Quản lý một quán cafe không đơn giản chỉ là nhận order, tính tiền và cuối ngày xem tổng doanh thu. Khi quy mô quán tăng lên, chủ quán sẽ phải quan tâm đến rất nhiều vấn đề khác như quản lý nhân viên, tiền lương, nguyên liệu, vật tư, mặt bằng, điện nước, chương trình khuyến mãi, doanh số từng món và đặc biệt là lợi nhuận thực tế mỗi tháng.

Đây cũng là lý do ESO phát triển phần mềm quản lý quán cafe theo yêu cầu, thay vì tạo ra một phần mềm cố định rồi yêu cầu tất cả quán cafe phải vận hành theo cùng một cách.

Điểm khác biệt có thể tóm gọn bằng một câu:

Bạn muốn chức năng gì, ESO làm chức năng đó cho bạn.

Quán của bạn phục vụ tại bàn? Phần mềm có quản lý bàn. Khách chủ yếu mua mang đi? Có thể order mà không cần chọn bàn. Muốn khách quét QR tự gọi món? Có thể xây dựng. Muốn tính lương nhân viên theo giờ? Phần mềm tự tính. Muốn biết chính xác mỗi tháng lời hay lỗ sau khi trừ tiền mặt bằng, điện, nước, nguyên liệu, vật tư và lương nhân viên? Hệ thống cũng có thể tổng hợp tự động.

Đó chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý quán cafe ESO.

1. Phần mềm được xây dựng theo cách quán của bạn đang hoạt động

Một trong những vấn đề của phần mềm quản lý đóng gói là doanh nghiệp phải học cách vận hành theo phần mềm.

ESO lựa chọn hướng ngược lại:

Phần mềm được xây dựng và điều chỉnh theo quy trình vận hành thực tế của quán.

Ví dụ, ban đầu một quán có thể chỉ cần nhân viên tạo order. Nhưng sau một thời gian, chủ quán muốn khách ngồi tại bàn tự quét QR để gọi món.

Chức năng đó có thể được bổ sung.

Sau đó quán muốn quản lý chi phí nguyên liệu, tính lương theo giờ hay tạo chương trình khuyến mãi theo từng món. Những chức năng mới tiếp tục được phát triển trên chính hệ thống đang sử dụng.

Nhờ đó phần mềm có khả năng phát triển cùng với hoạt động kinh doanh của quán, thay vì phải thay toàn bộ hệ thống mỗi khi xuất hiện nhu cầu mới.

2. Order nhanh, trực quan và phù hợp màn hình cảm ứng

Order là chức năng nhân viên sử dụng nhiều nhất trong ngày, vì vậy giao diện phải càng đơn giản càng tốt.

Phần mềm của ESO chia nước uống theo các danh mục như:

Tất cả – Cà phê – Trà – Nước ép – Đá xay...

Mỗi món có thể hiển thị tên, giá bán và hình ảnh để nhân viên nhận biết nhanh.

Đặc biệt, giao diện được tối ưu cho máy tính, tablet và điện thoại.

Những yêu cầu thường xuyên của khách cũng không bắt nhân viên phải gõ bằng bàn phím. Các lựa chọn như:

50% đá – 20% đá – Không đá – 50% đường – 20% đường – Không đường

được thiết kế thành các nút bấm.

Nhân viên chỉ cần chạm để chọn.

Với quán sử dụng tablet hoặc màn hình cảm ứng tại quầy, cách thiết kế này giúp tốc độ order nhanh hơn đáng kể.

3. Không bắt buộc chọn bàn

Một chi tiết thể hiện khá rõ lợi thế của phần mềm theo yêu cầu là chức năng chọn bàn.

Nhiều hệ thống POS mặc định một order phải thuộc một bàn. Nhưng thực tế không phải quán cafe nào cũng hoạt động như vậy.

Một quán có thể vừa phục vụ khách tại bàn, vừa có khách mua mang đi, vừa có khách order rồi tự lấy nước tại quầy.

Vì vậy phần mềm ESO có thể cho phép:

Có bàn thì chọn bàn – không có bàn vẫn tạo Order bình thường.

