Quy trình quản lý đơn hàng - Sự hỗ trợ đến từ phần mềm quản lý

Đầu tiên, ta cần phải hiểu quản lý đơn hàng là gì? Quy trình quản lý đơn hàng trên phần mềm ESO được thực hiện như thế nào?

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình liên quan đến việc theo dõi và giám sát tình trạng đơn hàng và quá trình thực hiện những công đoạn để hoàn tất xử lý đơn hàng đến tay khách hàng.
Quản lý đơn hàng cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về hoạt động liên quan đến đơn hàng, giúp người quản lý có thể đưa ra những giải pháp kịp thời để giải quyết rủi ro có thể xảy ra.

Thông thường, quy trình quản lý đơn hàng sẽ bao gồm các bước sau:

1. Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng: Nhận thông tin đơn hàng bộ phận sales và xác nhận thông tin đơn hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các yêu cầu đặc biệt khác.
2. Phân công công việc: Dựa trên thông tin đơn hàng, lập kế hoạch và phân công công việc cho nhân viên phụ trách đơn hàng.
3. Theo dõi tình trạng chuẩn bị hàng: Theo dõi tình trạng chuẩn bị hàng bao gồm kiểm tra và đảm bảo rằng các mặt hàng trong đơn hàng đều có sẵn và đủ số lượng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, thực hiện việc đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.
 

3. Theo dõi tình hình giao hàng: Cần cập nhật thông tin vị trí của đơn hàng trong quá trình vận chuyển, dự kiến thời gian giao hàng, ngày giao hàng thực tế để giải quyết rủi ro trong quá trình giao hàng kịp thời.
4. Xác nhận giao hàng: Sau khi giao hàng cần xác nhận giao hàng với khách hàng và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.
5. Theo dõi tình trạng thanh toán: Xử lý các thủ tục thanh toán theo quy định và hợp đồng. Gửi hóa đơn và báo cáo tài chính liên quan đến đơn hàng cho bộ phận tài chính.
6. Báo cáo kết quả thực hiện: Tổng hợp kết quả thực hiện đơn hàng và tổng kết, đánh giá.

Vai trò của quản lý đơn hàng trong một doanh nghiệp thương mại là rất quan trọng và có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và thành công của hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu quản lý đơn hàng theo truyền thống thì nguy cơ đối mặt với nhiều khó khăn là rất cao. 

Dưới đây là một số hạn chế mà quản lý đơn hàng truyền thống thường gặp phải:

- Tốn thời gian và công sức: Quản lý đơn hàng gồm nhiều công đoạn, nhiều thông tin giữa các công đoạn lồng ghép nhau, những thông tin này không được đồng bộ giữa các công đoạn nên cần nhiều thời gian để nhập liệu, theo dõi.
- Khó khăn trong theo dõi đơn hàng: Do thông tin không được cập nhật kịp thời, giao diện các bảng tính truyền thống khó quan sát trực quan và toàn diện.
- Phương pháp truyền thống không phù hợp với doanh nghiệp với số lượng, thông tin đơn hàng phức tạp vì khả năng lưu trữ và xử lý số liệu kém.

Với thời đại công nghệ hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc quản lý đơn hàng và được xem là một giải pháp tối ưu giúp quản lý đơn hàng hiệu. 

Phần mềm quản lý giúp quản lý đơn hàng tối ưu như thế nào?

- Khả năng tích hợp thông tin lớn và đồng bộ giữa các công đoạn, tiết kiệm thời gian nhập liệu nhiều lần 
- Giao diện trực quan dễ theo dõi nên việc giám sát đơn hàng dễ dàng hơn
- Có thể cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi giúp phát hiện và xử lý rủi ro kịp thời
- Tạo báo báo kết quả hoạt động trực tiếp bằng phần mềm nhanh chóng và chính xác
- Có thể lọc đơn hàng dựa trên thông tin của chúng giúp tra cứu, theo dõi thuận tiện hơn.

Với những lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại, không có lý do gì để không áp dụng nó vào quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp của mình ngay lập tức. Đây là một khoản đầu tư thông minh và mang lại lợi ích lâu dài, không chỉ thuận tiện, nhanh chóng mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng cũng như hiệu quả quản lý chung cho doanh nghiệp. 
Đặc biệt, với phần mềm quản lý bán hàng của ESO, quản lý đơn hàng một cách hiệu quả không còn là điều quá xa vời với bạn nữa. Tìm hiểu thêm một số tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý bán hàng của ESO tại đây.