1. Vì sao nhiều doanh nghiệp “đi tìm phần mềm khớp 100%” và rồi thất vọng?

Khi bắt đầu chuyển đổi số, rất nhiều doanh nghiệp có tâm lý:

• “Có phần mềm nào có sẵn giống y nhu cầu công ty mình không?”

• “Mình chỉ cần mua về dùng luôn, khỏi chỉnh sửa.”

• “Miễn là khớp 100% quy trình hiện tại.”

Nghe có vẻ hợp lý. Ai cũng muốn một giải pháp “mua là chạy”, càng nhanh càng tốt, càng ít phải thay đổi càng tốt. Nhưng thực tế triển khai phần mềm trong doanh nghiệp lại thường dẫn đến một kết luận khá phũ:

Đi tìm phần mềm quản lý có sẵn khớp 100% nhu cầu là một sai lầm phổ biến.

Và sai lầm này dẫn tới hàng loạt hệ quả:

• demo thì thấy “có vẻ hợp”

• dùng 1–2 tháng đầu thì “tạm ổn”

• nhưng càng vận hành thật, càng phát sinh tình huống

• rồi bắt đầu thấy “không đúng quy trình”, “thiếu cái quan trọng”, “thừa cái không dùng”

• cuối cùng doanh nghiệp bỏ phần mềm hoặc dùng nửa vời

Đáng nói hơn, nhiều doanh nghiệp không bỏ ngay, mà rơi vào trạng thái “kẹt”:

• vẫn trả phí hằng tháng

• nhân viên vẫn phải làm thêm Excel

• báo cáo vẫn tổng hợp thủ công

• hiệu quả không tăng, mà chi phí tăng

Vậy tại sao lại như vậy?

2. Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khác nhau – gần như không thể “giống nhau hoàn toàn”

Nhiều người nghĩ rằng:
“Cùng ngành thì nhu cầu giống nhau.”

Nhưng thực tế, cùng ngành chỉ là điểm xuất phát, còn cách doanh nghiệp vận hành phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như:

• mô hình tổ chức (phòng ban, chi nhánh, đội nhóm)

• sản phẩm/dịch vụ cụ thể

• cách phân quyền quản trị

• cách ra quyết định (tập trung hay phân quyền)

• quy trình làm việc nội bộ

• văn hóa doanh nghiệp

• mức độ tiêu chuẩn hóa dữ liệu

• chiến lược tăng trưởng (tăng nhanh hay ổn định)

Mỗi yếu tố này sẽ tạo ra “biến số” làm nhu cầu phần mềm khác nhau.

Ví dụ đơn giản

Cùng là doanh nghiệp dịch vụ, nhưng:

• doanh nghiệp A quản lý theo hợp đồng và giai đoạn triển khai

• doanh nghiệp B quản lý theo đầu việc và đội nhóm thực thi

• doanh nghiệp C quản lý theo chi nhánh và khoản mục doanh thu/chi phí

Chỉ cần khác cách quản lý, thì phần mềm “đúng nhu cầu” đã khác nhau hoàn toàn.

3. Thậm chí 2 công ty cùng quy mô, cùng nội dung kinh doanh vẫn có nhu cầu phần mềm khác nhau

Đây là điểm rất quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua.

Bạn có thể gặp tình huống:

• Hai công ty cùng quy mô 50 người

• Cùng ngành dịch vụ

• Cùng bán một loại sản phẩm/dịch vụ

• Cùng tệp khách hàng

Nhưng khi triển khai phần mềm quản lý, họ lại yêu cầu hoàn toàn khác nhau. Vì sao?

Vì quan điểm quản lý của ban lãnh đạo khác nhau.

3.1. Khác quan điểm về phân quyền

• Công ty A: lãnh đạo muốn kiểm soát chặt, mọi thứ phải qua duyệt

• Công ty B: lãnh đạo muốn phân quyền mạnh, trưởng bộ phận tự quyết

=> Nhu cầu phần mềm về workflow phê duyệt và phân quyền sẽ khác hoàn toàn.

