Trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp nào cũng hiểu rằng phần mềm quản lý là công cụ quan trọng để vận hành hiệu quả, kiểm soát dữ liệu và nâng cao năng suất. Vì thế, không ít doanh nghiệp đã đầu tư mạnh vào các phần mềm quản lý như:

• phần mềm quản lý công việc

• phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

• phần mềm quản lý quy trình nội bộ

• phần mềm quản lý kế toán, nhân sự

• phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP

Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy một điều khá “đau lòng”: rất nhiều doanh nghiệp bỏ phần mềm chỉ sau một thời gian sử dụng.

Đây không phải chuyện hiếm. Thậm chí, có doanh nghiệp thay phần mềm nhiều lần:
👉 mua phần mềm A dùng vài tháng rồi bỏ
👉 chuyển sang phần mềm B cũng không phù hợp
👉 cuối cùng quay lại Excel, Zalo, Google Sheet… vì “dễ hơn và đỡ tốn phí”.

Vậy nguyên nhân thật sự nằm ở đâu?

Đa phần doanh nghiệp bỏ phần mềm không phải vì họ không cần phần mềm, mà vì:

✅ phần mềm không phù hợp với nhu cầu thực tế
✅ doanh nghiệp không thể chỉnh sửa, nâng cấp theo đặc thù vận hành
✅ chi phí phát sinh lớn hơn dự tính
✅ hoặc dự án tự xây phần mềm không đáp ứng đủ nhu cầu, dẫn đến bỏ dở

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào 2 lý do chính khiến doanh nghiệp thường phải “chia tay” phần mềm quản lý đang dùng, đồng thời phân tích các hệ quả và giải pháp để tránh lặp lại sai lầm.

---

1. Thực trạng: Vì sao doanh nghiệp thường bỏ phần mềm quản lý?

Hầu hết doanh nghiệp đều bắt đầu bằng một kỳ vọng rất rõ ràng:

• muốn làm việc có hệ thống

• muốn dữ liệu tập trung

• muốn kiểm soát nhân sự

• muốn quản lý tiến độ, chi phí, doanh thu

• muốn giảm phụ thuộc vào con người

Nhưng sau một thời gian sử dụng, họ bắt đầu gặp các vấn đề:

• phần mềm không “vừa” với quy trình nội bộ

• muốn sửa mà không sửa được

• muốn thêm chức năng mới nhưng bị báo giá rất cao

• phần mềm chạy chậm, khó dùng, nhân viên không hợp tác

• báo cáo không ra đúng nhu cầu

• chi phí tăng liên tục theo user và phát sinh

Cuối cùng, phần mềm – thay vì trở thành công cụ hỗ trợ – lại trở thành một “gánh nặng”:

❌ mất thời gian
❌ phát sinh chi phí
❌ gây cản trở vận hành
❌ nhân viên phản ứng và quay lại làm kiểu cũ

Và điều đó dẫn đến quyết định bỏ phần mềm – dù ban đầu doanh nghiệp rất quyết tâm.

---

2 lý do chính khiến doanh nghiệp thường bỏ phần mềm quản lý

2. Lý do số 1: Doanh nghiệp thuê phần mềm đóng gói sẵn – dùng một thời gian mới thấy không phù hợp và không thể chỉnh sửa

2.1. Phần mềm đóng gói có ưu điểm nhưng cũng có giới hạn

Phần mềm đóng gói (SaaS hoặc Off-the-shelf software) thường được doanh nghiệp lựa chọn vì:

✅ triển khai nhanh
✅ chi phí ban đầu thấp
✅ không cần đội ngũ IT nội bộ
✅ có sẵn các tính năng phổ biến
✅ có tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ

Vấn đề là: phần mềm đóng gói được xây dựng theo tiêu chuẩn chung, nên càng dùng lâu, doanh nghiệp càng nhận ra:

“Cái mình cần thì phần mềm không có, cái phần mềm có thì mình lại không dùng.”

Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp “đầu tư sai ngay từ đầu”, vì họ nghĩ rằng phần mềm quản lý chỉ cần “có chức năng” là được.

