Xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu nay đã dễ hơn và chi phí thấp hơn nhiều, vì sao?

Trong nhiều năm trước đây, khi nhắc đến xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ gần như loại bỏ phương án này ngay từ đầu. Lý do rất đơn giản: chi phí cao, thời gian triển khai dài và doanh nghiệp phải phụ thuộc khá nhiều vào đơn vị phát triển phần mềm.

Một hệ thống quản lý được xây dựng riêng tương đối hoàn chỉnh trước đây có thể cần ngân sách từ 300 – 800 triệu đồng, thậm chí cao hơn nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban, quy trình phức tạp hoặc cần tích hợp nhiều hệ thống khác nhau.

Nhưng sự phát triển mạnh mẽ của AI đang làm thay đổi đáng kể cách phần mềm được thiết kế và phát triển.

AI có thể hỗ trợ lập trình viên trong nhiều công đoạn như xây dựng cấu trúc hệ thống, viết code, kiểm tra logic, phát hiện lỗi, tối ưu truy vấn, xây dựng giao diện và xử lý nhiều công việc kỹ thuật vốn mất rất nhiều thời gian trước đây.

Nhờ đó, một phần mềm quản lý theo yêu cầu hiện nay có thể được triển khai với chi phí chỉ khoảng 30 – 200 triệu đồng tùy quy mô và yêu cầu, đồng thời thời gian phát triển cũng được rút ngắn đáng kể.

Quan trọng hơn, lợi thế không chỉ nằm ở việc "làm phần mềm rẻ hơn", mà là doanh nghiệp đang có cơ hội sở hữu một hệ thống được xây dựng đúng theo cách mình vận hành, nhẹ, nhanh và có khả năng tiếp tục nâng cấp trong nhiều năm sau.

Trước đây, xây dựng phần mềm riêng là một khoản đầu tư rất lớn

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp không đơn giản chỉ gồm vài giao diện nhập dữ liệu.

Phía sau mỗi chức năng là rất nhiều công việc: thiết kế cơ sở dữ liệu, lập trình nghiệp vụ, phân quyền người dùng, xây dựng báo cáo, kiểm tra dữ liệu, bảo mật, kiểm thử, xử lý lỗi, tối ưu tốc độ và triển khai thực tế.

Ví dụ, một doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống bao gồm:

• Quản lý khách hàng;
• Quản lý nhân viên;
• Quản lý hợp đồng;
• Quản lý dự án;
• Quản lý công việc;
• Quản lý doanh thu;
• Quản lý công nợ;
• Chấm công;
• Nghỉ phép;
• Đánh giá nhân viên;
• Báo cáo quản trị;
• Phân quyền nhiều cấp;
• Thông báo và phê duyệt.

Đây thực chất đã là một hệ thống khá lớn.

Trước đây, để hoàn thiện một phần mềm như vậy thường cần một đội ngũ gồm người phân tích nghiệp vụ, thiết kế giao diện, lập trình backend, frontend, kiểm thử và quản lý dự án.

Hàng nghìn giờ làm việc của đội ngũ phát triển khiến mức đầu tư 300 – 800 triệu đồng cho một phần mềm quản lý riêng không phải chuyện khó hiểu.

Chính vì vậy, phần mềm viết theo yêu cầu trước đây chủ yếu phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô và ngân sách tương đối lớn.

AI đang thay đổi hoàn toàn bài toán phát triển phần mềm

AI không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ cần nhập một câu lệnh rồi vài phút sau có ngay một hệ thống ERP hoàn chỉnh.

Giá trị thực sự của AI nằm ở khả năng trở thành một công cụ hỗ trợ cực kỳ mạnh cho người phát triển phần mềm.

Thay vì lập trình viên phải tự viết gần như mọi thành phần từ đầu, AI có thể hỗ trợ tạo cấu trúc code, đề xuất thuật toán, xây dựng các chức năng phổ biến, kiểm tra lỗi và đưa ra phương án tối ưu.

