Quản lý công việc mỗi ngày – Chức năng quan trọng trong phần mềm quản lý online

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, những kế hoạch lớn, mục tiêu doanh thu hay chiến lược dài hạn đều cần được chuyển hóa thành những công việc cụ thể mỗi ngày. Một dự án có thể kéo dài nhiều tháng, một hợp đồng có thể thực hiện qua nhiều giai đoạn, nhưng cuối cùng hiệu quả vẫn phụ thuộc vào câu hỏi rất thực tế: Hôm nay mỗi nhân sự cần làm gì, công việc nào đang chậm và việc nào đã hoàn thành?

Đó là lý do quản lý công việc mỗi ngày trở thành một trong những chức năng quan trọng của phần mềm quản lý online.

Thay vì chỉ sử dụng phần mềm như một nơi lưu trữ khách hàng, hợp đồng hay số liệu, doanh nghiệp có thể biến hệ thống thành công cụ điều hành công việc hàng ngày. Nhân viên biết mình cần làm gì, quản lý biết tiến độ của đội ngũ và ban lãnh đạo có thể nhìn thấy tình hình hoạt động chung mà không phải liên tục hỏi từng bộ phận.

Quản lý công việc mỗi ngày là gì?

Quản lý công việc mỗi ngày là việc tổ chức, phân công, theo dõi và cập nhật những nhiệm vụ mà từng nhân sự cần thực hiện trong ngày.

Một công việc trên phần mềm có thể bao gồm nhiều thông tin như:

• Tên và nội dung công việc;
• Người giao việc;
• Người chịu trách nhiệm chính;
• Người phối hợp hoặc hỗ trợ;
• Thời gian bắt đầu;
• Deadline;
• Mức độ ưu tiên;
• Dự án, hợp đồng hoặc khách hàng liên quan;
• Trạng thái thực hiện;
• Tỷ lệ hoàn thành;
• Thời gian thực tế đã sử dụng;
• Ghi chú, trao đổi và tài liệu liên quan.

Điểm quan trọng là các thông tin này được quản lý tập trung trên một hệ thống online thay vì nằm rải rác trong tin nhắn, email, bảng Excel hay trí nhớ của từng người.

Khi đăng nhập vào phần mềm vào đầu ngày, nhân viên có thể ngay lập tức nhìn thấy danh sách “Công việc hôm nay” và biết mình cần ưu tiên việc gì.

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý công việc hàng ngày?

Một trong những vấn đề phổ biến của doanh nghiệp là lãnh đạo có kế hoạch nhưng lại khó kiểm soát quá trình thực hiện ở cấp độ hàng ngày.

Ví dụ, công ty có 30 nhân viên. Mỗi nhân viên thực hiện trung bình 5 công việc trong ngày. Như vậy mỗi ngày đã phát sinh khoảng 150 đầu việc.

Nếu chỉ quản lý bằng trao đổi trực tiếp, nhóm chat hoặc Excel, người quản lý rất khó trả lời ngay những câu hỏi như:

Có bao nhiêu công việc phải hoàn thành hôm nay?

Những công việc nào đang trễ?

Nhân viên nào đang có quá nhiều việc?

Ai đang rảnh để có thể nhận thêm công việc?

Công việc quan trọng của khách hàng A đã xử lý đến đâu?

Một dự án hiện đang vướng ở nhiệm vụ nào?

Phần mềm quản lý online giúp biến hàng trăm đầu việc riêng lẻ thành dữ liệu có cấu trúc để doanh nghiệp có thể theo dõi và điều hành.

Mỗi nhân viên có một danh sách công việc riêng

Một chức năng rất hữu ích là xây dựng màn hình “Công việc của tôi” cho từng nhân sự.

Ngay sau khi đăng nhập, nhân viên có thể nhìn thấy những nhóm công việc như:

Công việc hôm nay

Đây là những nhiệm vụ cần xử lý trong ngày hiện tại.

Nhân viên không cần mở nhiều nhóm chat hoặc hỏi lại quản lý xem hôm nay phải làm gì. Hệ thống đã tổng hợp công việc dựa trên kế hoạch và deadline.

Công việc sắp đến hạn

Phần mềm có thể hiển thị những nhiệm vụ sẽ đến hạn trong vài ngày tới để nhân viên chủ động chuẩn bị.

Điều này đặc biệt quan trọng với các công việc cần nhiều thời gian xử lý.

Công việc quá hạn

Nếu đã vượt quá deadline nhưng công việc chưa hoàn thành, hệ thống có thể tự động chuyển sang trạng thái Trễ hạn và hiển thị cảnh báo nổi bật.

Ví dụ:

Trễ 2 ngày
Trễ 5 ngày
Trễ 12 ngày

Nhờ vậy, công việc bị chậm khó có thể bị bỏ quên.

Công việc đã hoàn thành

Nhân viên cũng có thể xem lại lịch sử những công việc mình đã xử lý trong ngày, tuần hoặc tháng.