Đây chính là tư duy thiết kế phần mềm dựa trên vận hành thực tế thay vì áp đặt một quy trình cố định.

4. Khách có thể quét QR và tự Order

Quán muốn giảm thời gian nhân viên phải đến từng bàn ghi món có thể triển khai chức năng khách hàng tự Order.

Mỗi bàn có một đường dẫn riêng.

Quán chỉ cần tạo QR Code từ đường dẫn đó và đặt mã QR trên bàn.

Ví dụ khách ngồi Bàn 05, quét QR của Bàn 05, hệ thống tự nhận biết bàn. Khách chọn Cà phê, Trà, Nước ép hoặc các món khác, lựa chọn số lượng rồi gửi Order.

Đơn hàng sau đó xuất hiện tại màn hình quản lý của nhân viên.

Điều này tạo ra quy trình rất thuận tiện:

Quét QR → Chọn món → Gửi Order → Quầy nhận đơn → Pha chế → Phục vụ.

Quán giảm được thao tác ghi món thủ công, trong khi khách hàng cũng có thêm một phương thức gọi món hiện đại.

5. Danh sách Order tự động cập nhật

Khi triển khai khách tự gọi món, việc nhân viên phải bấm "Tải lại" liên tục để kiểm tra đơn mới sẽ rất bất tiện.

Do đó hệ thống có thể tự động kiểm tra Order mới theo chu kỳ ngắn.

Khi khách gửi đơn, danh sách Order của nhân viên được cập nhật mà không cần tải lại toàn bộ trang.

Order khách tự đặt cũng có thể được đánh dấu riêng để nhân viên dễ nhận biết.

Đây cũng là ví dụ cho khả năng tùy chỉnh của phần mềm ESO: một chức năng nhỏ phát sinh trong quá trình sử dụng hoàn toàn có thể được bổ sung để quy trình vận hành thuận tiện hơn.

6. Quản lý menu nước uống linh hoạt

Người quản lý có riêng khu vực quản lý danh mục và nước uống.

Có thể tạo những danh mục như:

Cà phê, Trà, Nước ép, Đá xay...

Trong từng danh mục, quản lý có thể thêm, sửa hoặc cập nhật thông tin sản phẩm, giá bán và hình ảnh.

Khi menu thay đổi, dữ liệu trên màn hình Order cũng thay đổi theo.

Nhờ vậy nhân viên không phải nhớ giá và cũng không cần chỉnh sửa thủ công ở nhiều nơi.

7. Quản lý chương trình khuyến mãi

Khuyến mãi là công cụ rất hiệu quả để kích thích doanh số nhưng nếu quản lý thủ công lại dễ gây nhầm lẫn.

Phần mềm cho phép tạo chương trình với:

• Tên khuyến mãi
• Thời gian áp dụng
• Mã khuyến mãi
• Giảm theo phần trăm
• Hoặc giảm một số tiền cố định
• Áp dụng toàn bộ menu
• Hoặc chỉ áp dụng cho một số món

Ví dụ:

Happy Hour – giảm 10% từ 14h đến 17h

hoặc:

MATCHA20 – giảm 20.000 đồng cho nhóm Matcha.

Khi tạo Order, nhân viên có thể chọn chương trình hoặc nhập mã.

Đặc biệt, một Order chỉ được áp dụng một chương trình khuyến mãi, giúp tránh cộng dồn ưu đãi ngoài ý muốn.

8. Quản lý thanh toán tiền mặt và chuyển khoản

Phần mềm hỗ trợ những phương thức thanh toán phổ biến như:

Tiền mặt và Chuyển khoản.

Nhân viên lựa chọn trực tiếp bằng các nút bấm thay vì select nhỏ khó thao tác trên màn hình cảm ứng.

Khi khách chọn chuyển khoản, màn hình có thể hiển thị hình ảnh QR hoặc thông tin tài khoản ngân hàng của quán.

Người quản lý có thể thay đổi hình ảnh thanh toán ngay trong khu vực quản trị.

9. Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng và năm

Toàn bộ Order tạo ra dữ liệu doanh thu.

Thay vì chỉ lưu lại để tra cứu, phần mềm tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo trực quan.

Chủ quán có thể xem doanh thu từng ngày trong tháng, so sánh các ngày với nhau và xem biểu đồ doanh thu các tháng trong năm.

Ví dụ, hệ thống có thể giúp nhận biết:

• Thứ Bảy và Chủ nhật thường có doanh thu cao.
• Tháng 7 đạt 120 triệu.
• Tháng 8 tăng lên 145 triệu.
• Một số ngày doanh số giảm bất thường.

Dữ liệu này giúp chủ quán hiểu rõ tình hình kinh doanh thay vì chỉ đánh giá bằng cảm giác.

10. Biết món nào đang bán chạy

Dashboard còn thống kê số lượng bán theo từng loại nước uống.

Các món được sắp xếp từ số lượng bán cao xuống thấp.

Ví dụ:

1. Matcha đá xay – 320 ly
2. Bạc xỉu – 285 ly
3. Cà phê sữa – 270 ly
4. Nước ép dưa hấu – 190 ly

Một báo cáo khác lại sắp xếp theo doanh số của từng món.

Hai báo cáo kết hợp giúp chủ quán biết món nào bán nhiều và món nào thực sự tạo ra doanh thu lớn.

Đây là dữ liệu quan trọng khi quyết định thay đổi menu, chạy quảng cáo hoặc xây dựng chương trình khuyến mãi.

11. Theo dõi hiệu quả Order của từng nhân viên

Mỗi Order do nhân viên tạo đều lưu người thực hiện.

Từ dữ liệu này, phần mềm thống kê:

Số Order – Tổng số món – Doanh số – Doanh thu trung bình mỗi Order

theo từng nhân viên.

Chủ quán có thêm dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng thay vì chỉ dựa vào quan sát.

12. Quản lý toàn bộ chi phí của quán cafe

Đây là một trong những ưu điểm quan trọng nhất của hệ thống.

Doanh thu không phải lợi nhuận.

Một quán bán được 200 triệu đồng/tháng nghe có vẻ rất tốt. Nhưng nếu tổng chi phí là 190 triệu thì lợi nhuận thực tế chỉ còn 10 triệu.

Vì vậy ESO xây dựng riêng hệ thống quản lý các khoản:

• Chi phí mặt bằng
• Tiền điện
• Tiền nước
• Chi phí khác
• Tiền lương nhân viên
• Chi phí nguyên liệu
• Chi phí vật tư

Tất cả được quản lý theo từng tháng.

13. Quản lý nguyên liệu và vật tư đến từng dòng

Thay vì nhập một con số chung như:

Nguyên liệu tháng 8: 30.000.000 đồng

người quản lý có thể nhập chi tiết:

Nguyên liệu	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
Cà phê	20	300.000đ	6.000.000đ
Sữa	100	35.000đ	3.500.000đ
Matcha	10	500.000đ	5.000.000đ

Hệ thống tự tính:

Số lượng × Đơn giá = Thành tiền.

Vật tư như ly, ống hút, khăn giấy, túi mang đi... cũng có thể quản lý tương tự.

Nhờ đó chủ quán biết chính xác tiền đang được chi vào đâu.

14. Quản lý tiền lương nhân viên riêng biệt

ESO xây dựng riêng một trang quản lý lương.

Mỗi nhân viên có thể lưu:

Tên – CCCD – Lương/giờ – Số giờ làm – Tổng tiền lương.

Ví dụ:

30.000 đồng/giờ × 180 giờ = 5.400.000 đồng.

Phần mềm tự tính tiền lương.

Đặc biệt, tổng lương của tất cả nhân viên trong tháng được tự động chuyển sang phần Chi phí, không yêu cầu nhập lại.

Nhờ đó dữ liệu giữa bảng lương và báo cáo tài chính luôn thống nhất.

15. Tính chính xác lợi nhuận hàng tháng

Khi đã có dữ liệu doanh thu và chi phí, hệ thống có thể giải quyết câu hỏi quan trọng nhất của chủ quán:

Tháng này quán thực sự lời bao nhiêu?