Ví dụ, khi cần xây dựng chức năng quản lý hợp đồng, lập trình viên có thể sử dụng AI hỗ trợ nhanh chóng xây dựng form thêm hợp đồng, danh sách hợp đồng, bộ lọc, phân trang, kiểm tra dữ liệu, phân quyền, thống kê và nhiều thành phần liên quan.

Con người vẫn phải quyết định phần mềm cần làm gì, dữ liệu được tổ chức như thế nào, quyền hạn ra sao và quy trình nào phù hợp với doanh nghiệp.

Nhưng phần công việc kỹ thuật lặp lại được giảm xuống rất nhiều.

Đây chính là yếu tố giúp giảm mạnh chi phí và thời gian phát triển.

Từ 300 – 800 triệu xuống còn khoảng 30 – 200 triệu đồng

Nếu trước đây doanh nghiệp cần chuẩn bị vài trăm triệu đồng để xây dựng một phần mềm riêng, hiện nay khoảng cách đã được thu hẹp đáng kể.

Với sự hỗ trợ của AI và phương pháp phát triển hiện đại, nhiều hệ thống quản lý có thể được triển khai trong khoảng:

30 – 200 triệu đồng tùy theo chức năng, quy mô và mức độ phức tạp.

Một doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lý khách hàng, công việc, nhân viên, hợp đồng và một số báo cáo cơ bản chắc chắn sẽ có chi phí khác với một doanh nghiệp cần hệ thống ERP quản lý hàng trăm nhân sự, nhiều chi nhánh, quy trình duyệt nhiều cấp và hàng chục loại báo cáo.

Do đó, không nên hiểu rằng mọi phần mềm đều có giá giống nhau.

Điểm quan trọng là ngưỡng chi phí để bắt đầu xây dựng phần mềm riêng đã thấp hơn rất nhiều so với trước đây.

Đây là thay đổi đặc biệt có ý nghĩa đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Không còn phải ép quy trình doanh nghiệp theo phần mềm

Một trong những vấn đề thường gặp khi mua phần mềm đóng gói là doanh nghiệp phải thay đổi cách làm việc để phù hợp với phần mềm.

Phần mềm quy định có những trường dữ liệu nào, quy trình gồm những bước nào, ai được thao tác chức năng nào...

Nhưng thực tế mỗi doanh nghiệp lại có cách vận hành khác nhau.

Cùng là quản lý dự án nhưng một doanh nghiệp xây dựng sẽ khác công ty luật. Công ty luật lại khác doanh nghiệp thương mại, chuỗi spa hay công ty cung cấp dịch vụ.

Khi xây dựng phần mềm quản lý online theo yêu cầu, cách tiếp cận được đảo ngược:

Không bắt doanh nghiệp chạy theo phần mềm mà xây dựng phần mềm chạy theo quy trình của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể xác định chính xác từng phòng ban được làm gì, cấp quản lý nào được duyệt, dữ liệu nào nhân viên được xem, dashboard cần hiển thị chỉ số gì và báo cáo nào lãnh đạo thực sự cần.

Đó mới là giá trị lớn nhất của phần mềm riêng.

Thời gian triển khai được rút ngắn đáng kể

Nếu trước đây một chức năng cần vài ngày để xây dựng thì với sự hỗ trợ phù hợp của AI, thời gian thực hiện có thể được rút ngắn đáng kể.

Đặc biệt với các thành phần phổ biến như CRUD dữ liệu, biểu mẫu, bảng danh sách, bộ lọc, tìm kiếm, phân trang, xuất dữ liệu, dashboard, biểu đồ và phân quyền.

Nhờ đó, đội ngũ phát triển có thể dành nhiều thời gian hơn cho phần thực sự quan trọng:

Hiểu nghiệp vụ và tối ưu quy trình cho doanh nghiệp.

