1. Nhiều doanh nghiệp thuê phần mềm đóng gói… và “trả giá” sau 6–12 tháng

Trong thời đại chuyển đổi số, phần mềm quản lý đã trở thành công cụ gần như bắt buộc đối với doanh nghiệp. Rất nhiều đơn vị lựa chọn phần mềm quản lý đóng gói sẵn (SaaS) vì một lý do đơn giản:

✅ triển khai nhanh
✅ không cần đội IT
✅ chi phí ban đầu thấp
✅ có sẵn nhiều tính năng
✅ nghe giới thiệu rất hấp dẫn

Tuy nhiên, có một thực tế ít ai nói trước khi ký hợp đồng:

Dùng phần mềm đóng gói một thời gian, doanh nghiệp mới nhận ra: nâng cấp không sử dụng vẫn phải trả tiền.

Và chính điều này khiến doanh nghiệp rơi vào vòng xoáy:

• càng dùng càng tốn

• càng tốn càng khó bỏ

• không phù hợp nhưng cũng không thể thay đổi

• cuối cùng chấp nhận “trả giá” hoặc bỏ hệ thống, mất dữ liệu và mất thời gian triển khai lại từ đầu.

Bài viết này sẽ phân tích rõ:

1. Vì sao doanh nghiệp rơi vào tình trạng phải trả tiền cho những nâng cấp không dùng

2. Doanh nghiệp “trả giá” cụ thể những gì

3. Làm sao để tránh rơi vào bẫy chi phí phần mềm đóng gói

2. Phần mềm quản lý đóng gói sẵn là gì? Vì sao doanh nghiệp thích chọn?

Phần mềm quản lý đóng gói sẵn là loại phần mềm được xây dựng theo một mô hình chung cho nhiều doanh nghiệp, bán hoặc cho thuê theo gói. Doanh nghiệp sử dụng dưới dạng:

• thuê theo tháng/năm

• trả phí theo số lượng user

• trả phí theo module

• nâng cấp theo gói (Basic – Pro – Enterprise)

Đây là mô hình phổ biến vì:

• chỉ cần đăng ký là dùng

• không phải đầu tư xây dựng hệ thống

• nhà cung cấp chịu trách nhiệm vận hành, server, cập nhật

Điều này khiến doanh nghiệp cảm thấy “an toàn”.

Nhưng điểm yếu lớn nhất của phần mềm đóng gói nằm ở:

❌ bạn không sở hữu hệ thống
❌ bạn không quyết định lộ trình phát triển
❌ bạn phải đi theo mô hình giá và nâng cấp của nhà cung cấp

3. “Nâng cấp không sử dụng vẫn phải trả tiền” – vì sao doanh nghiệp thường gặp?

Đây là vấn đề rất phổ biến, nhưng nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện khi đã dùng một thời gian.

3.1. Phần mềm đóng gói nâng cấp theo gói – không nâng cấp lẻ theo nhu cầu

Một số doanh nghiệp chỉ cần thêm 1 tính năng nhỏ, ví dụ:

• thêm workflow phê duyệt

• thêm trường dữ liệu

• thêm báo cáo theo hợp đồng

• thêm quyền truy cập theo chi nhánh

• thêm tính năng ký số, xuất hóa đơn

Nhưng nhà cung cấp lại yêu cầu:
👉 nâng lên gói Pro hoặc Enterprise

Kết quả:

• bạn phải trả tiền cho hàng loạt tính năng đi kèm

• dù thực tế bạn không dùng đến

Đây chính là cách mà phần mềm SaaS tăng doanh thu:

Không bán tính năng, mà bán gói nâng cấp.

3.2. Nâng cấp phiên bản hệ thống: doanh nghiệp không cần nhưng vẫn bị áp dụng

Một số nhà cung cấp nâng cấp hệ thống định kỳ:

• cập nhật giao diện

• thêm module mới

• thay đổi luồng thao tác

• thay đổi cấu trúc tính năng

Nhưng vấn đề là:

• doanh nghiệp đang vận hành ổn

• nhân viên quen thao tác cũ

• không cần tính năng mới

• thậm chí nâng cấp làm rối hệ thống hơn

Tuy nhiên, vì là nền tảng chung, doanh nghiệp không có lựa chọn:
✅ dùng tiếp → phải chấp nhận nâng cấp
❌ muốn giữ phiên bản cũ → không được hoặc bị giới hạn hỗ trợ

Và tất nhiên: nâng cấp thường đi kèm tăng phí.

