguyên nhân tăng nằm ở nguyên vật liệu, nhân công hay máy móc?

Hàng lỗi làm doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền?

Giá trị sản phẩm đang dở dang là bao nhiêu?

Tồn kho hiện đang chiếm bao nhiêu vốn?

Đơn hàng nào đang thực sự có lợi nhuận tốt?

Khi dữ liệu từ mua hàng – kho – sản xuất – QC – nhân sự – bán hàng – công nợ – kế toán được liên kết với nhau, doanh nghiệp sẽ có một bức tranh hoàn toàn khác về hoạt động sản xuất.

Kế toán lúc đó không còn đứng ở cuối quy trình để tổng hợp những gì đã xảy ra.

Dữ liệu kế toán được hình thành song song với hoạt động sản xuất.

Đây cũng là hướng xây dựng phần mềm quản lý sản xuất đáng quan tâm trong giai đoạn hiện nay: không cố tạo ra một hệ thống thật đồ sộ, mà xây dựng một dòng dữ liệu xuyên suốt từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm, doanh thu, chi phí và lợi nhuận cuối cùng.

Khi làm được điều đó, doanh nghiệp không chỉ biết mình đang sản xuất như thế nào.

Doanh nghiệp còn biết chính xác hơn mình đang sản xuất có hiệu quả hay không, tiền đang nằm ở đâu và công đoạn nào cần được tối ưu để tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.