Thay vì mất phần lớn thời gian để viết những đoạn code cơ bản, người phát triển có điều kiện tập trung vào câu hỏi:

"Chức năng này làm như thế nào để nhân viên sử dụng nhanh nhất?"

Đây là sự khác biệt rất lớn.

Phần mềm nhẹ và load cực nhanh nếu được xây dựng đúng cách

Một ưu điểm khác của phần mềm quản lý theo yêu cầu là chúng ta hoàn toàn có thể chủ động kiến trúc ngay từ đầu.

Không nhất thiết phải đưa hàng trăm thư viện hoặc những thành phần không cần thiết vào hệ thống.

Doanh nghiệp cần 20 chức năng thì tập trung tối ưu đúng 20 chức năng đó.

Một hệ thống được thiết kế tốt có thể giảm đáng kể số lượng request, dung lượng JavaScript/CSS, truy vấn cơ sở dữ liệu và dữ liệu truyền giữa máy chủ với trình duyệt.

Kết quả là phần mềm có thể phản hồi rất nhanh ngay cả khi cấu hình máy chủ không quá cao.

Đặc biệt, tốc độ không chỉ là chuyện người dùng "cảm thấy nhanh".

Nếu một nhân viên phải thực hiện hàng trăm thao tác mỗi ngày, mỗi lần chuyển trang mất thêm 1-2 giây sẽ tạo ra lượng thời gian lãng phí rất lớn khi nhân lên cho hàng chục hoặc hàng trăm nhân viên.

Tối ưu tốc độ phần mềm cũng chính là tối ưu năng suất lao động.

Xây dựng để sử dụng 5 – 15 năm vẫn phải nhanh

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.

Một phần mềm hôm nay có 10.000 bản ghi có thể chạy rất nhanh. Nhưng sau 5 năm, hệ thống có thể chứa hàng triệu bản ghi.

Nếu kiến trúc ban đầu không tốt, tốc độ sẽ giảm dần theo lượng dữ liệu.

Do đó, phần mềm quản lý theo yêu cầu không nên chỉ được tối ưu cho thời điểm nghiệm thu.

Cần tính đến khả năng vận hành 5 năm, 10 năm, thậm chí 15 năm sau.

Điều này liên quan tới thiết kế database, index, cách viết câu truy vấn, phân trang, cache, xử lý file, hình ảnh, log hệ thống và chiến lược lưu trữ dữ liệu.

Mục tiêu là ngay cả khi dữ liệu tăng lên rất lớn, những thao tác thường xuyên vẫn phải phản hồi nhanh.

Tất nhiên, không thể cam kết một hệ thống sẽ "nhanh tuyệt đối" sau 15 năm mà không cần bảo trì, nâng cấp hạ tầng hay tối ưu theo quy mô dữ liệu thực tế. Nhưng nếu kiến trúc được xây dựng tốt ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm rất nhiều chi phí nâng cấp và tránh tình trạng càng sử dụng lâu phần mềm càng chậm.

Càng sử dụng lâu, phần mềm riêng càng hiểu doanh nghiệp

Một phần mềm tốt không nhất thiết phải hoàn thiện mọi chức năng ngay từ ngày đầu tiên.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những module quan trọng nhất.

Ví dụ:

Khách hàng → Hợp đồng → Công việc → Doanh thu → Công nợ → Báo cáo.

Sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp nhận thấy cần thêm chấm công thì bổ sung chấm công.

Cần đánh giá nhân viên thì phát triển module đánh giá.

Cần quy trình phê duyệt thì bổ sung workflow.

Cần kết nối email, Zalo, Microsoft hoặc hệ thống khác thì tiếp tục tích hợp.

Phần mềm lúc này không còn là một sản phẩm mua về rồi sử dụng cố định.

Nó trở thành một nền tảng quản lý phát triển song song với doanh nghiệp.

Đây là lý do một hệ thống được thiết kế tốt có thể mang giá trị trong 5 – 15 năm.