Nhưng thực tế, phần mềm quản lý trong doanh nghiệp phải đáp ứng được:

• quy trình nội bộ

• cách phối hợp giữa phòng ban

• đặc thù ngành nghề

• mô hình quản trị

• yêu cầu báo cáo riêng

Và đó là thứ mà phần mềm đóng gói sẵn khó làm được.

---

2.2. Dùng càng lâu càng phát sinh vấn đề: không phù hợp, không tùy chỉnh

Trong 1–2 tháng đầu, doanh nghiệp thường hào hứng vì:

• nhìn giao diện đẹp

• chức năng đủ dùng ở mức cơ bản

• thấy quy trình “có vẻ hợp lý”

Nhưng khi hệ thống bắt đầu đi vào vận hành thật, các vấn đề xuất hiện:

• quy trình nội bộ của doanh nghiệp không giống mẫu mặc định

• dữ liệu nhập vào nhiều nhưng báo cáo không ra đúng thứ cần

• nhiều tính năng thừa làm rối hệ thống

• phân quyền không đúng theo cơ cấu tổ chức

• workflow của phòng ban không khớp

Khi đó, doanh nghiệp muốn chỉnh sửa. Và đây là lúc họ gặp “bức tường” đầu tiên:

❌ phần mềm đóng gói chỉ cho chỉnh vài cấu hình nhỏ
❌ không thể sửa sâu theo nghiệp vụ
❌ không thể tạo quy trình riêng theo đúng cách doanh nghiệp vận hành

Thế là doanh nghiệp phải chịu 2 lựa chọn:

• đổi quy trình để phù hợp phần mềm (rất khó vì ảnh hưởng nhiều người)

• hoặc bỏ phần mềm để quay lại cách cũ

Đa số chọn cách thứ hai.

---

2.3. Chi phí tăng dần theo số lượng user – doanh nghiệp bị “kẹt” vì càng mở rộng càng tốn

Một trong những vấn đề lớn nhất của phần mềm SaaS là chi phí thuê theo user.

Khi doanh nghiệp nhỏ, chi phí có vẻ ổn.

Nhưng khi bắt đầu:

• mở rộng phòng ban

• tuyển thêm nhân sự

• thêm nhiều chi nhánh

• muốn thêm user cho kế toán, sales, vận hành…

chi phí sẽ tăng theo cấp số nhân.

Ví dụ:

• 20 user → chi phí ổn

• 80 user → chi phí cao

• 200 user → chi phí trở thành khoản “đốt tiền” hàng tháng

Và đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp bỏ phần mềm, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ:

“Phần mềm mình đang dùng chưa thực sự phù hợp, mà càng dùng càng tốn.”

---

2.4. Chi phí phát sinh không đúng kỳ vọng: nâng cấp chức năng không cần dùng vẫn phải trả tiền

Một số phần mềm đóng gói có mô hình:

• gói cơ bản (basic)

• gói nâng cao (pro)

• gói doanh nghiệp (enterprise)

Vấn đề nằm ở chỗ:

• doanh nghiệp chỉ cần thêm 1 tính năng nhỏ

• nhưng nhà cung cấp yêu cầu nâng lên gói cao hơn

• đồng nghĩa phải trả thêm nhiều thứ doanh nghiệp không dùng

Hoặc tệ hơn:

• hệ thống tự cập nhật

• thêm tính năng mới

• thay đổi giao diện

• thay đổi workflow
  …nhưng doanh nghiệp không cần và vẫn phải trả phí.

Khi đó, doanh nghiệp cảm thấy mất quyền kiểm soát:

❌ không chủ động được chi phí
❌ không chủ động được tính năng
❌ không chủ động được lộ trình vận hành

Cảm giác “bị dẫn dắt” khiến doanh nghiệp sớm bỏ phần mềm.