Công thức rất rõ:

LỢI NHUẬN = DOANH THU – TỔNG CHI PHÍ

Trong đó tổng chi phí bao gồm mặt bằng, điện, nước, lương, nguyên liệu, vật tư và những khoản phát sinh khác.

Dashboard sau đó hiển thị đồng thời:

Doanh thu – Tổng chi phí – Lợi nhuận.

Đây là điểm khác biệt rất lớn giữa một phần mềm chỉ dùng để Order và một phần mềm quản lý quán cafe toàn diện.

16. Phân quyền Admin, Quản lý và Nhân viên

Dữ liệu doanh thu, tiền lương và lợi nhuận không phải thông tin mà nhân viên nào cũng cần xem.

Do đó hệ thống được phân quyền theo tài khoản.

Nhân viên sử dụng những chức năng phục vụ công việc hàng ngày.

Quản lý có quyền cao hơn như quản lý menu, chỉnh sửa Order, khuyến mãi, chi phí và lương.

Admin có thể quản lý cả hệ thống và tài khoản người dùng.

Cách phân quyền này vừa thuận tiện vừa hạn chế việc người không có trách nhiệm thay đổi dữ liệu quan trọng.

17. Bạn muốn chức năng gì, ESO làm chức năng đó cho bạn

Đây chính là ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý quán cafe ESO.

ESO không đặt mục tiêu tạo ra một bộ phần mềm thật nhiều chức năng rồi bắt tất cả khách hàng phải sử dụng giống nhau.

Mỗi quán có cách vận hành riêng.

Quán A muốn khách quét QR tự Order.

Quán B muốn quản lý nguyên liệu thật chi tiết.

Quán C muốn tính lương theo giờ.

Quán D lại muốn quản lý thêm công nợ nhà cung cấp, kho hàng hoặc chấm công nhân viên.

Với cách xây dựng phần mềm theo yêu cầu, những chức năng đó có thể tiếp tục được phát triển.

Bạn cần thêm tính năng? ESO phát triển thêm.
Bạn muốn báo cáo theo cách riêng? ESO tùy chỉnh.
Bạn muốn thay đổi giao diện cho phù hợp màn hình cảm ứng? ESO điều chỉnh.
Bạn muốn kết nối thêm thiết bị hoặc một hệ thống khác? Có thể tiếp tục nghiên cứu tích hợp.

Phần mềm vì thế không phải một sản phẩm "đóng khung", mà có khả năng phát triển theo chính hoạt động kinh doanh của quán.

Phần mềm quản lý quán cafe ESO – Quản lý để biết chính xác quán đang lời hay lỗ

Giá trị cuối cùng của một phần mềm quản lý quán cafe không nằm ở việc có thật nhiều nút bấm.

Điều quan trọng là phần mềm có giải quyết được những vấn đề thực tế của chủ quán hay không.

Từ Order nhanh, khách tự gọi món bằng QR, quản lý menu, khuyến mãi, thanh toán, báo cáo doanh thu, thống kê món bán chạy, quản lý nhân viên, đến tiền lương, nguyên liệu, vật tư, mặt bằng, điện nước và toàn bộ chi phí, hệ thống giúp dữ liệu kinh doanh được tập trung về một nơi.

Cuối tháng, thay vì ngồi cộng hàng loạt sổ sách và file Excel, chủ quán có thể nhìn vào ba con số quan trọng:

DOANH THU – CHI PHÍ – LỢI NHUẬN.

Và nếu trong quá trình sử dụng xuất hiện một nhu cầu quản lý mới, hệ thống vẫn có thể tiếp tục được nâng cấp.

Đó cũng chính là định hướng của ESO khi xây dựng phần mềm theo yêu cầu:

Bạn muốn chức năng gì, ESO làm chức năng đó cho bạn.

Một phần mềm tốt không bắt doanh nghiệp thay đổi để phù hợp với phần mềm. Phần mềm phải thay đổi và phát triển để ngày càng phù hợp hơn với doanh nghiệp.