3.3. Phí phát sinh theo số lượng user: càng dùng càng tốn

Đây là bẫy chi phí phổ biến nhất:

• ban đầu doanh nghiệp dùng 10 user → phí thấp

• sau 6 tháng tăng lên 30 user → phí tăng

• sau 1 năm tăng lên 80 user → phí trở thành gánh nặng

Trong khi đó, doanh nghiệp lại không thể giảm user vì:

• nhiều người phải tham gia quy trình

• bỏ bớt user thì vận hành không trọn vẹn

Hệ quả là:

Chi phí phần mềm tăng theo quy mô, nhưng giá trị sử dụng không tăng tương ứng.

3.4. Một số tính năng được đưa vào “nâng cấp bắt buộc”, dù doanh nghiệp không dùng

Ví dụ:

• thêm module dự án

• thêm module bán hàng

• thêm module quản lý kho

• thêm module AI

• thêm báo cáo nâng cao

Doanh nghiệp không dùng, nhưng vẫn phải trả phí vì nó nằm trong gói bắt buộc hoặc được áp vào mức phí mới.

Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng:

• phần mềm càng ngày càng nhiều chức năng

• nhưng càng khó dùng

• nhân viên chỉ dùng 20–30%

• mà vẫn trả tiền cho 100%

4. Doanh nghiệp “trả giá” như thế nào khi dùng phần mềm đóng gói và bị ép nâng cấp?

4.1. Trả giá bằng tiền: chi phí tăng liên tục và khó kiểm soát

Một doanh nghiệp thường trả:

• phí thuê cơ bản

• phí user

• phí nâng cấp gói

• phí lưu trữ dữ liệu

• phí tích hợp

• phí đào tạo lại khi nâng cấp giao diện

Nếu cộng lại, tổng chi phí sở hữu (TCO) có thể cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu.

Nhiều doanh nghiệp ban đầu dự trù:

• 3–5 triệu/tháng

Nhưng sau 1 năm:

• 15–25 triệu/tháng

Trong 3 năm:

• tổng chi phí có thể bằng hoặc hơn chi phí xây phần mềm riêng.

4.2. Trả giá bằng thời gian: nhân viên mất thời gian học lại và làm quen lại

Mỗi lần nâng cấp giao diện hoặc thay đổi workflow:

• nhân viên phải học lại

• thao tác chậm đi

• quy trình bị gián đoạn

• sai sót tăng lên

Đặc biệt là những công ty:

• có đội sales đông

• có đội vận hành liên tục

• có nhiều chi nhánh
  thì việc gián đoạn thao tác có thể gây thiệt hại rất lớn.

4.3. Trả giá bằng hiệu suất: tính năng thừa khiến hệ thống rối và khó dùng

Một vấn đề ít được nhắc đến là:

Phần mềm càng nhiều tính năng, càng dễ làm người dùng “ngợp”.

Doanh nghiệp phải trả tiền cho tính năng thừa, nhưng lại trả thêm “chi phí vô hình” vì:

• nhân viên không biết dùng gì cho đúng

• thao tác lạc hướng

• nhập liệu sai

• báo cáo không chuẩn

• dữ liệu rác nhiều

Kết quả là phần mềm không còn giúp tăng năng suất, mà trở thành gánh nặng vận hành.

4.4. Trả giá bằng rủi ro dữ liệu và sự phụ thuộc nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp sử dụng SaaS đóng gói:

• dữ liệu nằm trên hệ thống nhà cung cấp

• bạn phụ thuộc vào họ về bảo mật, backup, truy cập

• nếu xảy ra tranh chấp hợp đồng hoặc tăng giá đột ngột, doanh nghiệp sẽ bị “kẹt”

Không ít trường hợp:

• muốn chuyển phần mềm khác nhưng không export được dữ liệu

• hoặc export được nhưng mất cấu trúc workflow, mất lịch sử xử lý

• hoặc phải trả thêm phí để lấy dữ liệu

Đây là rủi ro rất lớn với doanh nghiệp cần dữ liệu liên tục.

4.5. Trả giá bằng chiến lược: doanh nghiệp không thể tối ưu theo quy trình riêng

Doanh nghiệp càng lớn, quy trình càng đặc thù. Nếu phần mềm không cho tùy chỉnh sâu, doanh nghiệp sẽ:

• không tối ưu được workflow

• không tối ưu được phân quyền

• không có báo cáo đúng KPI

• không kiểm soát hợp đồng – chi phí theo cách mình muốn

Kết quả là:

• doanh nghiệp bị “bẻ” theo phần mềm

• thay vì phần mềm phục vụ doanh nghiệp

• và đó là lý do cuối cùng khiến họ bỏ hệ thống.