---

2.5. Kết luận cho lý do 1

Doanh nghiệp bỏ phần mềm đóng gói vì:

✅ Dùng một thời gian mới thấy không phù hợp với nhu cầu thật
✅ Không thể chỉnh sửa sâu theo đặc thù ngành
✅ Chi phí tăng dần theo số lượng user
✅ Chi phí phát sinh không đúng kỳ vọng
✅ Bị buộc nâng cấp lên gói cao dù không cần

Đây là lý do số 1 phổ biến nhất khiến doanh nghiệp phải bỏ phần mềm.

---

3. Lý do số 2: Doanh nghiệp xây phần mềm riêng nhưng chưa đáp ứng đúng – đủ nhu cầu, lại không nâng cấp được hoặc nâng cấp quá tốn kém

Nếu phần mềm đóng gói không phù hợp, nhiều doanh nghiệp sẽ nghĩ tới giải pháp “tự xây” (custom software). Và họ tin rằng:

“Tự xây thì sẽ đúng nhu cầu, dùng lâu dài và không phụ thuộc bên ngoài.”

Nhưng thực tế, tự xây phần mềm riêng cũng là một cái bẫy lớn nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm triển khai dự án công nghệ.

---

3.1. Sai lầm phổ biến: doanh nghiệp xây phần mềm theo “ý tưởng” chứ không theo “quy trình vận hành thực tế”

Nhiều dự án xây phần mềm thất bại vì ngay từ đầu doanh nghiệp đã:

• mô tả yêu cầu không rõ ràng

• thay đổi yêu cầu liên tục

• không có tài liệu quy trình chuẩn

• không có người quản trị dự án đủ hiểu nghiệp vụ và IT

Kết quả là phần mềm làm ra:

• thiếu tính năng quan trọng

• có những tính năng “đẹp nhưng không dùng được”

• workflow không khớp

• báo cáo thiếu hoặc sai

• giao diện không thân thiện

Và doanh nghiệp rơi vào tình trạng:
✅ đã tốn tiền xây
✅ đã tốn thời gian triển khai
✅ nhưng nhân viên không dùng vì bất tiện

---

3.2. Phần mềm chưa đáp ứng đúng – đủ nhu cầu: “Thiếu cái chính, thừa cái phụ”

Tự xây phần mềm thường phát sinh vấn đề:

• chạy được tính năng A, nhưng thiếu B

• làm được quản lý công việc, nhưng không quản lý được phân quyền sâu

• có CRM nhưng không liên kết báo cáo doanh thu

• có theo dõi tiến độ nhưng không có cảnh báo trễ

• có nhập dữ liệu nhưng không xuất báo cáo đúng yêu cầu

Thậm chí phần mềm chạy ổn lúc đầu, nhưng khi dữ liệu nhiều:

• chậm

• lỗi

• dễ mất dữ liệu

• khó quản trị

Doanh nghiệp bắt đầu nản vì:

“Đã xây rồi mà vẫn phải làm thêm Excel.”

---

3.3. Không nâng cấp được do phụ thuộc đội code hoặc nhà thầu

Đây là vấn đề nguy hiểm nhất:

• doanh nghiệp thuê đội lập trình bên ngoài

• bàn giao xong là hết hợp đồng

• sau đó muốn nâng cấp phải ký hợp đồng mới

• hoặc muốn sửa lỗi nhỏ cũng khó vì không có đội duy trì

Thậm chí có trường hợp:

• nhà thầu biến mất

• không bàn giao code đầy đủ

• doanh nghiệp không có người hiểu hệ thống

• hệ thống trở thành “cục nợ”

Khi phần mềm không thể duy trì, doanh nghiệp buộc phải bỏ.

---

3.4. Chi phí nâng cấp quá cao: vì phần mềm xây không có kiến trúc mở rộng

Một phần mềm muốn phát triển lâu dài cần có:

• kiến trúc tốt

• tài liệu đầy đủ

• modular (có thể thêm module)

• thiết kế mở rộng (scalable)

Nhưng nhiều doanh nghiệp xây phần mềm với mục tiêu “làm cho xong”, nên kiến trúc thường:

• code chồng chéo

• không chuẩn

• không có tài liệu

• thiếu test

• không có roadmap

Khi muốn nâng cấp, nhà phát triển thường báo giá rất cao vì:

• phải sửa lại nhiều phần

• phải viết lại kiến trúc

• phải kiểm thử lại toàn hệ thống

Doanh nghiệp nghe báo giá xong sẽ thấy:

❌ nâng cấp còn đắt hơn làm mới
❌ mà vẫn không chắc dùng được tốt

Và quyết định bỏ phần mềm.