3.2. Khác quan điểm về KPI và báo cáo

• Công ty A: tập trung KPI theo doanh thu, hợp đồng, lợi nhuận

• Công ty B: tập trung KPI theo năng suất, tiến độ, SLA phục vụ khách

=> Nhu cầu báo cáo, dashboard, cách đo hiệu quả khác nhau.

3.3. Khác quan điểm về quy trình vận hành

• Công ty A: muốn quy trình chặt chẽ từng bước

• Công ty B: muốn linh hoạt, miễn đạt kết quả

=> Nhu cầu workflow, checklist, biểu mẫu, quy định trạng thái khác nhau.

Chỉ cần khác quan điểm quản trị là phần mềm đã không thể “khớp”.

4. Vì sao gần như không thể có phần mềm quản lý có sẵn khớp 100% nhu cầu?

4.1. Phần mềm đóng gói phải phục vụ “số đông”

Một phần mềm có sẵn trên thị trường thường phải:

• bán cho nhiều doanh nghiệp

• đáp ứng nhu cầu chung

• xây chức năng phổ biến nhất

Nếu họ làm “quá riêng” cho một doanh nghiệp nào đó, sản phẩm sẽ khó bán.

Vì vậy, phần mềm đóng gói thường:
✅ đúng nhu cầu cơ bản
❌ nhưng thiếu chiều sâu nghiệp vụ theo từng doanh nghiệp

4.2. Nhu cầu thực tế chỉ xuất hiện khi “vận hành thật”

Một lý do lớn khiến doanh nghiệp đánh giá sai là:

• lúc demo/khảo sát, doanh nghiệp chỉ nghĩ đến nhu cầu “đang nhìn thấy”

• nhưng khi vận hành thật, mới phát sinh nhu cầu ẩn

Ví dụ:

• muốn phân quyền theo khách hàng/hợp đồng

• muốn cảnh báo trễ hạn theo từng mốc

• muốn tính thưởng theo hợp đồng hoặc theo hiệu suất

• muốn quản lý chi phí phát sinh theo dự án

• muốn thay đổi quy trình phê duyệt theo phòng ban

Đây là những thứ không phải doanh nghiệp nào cũng nghĩ ra trước.

4.3. “Khớp 80%” đã rất khó vì mỗi doanh nghiệp có biến số riêng

Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu:

• “chỉ cần khớp 80% thôi cũng được”

Nhưng thực tế, để một phần mềm đóng gói khớp được 80% nhu cầu của một doanh nghiệp cụ thể là rất khó, vì:

• phần mềm có thể khớp tính năng, nhưng không khớp quy trình

• có thể khớp quy trình, nhưng không khớp phân quyền

• có thể khớp vận hành, nhưng không khớp báo cáo KPI

• có thể khớp “cách làm”, nhưng không khớp “cách quản trị”

Và doanh nghiệp thường bỏ phần mềm không phải vì thiếu 20% “nhỏ”, mà vì thiếu đúng vài thứ “cốt lõi”:

• phân quyền không đúng

• báo cáo không đúng

• workflow không đúng

• không quản lý theo hợp đồng/case như cần

Chỉ cần sai 1 trong những phần cốt lõi này, phần mềm đã khó dùng.

5. Hậu quả khi doanh nghiệp cố đi tìm phần mềm có sẵn khớp 100%

5.1. Mất thời gian lựa chọn nhưng vẫn sai

Doanh nghiệp có thể mất:

• vài tuần demo

• vài tháng test

• đổi nhiều nhà cung cấp
  …nhưng vẫn không tìm được.

5.2. Dùng nửa vời: phần mềm một nửa – Excel một nửa

Đây là trạng thái phổ biến nhất:

• dữ liệu nằm một phần trong phần mềm

• một phần nằm trong Excel

• báo cáo phải tổng hợp thủ công

Kết quả:

• tốn thời gian gấp đôi

• dễ sai số

• nhân viên nản

• lãnh đạo không có dữ liệu real-time

5.3. Bỏ phần mềm sau 3–6 tháng

Doanh nghiệp bỏ phần mềm vì:

• không phù hợp

• không tùy chỉnh được

• không cải thiện hiệu suất

• mất niềm tin vào hệ thống

Và vòng lặp lại bắt đầu.