AI càng phát triển, khả năng nâng cấp càng nhanh

Một lợi ích rất đáng chú ý khác là AI không chỉ hỗ trợ quá trình xây dựng ban đầu.

Nó còn hỗ trợ cả quá trình nâng cấp sau này.

Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm và phát sinh yêu cầu mới:

"Thêm cho tôi báo cáo này."

"Thêm bước giám đốc duyệt."

"Cho nhân viên chỉ xem dữ liệu của phòng ban mình."

"Thêm dashboard doanh thu theo tháng."

"Thêm thông báo khi hợp đồng sắp hết hạn."

Những yêu cầu như vậy trước đây có thể cần nhiều thời gian phân tích và lập trình.

Hiện nay, với source code được tổ chức tốt và có AI hỗ trợ, quá trình phân tích, phát triển và kiểm tra thay đổi có thể nhanh hơn đáng kể.

Doanh nghiệp vì vậy có khả năng liên tục cải tiến phần mềm theo chính quá trình phát triển của mình.

Không phải cứ dùng AI là phần mềm sẽ tốt

AI giúp xây dựng phần mềm nhanh hơn nhưng không tự động biến một hệ thống thành phần mềm tốt.

Nếu phân tích nghiệp vụ sai thì AI có thể giúp... viết rất nhanh một chức năng sai.

Nếu thiết kế database không hợp lý, hệ thống vẫn có thể chậm.

Nếu phân quyền không chặt chẽ, phần mềm vẫn có nguy cơ xảy ra vấn đề về dữ liệu.

Vì vậy, yếu tố quan trọng nhất vẫn là sự kết hợp giữa:

Hiểu nghiệp vụ + kinh nghiệm phát triển phần mềm + AI.

AI là công cụ giúp tăng năng suất.

Người xây dựng hệ thống vẫn phải hiểu doanh nghiệp cần gì và biết cách biến yêu cầu đó thành một phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, ổn định và có khả năng mở rộng.

Đây có thể là thời điểm rất tốt để doanh nghiệp xây dựng phần mềm riêng

Trước đây, doanh nghiệp có thể phải cân nhắc rất lâu trước khoản đầu tư 300 – 800 triệu đồng cho một phần mềm quản lý theo yêu cầu.

Nhưng hiện nay, với AI hỗ trợ quá trình phát triển, bài toán đã khác.

Chi phí khoảng 30 – 200 triệu đồng tùy nhu cầu, thời gian triển khai nhanh hơn, khả năng tùy chỉnh cao và việc nâng cấp về sau cũng thuận lợi hơn đang giúp phần mềm riêng trở nên dễ tiếp cận với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp có thể sở hữu một hệ thống thực sự được xây dựng theo cách mình hoạt động.

Không dư thừa hàng trăm chức năng.

Không bắt nhân viên phải thay đổi toàn bộ cách làm việc chỉ để phù hợp với phần mềm.

Không phải phụ thuộc hoàn toàn vào những quy trình cố định của một sản phẩm đóng gói.

Thay vào đó là một hệ thống nhẹ, nhanh, đúng nhu cầu và có thể liên tục phát triển trong nhiều năm.

AI đang làm giảm đáng kể rào cản về chi phí và thời gian của việc phát triển phần mềm.

Vì vậy, nếu trước đây xây dựng phần mềm quản lý online theo yêu cầu được xem là giải pháp dành chủ yếu cho những doanh nghiệp có ngân sách lớn, thì hiện nay nó đã trở thành một lựa chọn thực tế hơn rất nhiều.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu từ một hệ thống vừa đủ với ngân sách hợp lý, sau đó tiếp tục bổ sung chức năng theo từng giai đoạn.

Và khi được xây dựng với kiến trúc tốt ngay từ đầu, phần mềm không chỉ giải quyết nhu cầu quản lý hiện tại mà còn có thể trở thành hạ tầng vận hành lâu dài của doanh nghiệp trong 5, 10 hay 15 năm tiếp theo.