Dữ liệu này về lâu dài trở thành một nguồn thông tin rất giá trị để đánh giá khối lượng và hiệu quả làm việc.

Người quản lý không cần liên tục hỏi nhân viên

Trong phương thức quản lý truyền thống, quản lý thường phải hỏi:

“Việc này làm tới đâu rồi?”

“Hồ sơ khách hàng này xong chưa?”

“Công việc hôm qua tại sao chưa hoàn thành?”

Khi số lượng nhân viên và dự án tăng lên, việc hỏi thủ công như vậy vừa mất thời gian vừa gây gián đoạn công việc.

Với phần mềm quản lý công việc online, trạng thái công việc có thể được cập nhật trực tiếp trên hệ thống.

Người quản lý chỉ cần mở Dashboard để biết:

• Tổng công việc hôm nay;
• Công việc đã hoàn thành;
• Công việc đang thực hiện;
• Công việc chưa bắt đầu;
• Công việc quá hạn;
• Công việc quan trọng;
• Khối lượng công việc theo từng nhân viên.

Nhờ đó, quản lý chuyển từ cách “hỏi để biết” sang “xem dữ liệu để quản lý”.

Công việc cần liên kết với dự án, hợp đồng và khách hàng

Một phần mềm quản lý tốt không nên quản lý công việc như những dữ liệu độc lập.

Ví dụ nhân viên có công việc:

“Hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu”

Nếu chỉ có tên công việc này thì vài tháng sau rất khó biết nó thuộc dự án nào.

Thay vào đó, công việc nên được liên kết với:

Khách hàng → Hợp đồng → Dự án → Giai đoạn → Công việc

Khi mở một dự án, người quản lý có thể xem toàn bộ công việc liên quan. Ngược lại, khi mở một công việc, nhân viên cũng có thể truy cập nhanh đến dự án, hợp đồng hoặc khách hàng tương ứng.

Đây chính là lợi thế rất lớn của phần mềm quản lý tích hợp so với việc sử dụng những danh sách công việc đơn giản.

Quản lý deadline và cảnh báo trễ hạn

Deadline là một trong những dữ liệu quan trọng nhất của quản lý công việc.

Mỗi nhiệm vụ nên có tối thiểu:

Thời gian bắt đầu – Thời gian dự kiến kết thúc – Thời gian hoàn thành thực tế.

Từ đó hệ thống có thể tự động xác định công việc đang đúng tiến độ hay trễ hạn.

Ví dụ:

Deadline: 16:00 ngày 04/09
Hoàn thành thực tế: 10:30 ngày 05/09

Phần mềm có thể xác định công việc đã hoàn thành nhưng trễ khoảng 18 giờ 30 phút.

Nếu công việc chưa hoàn thành và đã quá deadline, hệ thống tiếp tục tính thời gian trễ theo thời gian thực.

Việc này giúp doanh nghiệp không chỉ biết “đã hoàn thành hay chưa” mà còn đánh giá được “có hoàn thành đúng hạn hay không”.

Thông báo giúp hạn chế bỏ sót công việc

Một hệ thống quản lý online hiệu quả nên kết hợp chức năng công việc với hệ thống thông báo.

Khi quản lý giao nhiệm vụ, nhân viên có thể nhận thông báo ngay trên phần mềm.

Hệ thống cũng có thể cảnh báo khi:

• Có công việc mới;
• Công việc được thay đổi deadline;
• Có người bình luận hoặc phản hồi;
• Công việc sắp đến hạn;
• Công việc đã quá hạn;
• Công việc được yêu cầu chỉnh sửa;
• Công việc đã được duyệt hoặc hoàn thành.

Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, thông báo còn có thể được mở rộng qua email hoặc các nền tảng giao tiếp khác.

Mục tiêu không phải tạo thật nhiều thông báo, mà là đưa đúng thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm.

Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy toàn cảnh công việc

Đối với nhân viên, màn hình quan trọng là “Công việc của tôi”.

Nhưng đối với trưởng bộ phận và ban lãnh đạo, Dashboard công việc lại quan trọng hơn.

Dashboard có thể thể hiện các chỉ số như:

128 công việc đang thực hiện

37 công việc phải hoàn thành hôm nay

11 công việc đang trễ

8 công việc có mức ưu tiên cao

Bên cạnh con số tổng, dữ liệu có thể được trực quan hóa bằng biểu đồ theo phòng ban, dự án, trạng thái hoặc nhân sự.

Người quản lý nhờ đó có thể phát hiện vấn đề rất nhanh.

Nếu một nhân viên có 25 công việc chưa hoàn thành trong khi người khác chỉ có 5, có thể cần xem xét lại việc phân bổ nguồn lực.

Nếu một dự án liên tục có nhiều nhiệm vụ quá hạn, vấn đề có thể nằm ở quy trình hoặc kế hoạch chứ không đơn thuần ở một nhân viên.