6. Giải pháp đúng: Chọn phần mềm quản lý có thể xây dựng thêm và chỉnh sửa theo nhu cầu

Nếu gần như không thể có phần mềm khớp 100%, vậy doanh nghiệp nên làm gì?

Câu trả lời thực tế nhất là:

Chọn một phần mềm quản lý có nền tảng tốt và có thể tùy chỉnh – xây dựng thêm theo nhu cầu.

6.1. Tư duy đúng khi chọn phần mềm

Thay vì hỏi:
❌ “Phần mềm có khớp 100% công ty tôi không?”

Hãy hỏi:
✅ “Phần mềm có đáp ứng phần lõi không?”
✅ “Có chỉnh sửa theo nhu cầu được không?”
✅ “Có nâng cấp theo giai đoạn được không?”
✅ “Chi phí và lộ trình nâng cấp thế nào?”

7. Lộ trình triển khai đúng: Dùng trước – hiểu rõ nhu cầu – rồi nâng cấp

Đây là cách triển khai hiệu quả và ít rủi ro nhất:

Giai đoạn 1: Chọn phần mềm khớp phần lõi (60–70%)

Phần lõi thường là:

• quản lý khách hàng/hợp đồng/dự án

• quản lý công việc theo quy trình

• phân quyền cơ bản

• báo cáo vận hành cơ bản

Giai đoạn 2: Vận hành thật và “lộ nhu cầu ẩn”

Trong 1–3 tháng sử dụng, doanh nghiệp sẽ phát hiện:

• cần thêm trường dữ liệu gì

• cần thêm bước phê duyệt gì

• cần báo cáo KPI dạng nào

• cần cảnh báo nào

• cần tích hợp gì

Giai đoạn 3: Xây dựng thêm – chỉnh sửa theo nhu cầu

Lúc này nâng cấp sẽ:

• đúng nhu cầu thật

• không làm thừa

• tối ưu chi phí

• tăng hiệu quả rõ ràng

Giai đoạn 4: Tối ưu liên tục theo từng lần nâng cấp nhỏ

Nâng cấp nhiều lần theo lộ trình sẽ giúp phần mềm:
✅ càng dùng càng phù hợp
✅ càng dùng càng hiệu quả
✅ đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài

8. Checklist nhanh: 6 tiêu chí để chọn phần mềm “có thể phát triển theo nhu cầu”

Khi chọn phần mềm, bạn nên đánh giá 6 tiêu chí sau:

1. Có tùy chỉnh workflow/phê duyệt không?

2. Có phân quyền chi tiết theo vai trò & dữ liệu không?

3. Có thể thêm trường dữ liệu, biểu mẫu, trạng thái không?

4. Có báo cáo tùy biến theo KPI không?

5. Có khả năng tích hợp API (kế toán, CRM, email, tổng đài) không?

6. Có lộ trình nâng cấp và chi phí minh bạch không?

Nếu phần mềm có 4–6 tiêu chí trên, bạn đang đi đúng hướng.

9. Kết luận: Đừng tìm phần mềm khớp 100% – hãy chọn phần mềm có thể “lớn lên” cùng doanh nghiệp

Sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là đi tìm một phần mềm quản lý có sẵn khớp 100% nhu cầu. Thực tế:

• mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau

• thậm chí hai công ty cùng ngành, cùng quy mô vẫn khác do quan điểm quản trị

• vì vậy gần như không thể có phần mềm “khớp 100%” trên thị trường

• ngay cả “khớp 80%” đã là rất khó

Giải pháp đúng là:
✅ chọn phần mềm có nền tảng tốt, khớp phần lõi
✅ có thể xây dựng thêm, chỉnh sửa theo nhu cầu
✅ triển khai theo lộ trình: dùng – phát hiện – nâng cấp – tối ưu

Đây là cách giúp doanh nghiệp:

• tiết kiệm chi phí lâu dài

• tránh bỏ phần mềm giữa chừng

• xây hệ thống quản lý phù hợp thực tế

• tăng lợi nhuận, giảm rủi ro, giữ chân người giỏi