5. Dấu hiệu bạn đang bị “mắc kẹt” trong phần mềm đóng gói

Nếu doanh nghiệp bạn có những dấu hiệu sau, rất có thể bạn đang bị “kẹt”:

✅ phí phần mềm tăng theo user mỗi lần tuyển thêm người
✅ muốn thêm một tính năng nhỏ nhưng phải nâng gói
✅ nhà cung cấp nâng cấp tính năng bạn không cần
✅ nhân viên chỉ dùng một phần nhỏ nhưng vẫn trả phí full
✅ quy trình nội bộ không phù hợp phần mềm
✅ báo cáo không đúng KPI, phải làm thêm Excel
✅ muốn chuyển phần mềm khác nhưng lo mất dữ liệu

6. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp tránh “trả giá”?

Không phải doanh nghiệp nào cũng nên bỏ SaaS ngay lập tức. Nhưng nếu muốn tránh tình trạng “nâng cấp không dùng vẫn trả tiền”, doanh nghiệp nên chọn 1 trong 2 hướng tối ưu:

6.1. Phần mềm thuê nhưng có thể tùy chỉnh và nâng cấp theo yêu cầu

Đây là giải pháp trung hòa:

• vẫn thuê để triển khai nhanh

• nhưng có khả năng tùy chỉnh theo nghiệp vụ

• có thể nâng cấp theo module cần thiết

• tránh bị ép nâng gói không phù hợp

Doanh nghiệp nên tìm nhà cung cấp:

• có kiến trúc module

• có khả năng cấu hình workflow

• báo giá rõ theo tính năng thực dùng

• có roadmap đồng hành dài hạn

6.2. Phần mềm quản lý theo yêu cầu (custom software)

Nếu doanh nghiệp có quy trình đặc thù và muốn dùng lâu dài, custom software là lựa chọn tốt vì:

✅ phần mềm xây theo đúng quy trình
✅ phân quyền đúng mô hình tổ chức
✅ báo cáo đúng KPI
✅ không bị ép nâng cấp
✅ chi phí nâng cấp theo nhu cầu thực tế

Quan trọng nhất:

Phần mềm trở thành tài sản số của doanh nghiệp, không phụ thuộc nền tảng bên ngoài.

7. Kết luận: Đừng để doanh nghiệp “trả giá” vì những nâng cấp không dùng

Phần mềm đóng gói sẵn có thể phù hợp trong giai đoạn đầu vì:

• nhanh

• rẻ

• dễ triển khai

Nhưng nếu phần mềm:

• nâng cấp gói bắt buộc

• tăng phí theo user

• thêm tính năng không cần vẫn tính tiền

• không tùy chỉnh theo nhu cầu
  …thì doanh nghiệp sẽ “trả giá” bằng:

❌ tiền tăng liên tục
❌ hiệu suất giảm
❌ nhân viên ngại dùng
❌ dữ liệu bị kẹt
❌ rủi ro vận hành tăng

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số bền vững nên ưu tiên:
✅ phần mềm có thể tùy chỉnh và nâng cấp đúng nhu cầu
✅ chi phí minh bạch
✅ không bị phụ thuộc vào nâng cấp bắt buộc

FAQs – Câu hỏi thường gặp1) Vì sao dùng phần mềm đóng gói sẵn lại tốn nhiều chi phí về sau?

Vì phí thường tăng theo user, theo gói và nhiều nâng cấp bắt buộc khiến chi phí tăng dần dù doanh nghiệp không sử dụng hết.

2) Khi nào doanh nghiệp nên bỏ phần mềm đóng gói?

Khi chi phí tăng quá nhanh, phần mềm không phù hợp quy trình, không tùy chỉnh được và báo cáo không đáp ứng KPI.

3) Có giải pháp nào thay thế SaaS đóng gói không?

Có. Doanh nghiệp có thể chọn phần mềm thuê linh hoạt có thể chỉnh sửa theo nhu cầu, hoặc phần mềm theo yêu cầu (custom software).

4) Nâng cấp phần mềm có cần thiết không?

Cần, nhưng phải nâng cấp theo nhu cầu thực tế. Nâng cấp bắt buộc và tính phí cho tính năng không dùng sẽ gây lãng phí.