Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP? Sử dụng phần mềm ERP có thực sự phòng tránh rủi ro hay không?
Hiện nay, phần mềm ERP đang ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp tin dùng. Tuy nhiên, để xác định khi nào công ty của mình nên sử dụng phần mềm ERP là điều không phải ai cũng biết.
Sự thật là không có bất cứ một thời điểm cụ thể nào có thể trực tiếp dẫn đến quyết định về việc có nên sử dụng phần mềm ERP hay không mà quyết định này được đưa ra khi người quản lý nhận thức được các rủi ro có thể xảy đến trong tương lai liên quan đến việc quản trị doanh nghiệp.
Bản chất của rủi ro là không thể lường trước được nên việc chủ động lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro gây ra luôn hiệu quả hơn là bị động chờ rủi ro đến và khắc phục hậu quả mà nó gây ra. Vì vậy, lời khuyên dành cho các doanh nghiệp đó là hãy sử dụng phần mềm quản lý càng sớm càng tốt, điều này đảm bảo xây dựng hệ thống quản lý , dự báo và phòng tránh rủi ro không đáng có trong tương lai.
Quả thực, việc sử dụng phần mềm ERP từ sớm có thể giải quyết một số vấn đề, rủi ro tiêu biểu có thể xảy ra trong tương lai như sau:
1. Vấn đề liên quan đến việc tích hợp thông tin khi mở rộng quy mô doanh nghiệp trong tương lai.
Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, đồng nghĩa khối lượng công việc và việc quản lý trở nên phức tạp hơn. Điều này đặt ra yêu cầu về việc:- Tích hợp thông tin các phòng ban
- Tích hợp thông tin giữa các chi nhánh
Nhờ phần mềm ERP, người quản lý vừa đồng bộ được thông tin giữa các phòng ban, vừa quản lý các chi nhánh một cách trực quan thông qua việc liên kết và tích hợp thông tin trên cùng một hệ thống.
2. Tránh rủi ro trong việc truy cập và trích xuất dữ liệu
- Rủi ro mất dữ liệu: Phần mềm ERP cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung. Thay vì lưu trữ thông tin trong các bảng tính, hệ thống file riêng lẻ hoặc văn bản, dữ liệu được tập trung trong cơ sở dữ liệu của phần mềm ERP. Điều này giảm thiểu rủi ro mất hoặc thất lạc dữ liệu khi lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng tăng dần theo thời gian.
- Rủi ro sai sót trong trích xuất dữ liệu: Khi muốn xem hoạt động, kết quả công việc người quản lý có thể sử dụng excel để tổng hợp, tuy nhiên việc tổng hợp bằng phương thức này chỉ có thể thực hiện với khối lượng thông tin trong thời hạn ngắn, vấn về trích xuất dữ liệu chính xác và đầy đủ thông tin là rủi ro mà người quản lý có thể lường trước được. Vì vậy, quyết định sử dụng phần mềm ERP từ sớm giúp tránh khỏi rủi ro này.
3. Giải quyết rủi ro từ nhân viên nội bộ
Nhà quản lý lo sợ rằng, thông tin có nguy cơ bị lấy cắp từ nhân viên trong công ty do sự toàn quyền trong việc sử dụng dữ liệu. Vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng thông qua chức năng phân quyền của phần mềm ERP để xử lý.Theo đó, chức năng phân quyền của phần mềm ERP đảm bảo các nhân viên chỉ có quyền truy cập vào thông tin và dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ, điều này giới hạn thông tin, dữ liệu mà nhân viên có được. Vì vậy, người quản lý có thể giảm bớt rủi ro bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài, đặc biệt là rò rỉ thông tin từ nhân viên nội bộ sang đối thủ cạnh tranh.
4. Giải quyết rủi ro từ sự phức tạp trong hệ thống công nghệ thông tin của công ty
Phần mềm ERP giúp Doanh nghiệp nói “KHÔNG” với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ trong tương lai. Trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ đảm nhận những chức năng, nhiệm vụ khác nhau từ đó, đòi hỏi phải có những công cụ để thực hiện các nghiệp vụ này.- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
- Phần mềm chấm công, quản lý nhân sự
- Phần mềm kế toán, quản lý tài chính
- Phần mềm bán hàng
Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cùng lúc lại không mang lại hiệu quả. Vì không được tích hợp thành hệ thống chung nên dữ liệu và thông tin giữa các phòng ban thường bị phân tán và không liên kết với nhau.
Phần mềm ERP cung cấp tính năng tích hợp, cho phép tập hợp và tổ chức dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành một hệ thống duy nhất. Điều này giúp đảm bảo sự nhất quán và khả năng truy cập thông tin hiệu quả.
Kết Luận
Quả thực, việc sử dụng phần mềm quản lý từ sớm là một hoạt động đầu tư hữu hiệu cho doanh nghiệp, đây là một quyết định thông minh và mang lại giá trị lâu dài cho sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý ERP còn mang lại nhiều lợi ích rất quan trọng cho doanh nghiệp. Tham khảo thêm bài viết lợi ích của phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp tại đây