Dữ liệu công việc giúp đánh giá nhân sự khách quan hơn

Một lợi ích dài hạn rất đáng chú ý của quản lý công việc online là tạo ra dữ liệu thực tế về hoạt động của từng nhân viên.

Sau vài tháng, doanh nghiệp có thể biết:

Nhân viên A được giao bao nhiêu công việc?

Hoàn thành bao nhiêu?

Tỷ lệ đúng hạn là bao nhiêu?

Có bao nhiêu công việc bị trễ?

Thời gian trung bình xử lý một nhiệm vụ là bao lâu?

Khối lượng công việc thực tế giữa các nhân viên có cân bằng không?

Tất nhiên, không nên đánh giá nhân viên chỉ dựa trên số lượng công việc. Một nhiệm vụ phức tạp có thể cần nhiều ngày trong khi một nhiệm vụ đơn giản chỉ mất vài phút.

Tuy nhiên, khi kết hợp dữ liệu công việc với thời gian, độ khó, mức độ ưu tiên và kết quả, doanh nghiệp sẽ có cơ sở đánh giá khách quan hơn rất nhiều so với cảm nhận chủ quan.

Quản lý công việc còn giúp chuẩn hóa quy trình

Khi dữ liệu được lưu lại đủ lâu, doanh nghiệp có thể phát hiện những công việc thường xuyên lặp lại.

Ví dụ quy trình xử lý một khách hàng mới luôn gồm:

Tiếp nhận thông tin → Tư vấn → Báo giá → Ký hợp đồng → Thực hiện → Nghiệm thu → Thanh toán.

Thay vì mỗi lần có khách hàng mới lại giao từng việc thủ công, phần mềm có thể tạo sẵn quy trình mẫu.

Khi một hợp đồng mới được tạo, hệ thống tự sinh các công việc tương ứng, phân công cho đúng phòng ban và thiết lập deadline.

Lúc này phần mềm không chỉ giúp quản lý công việc mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách làm việc.

Đây là bước tiến rất quan trọng trong quá trình số hóa quản trị doanh nghiệp.

Quản lý công việc online đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phát triển

Khi doanh nghiệp chỉ có vài nhân viên, người quản lý có thể nhớ tương đối rõ ai đang làm gì.

Nhưng khi doanh nghiệp tăng lên 20, 50 hay hàng trăm nhân viên, cách quản lý dựa vào trí nhớ và trao đổi trực tiếp sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế.

Số lượng khách hàng tăng.

Số dự án tăng.

Số hợp đồng tăng.

Số công việc mỗi ngày cũng tăng theo.

Vì vậy, càng phát triển, doanh nghiệp càng cần một hệ thống giúp biến hoạt động hàng ngày thành dữ liệu có thể theo dõi, đo lường và kiểm soát.

Phần mềm quản lý công việc nên được tùy biến theo doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành khác nhau.

Công ty luật có thể quản lý công việc theo khách hàng, vụ việc và hợp đồng.

Công ty xây dựng lại cần quản lý theo dự án, giai đoạn thi công và hạng mục.

Doanh nghiệp sản xuất có thể quản lý theo đơn hàng, kế hoạch sản xuất, công đoạn và bộ phận.

Công ty dịch vụ lại có quy trình chăm sóc khách hàng riêng.

Do đó, một ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý online được xây dựng theo nhu cầu là doanh nghiệp có thể thiết kế chức năng công việc phù hợp với chính quy trình hoạt động của mình.

Không nhất thiết doanh nghiệp phải thay đổi toàn bộ cách làm để phù hợp với phần mềm. Ngược lại, phần mềm có thể được điều chỉnh để hỗ trợ và từng bước tối ưu quy trình hiện tại.

Quản lý tốt từng ngày để quản lý tốt cả doanh nghiệp

Một hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể có rất nhiều chức năng: khách hàng, nhân sự, hợp đồng, dự án, tài chính, công nợ, báo cáo, chấm công hay đánh giá nhân viên. Tuy nhiên, quản lý công việc mỗi ngày vẫn là một trong những chức năng có ảnh hưởng trực tiếp nhất đến hoạt động thực tế.

Bởi cuối cùng, mọi kế hoạch đều phải được thực hiện thông qua những công việc cụ thể.

Khi phần mềm giúp mỗi nhân viên biết rõ hôm nay cần làm gì, giúp quản lý biết việc nào đang chậm, giúp lãnh đạo biết nguồn lực đang được sử dụng như thế nào, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể tình trạng bỏ sót công việc, chậm tiến độ và quản lý dựa trên cảm tính.

Quan trọng hơn, toàn bộ quá trình làm việc được lưu lại thành dữ liệu. Từ dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể tiếp tục phân tích, chuẩn hóa quy trình, đánh giá hiệu suất và tối ưu nguồn lực.

Quản lý tốt từng công việc mỗi ngày chính là nền tảng để quản lý tốt dự án, quản lý tốt nhân sự và cuối cùng là quản lý tốt toàn bộ doanh nghiệp.