---

3.5. Kết luận cho lý do 2

Doanh nghiệp bỏ phần mềm tự xây vì:

✅ Phần mềm chưa đáp ứng đúng – đủ nhu cầu thực tế
✅ Thiếu quy trình rõ ràng, yêu cầu thay đổi liên tục
✅ Phụ thuộc đội code / nhà thầu nên không duy trì được
✅ Kiến trúc kém khiến nâng cấp rất tốn kém
✅ Nhân viên không dùng vì khó, lỗi, chậm

---

4. Hệ quả khi doanh nghiệp bỏ phần mềm quản lý

Nhiều doanh nghiệp nghĩ “bỏ thì thôi”, nhưng thực tế hậu quả rất lớn:

4.1. Lãng phí chi phí và thời gian

• phí thuê phần mềm

• phí xây phần mềm

• chi phí đào tạo nhân viên

• chi phí chuyển đổi dữ liệu

4.2. Mất dữ liệu và đứt gãy vận hành

Khi bỏ phần mềm:

• dữ liệu tản mác

• báo cáo thiếu

• quy trình bị đứt

• nhân viên làm lại thủ công

4.3. Mất niềm tin của nhân viên

Nhân sự sẽ ngại sử dụng phần mềm mới vì:

“Rồi cũng bỏ thôi.”

Điều này khiến việc chuyển đổi số lần sau khó hơn.

---

5. Doanh nghiệp nên làm gì để tránh bỏ phần mềm giữa chừng?

Để tránh tình trạng bỏ phần mềm, doanh nghiệp nên:

5.1. Đánh giá đúng nhu cầu – đừng chạy theo trend

• xác định quy trình cốt lõi

• xác định báo cáo quan trọng

• xác định phân quyền

• xác định mục tiêu sử dụng rõ ràng

5.2. Chọn phần mềm có khả năng tùy chỉnh và nâng cấp linh hoạt

Đây là yếu tố sống còn. Doanh nghiệp cần hệ thống:

• module hóa

• dễ mở rộng

• nâng cấp theo nhu cầu

• không bị khóa trong gói giá tăng theo user quá nhanh

5.3. Làm thử nghiệm theo từng giai đoạn (pilot)

• chạy thử 1 phòng ban

• chạy thử 1 quy trình

• hoàn thiện rồi mới nhân rộng

5.4. Yêu cầu nhà cung cấp cam kết roadmap và hỗ trợ lâu dài

Không chọn phần mềm “bán xong là xong”.

---

6. Kết luận

Nguyên nhân chính mà các doanh nghiệp thường bỏ phần mềm quản lý mà mình đang dùng nằm ở 2 lý do cốt lõi:

1. Thuê phần mềm đóng gói sẵn: dùng một thời gian mới thấy không phù hợp, không chỉnh sửa theo nhu cầu, chi phí tăng theo user, phí phát sinh và nâng cấp không đúng kỳ vọng.

2. Xây phần mềm riêng: chưa đáp ứng đúng – đủ nhu cầu, khó nâng cấp, phụ thuộc đội code, chi phí nâng cấp cao hoặc không duy trì được lâu dài.

Điều quan trọng không phải là “có phần mềm” hay “không có phần mềm”, mà là:

✅ doanh nghiệp chọn đúng giải pháp ngay từ đầu
✅ có khả năng mở rộng – tùy chỉnh
✅ phù hợp với quy trình vận hành thực tế
✅ chi phí minh bạch và chủ động

Chỉ khi đó, phần mềm mới trở thành công cụ giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững, thay vì trở thành khoản đầu tư phải bỏ dở.