Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận và giám sát các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp của một doanh nghiệp. Quản lý công nợ được coi là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty dịch vụ lẫn công ty thương mại. Bằng việc thu hồi các khoản nợ của khách hàng đúng hạn, quản lý công nợ giúp đảm bảo rằng công ty có đủ tiền để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chi trả cho các hoạt động tài chính khác.
 

Quản lý công nợ có sự khác nhau rõ rệt giữa công ty kinh doanh thương mại và công ty cung cấp dịch vụ. Sự khác biệt này được thể hiện ở những đặc điểm sau:

Công nợ trong công ty bán hàng gồm công nợ của khách hàng và công nợ với nhà cung cấp, thường liên quan đến việc ghi nhận đơn hàng, hóa đơn bán/mua hàng, các khoản giảm giá và các khoản phải thu khách hàng hoặc trả cho nhà cung cấp. 

Còn công nợ trong công ty dịch vụ chỉ bao gồm công nợ khách hàng, liên quan đến việc ghi nhận hợp đồng dịch vụ và được tính dựa trên việc hoàn thành dịch vụ, công việc đó.

Hiểu được sự khác nhau đó, ESO đã thiết kế tính năng của phần mềm quản lý vừa phù hợp nhu cầu vừa đáp ứng mục đích quản lý của hai đối tượng công ty trên. 

Phần mềm quản lý ESO - Giải pháp quản lý công nợ phù hợp cho mọi công ty.

Với tính năng đa dạng và linh hoạt, phần mềm quản lý ESO giúp giải quyết nhiều vấn đề của quá trình hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là hỗ trợ quản lý công nợ với mọi công ty một cách hiệu quả nhờ những công cụ sau

1. Ghi nhận thông tin về công nợ

Phần mềm có các công cụ ghi nhận và quản lý một số thông tin liên quan đến công nợ như:
Đối với công ty bán hàng:
- Thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp: Bạn có thể lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan đến công nợ, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ và các thông tin khác.
- Thông tin đơn hàng: Phần mềm cho phép ghi nhận thông tin về các đơn hàng tạo ra công nợ, bao gồm mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả và các chi tiết khác liên quan đến đơn hàng.
- Thông tin thanh toán: Bao gồm các khoản phí, lệ phí, tiền hàng, tổng giá trị thanh toán của công nợ.
- Thời hạn và tình trạng thanh toán của từng công nợ.
Đối với công ty dịch vụ: 
Cơ bản vẫn có công cụ ghi nhận thông tin khách hàng, thông tin thanh toán cũng như thời hạn và tình trạng thanh toán nhưng ở đây thông tin đơn hàng sẽ được thay thế bằng thông tin hợp đồng dịch vụ với khách hàng, 

 

Nhờ việc ghi nhận thông tin chi tiết về công nợ một cách cụ thể và chính xác, bạn có thể dễ dàng theo dõi và truy xuất toàn bộ thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp, các tiêu chí khác như thời gian, đơn hàng, hợp đồng,... một cách nhanh chóng. Đặc biệt là theo dõi thời hạn và tình trạng thanh toán để có kế hoạch hối nợ khách hàng hoặc thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp của mình giúp đảm bảo cân bằng ngân sách công ty cũng như giữ vững uy tín với đối tác.

2. Chức năng lọc và tìm kiếm công nợ.

Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp chức năng lọc và tìm kiếm công nợ dựa trên các tiêu chí cụ thể. Bạn có thể áp dụng bộ lọc để hiển thị chỉ các công nợ cần thiết dựa trên một số tiêu chí điển hình sau:
- Theo tên khách hàng
- Theo mã đơn hàng
- Theo thời gian hình thành công nợ
- Theo nhân viên phụ trách công nợ
- Theo loại công nợ 
- Tình trạng thanh toán của công nợ
Nhờ tính năng này, bạn có thể tìm kiếm thông tin công nợ nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức hơn.

3. Báo cáo và thống kê công nợ.

Phần mềm sẽ tạo báo cáo tự động dựa trên thông tin cụ thể trên phần mềm. Việc tạo báo cáo tự động này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của nhân viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập vào báo cáo công nợ để xem tổng quan và chi tiết về tình hình công nợ, từ đó có những giải pháp quản lý thông minh, kịp thời giải quyết vấn đề có thể xảy ra.
 

Báo cáo công nợ còn giúp nhân viên, nhà quản lý trong việc phân tích các dữ liệu, theo dõi các chỉ số quan trọng như tổng giá trị công nợ, tỷ lệ công nợ quá hạn, tiến độ thanh toán và xu hướng thanh toán của khách hàng. Thông qua phân tích, bạn có thể tìm ra những vấn đề tiềm ẩn, định hình chiến lược quản lý công nợ cho doanh nghiệp trong tương lai.

Phần mềm quản lý bán hàng ESO - lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn!

Bất kể bạn là công ty bán hàng hay công ty dịch vụ, việc sử dụng phần mềm quản lý của ESO sẽ giúp bạn quản lý công nợ một cách hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp cho bạn nhiều tính năng quản lý khác giúp giải quyết các vấn đề trong quá trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Tính linh hoạt và đa dạng của phần mềm giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề trong quá trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

ESO không chỉ đơn giản là một phần mềm quản lý bán hàng mà nó còn mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Với phương châm đề cao sự trải nghiệm của khách hàng, ESO tự hào luôn mang đến cho các bạn dịch vụ và hỗ trợ tốt nhất. Truy cập eso.vn để theo dõi và cập nhật nhiều thông tin mới nhất về phần mềm quản lý doanh nghiệp của chúng tôi.