Chức năng phần mềm quản lý công ty luật là nội dung mà các CEO công ty luật quan tâm nhất.

Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công ty luật là rất cần thiết đối với những công ty luật có từ 5 nhân viên trở lên.
Những nhu cầu chính là quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, bên cạnh đó có rất nhiều chức năng quản lý liên quan.

Dưới đây là mô tả  Chi tiết chức năng quản lý và sự kết nối giữa các chức năng tạo nên 1 quy trình hoạt động của 1 công ty luật.

1. Quản lý nhân viên và các chức năng liên quan

Quản lý nhân viên
Thông tin nhân viên
+ Họ tên
+ User và Password
+ Chức vụ (Quyền hạn)
+ Phòng ban
+ Các thông tin cá nhân khác

Các thao tác:
+ Tạo nhân viên
+ Sửa thông tin nhân viên
+ Set người duyệt nghỉ phép (2 cấp độ duyệt)
+ Tạm dừng hoạt động nhân viên (Vẫn tồn tại thông tin trong các đối tượng khác như hợp đồng, công việc, nhưng nhân viên không đăng nhập sử dụng được)

Quản lý nghỉ phép
- Nhân viên chủ động xin nghỉ phép trên phần mềm
- Người có quyền duyệt nghỉ phép sẽ nhận được thông báo và có duyệt hay không, nếu không duyệt sẽ nêu lý do không duyệt.

Quản lý chức vụ (Phân quyền nhân viên theo chức vụ)
- Phân quyền nhân viên theo chức vụ
+ Quyền xem
+ Quyền sửa
+ Quyền xoá
+ Quyền duyệt
Đối với mỗi quyền sẽ có 3 lựa chọn: 
+ Không: Không có quyền
+ Cá nhân: Có quyền đối với những đối tượng có tên mình
+ Tất cả: Có quyền tất cả đối tượng (Dù không có tên mình)

- Tính thưởng % theo chức vụ



Admin có thể tạo thêm chức vụ và phân quyền cho chức vụ đó tuỳ ý.
Số lượng chức vụ không giới hạn (Tuy nhiên nên hạn chế khoảng 30 chức vụ trở lại)
Như vậy bạn có thể phân quyền cho nhân viên của mình, ai được xem gì, sửa gì, xoá gì, duyệt gì tuỳ theo ý bạn.
Đặc biệt, bạn có thể tạo ra 1 chức vụ riêng dành cho 1 hoặc 1 số ít người và phân quyền riêng.
=> Phần mềm sẽ ẩn đi các Danh mục mà nhân viên đó không có quyền để màn hình làm việc trở nên tinh gọn hơn.

Quản lý nhân viên là nguồn gốc cho mọi chức năng khác.
1 nhân nhân viên cần được set chức vụ, phân quyền để có thể sử dụng, hoạt động ở các chức năng được phân quyền.

2. Quản lý khách hàng

Danh sách khách hàng

Thông tin khách hàng:

- Tên
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Khu vực
- Lĩnh vực
- Quốc tịch
- Quy mô
- Nguồn thông tin
- Nhóm khách hàng
- List contact


 

Thống kê khách hàng:

- Số lượng cơ hội
- Số lượng hợp đồng
- Tổng doanh số khách hàng
 

3. Quản lý Hợp đồng và Cơ hội

Quản lý cơ hội (Cơ hội là nội dung đang tư vấn khách hàng, chưa ký hợp đồng)
Nếu khách hàng ký Hợp đồng thì cơ hội sẽ chuyển thành hợp đồng.

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là nội dung chính của 1 công ty luật, các nội dung khác hầu hết đều xoay quanh hợp đồng.
Vậy nên đây là chức năng quan trọng của phần mềm quản lý công ty luật.




Thông tin mỗi hợp đồng
- Liên kết với khách hàng, thông tin khách hàng, liên hệ khách hàng
- Nội dung hợp đồng
- Thời hạn hợp đồng
- Danh sách công việc
- Tiến độ thực hiện
- Chức năng comment (tươn tự Facebook)
- Các chi phí hợp đồng
- Các nhân viên tham gia hợp đồng
Người Quản lý Khách hàng
Người Quản lý Hợp đồng
Người Chốt Hợp đồng
Người Thực hiện
Người Hỗ trợ



 

4. Quản lý Dự án

Dự án là nội dung nhóm công việc nội bộ không liên quan đến khách hàng.
Thông tin dự án:
- Tên dự án.
- Nội dung dự án.
- Nhân viên phụ trách dự án.
- Nhân viên hỗ trợ dự án.
- Thời hạn dự án.
- Danh sách công việc.
- Tiến độ dự án.
 

5. Quản lý công việc và Timesheet

Công việc là đối tượng thuộc Cơ hội, Hợp đồng, Hoặc dự án.

 

6. Quản lý Tính thưởng

Thiết lập tính thưởng.
- Thiết lập tính thưởng theo chức vụ tại mục quản lý phân quyền (chức vụ)

Thực hiện tính thưởng.
- Đối với mỗi hợp đồng, nhân viên trong hợp đồng sẽ tự thực hiện tính thưởng theo quy tắt đã được thiết lập từ trước.

Danh sách tính thưởng.

 

Báo cáo tính thưởng.

Báo cáo thưởng là tổng hợp từ danh sách thưởng của các hợp đồng theo từng nhân viên.
Như vậy kế toán chỉ việc dựa vào báo cáo này đưa tiền thưởng cho nhanh viên 1 cách nhanh chóng.
 

7. Quản lý Công nợ

Công nợ các khoản thanh toán của hợp đồng, là 1 trường thông tin của hợp đồng.
 

8. Quản lý chi phí (Chức năng bản nâng cao)

Cách hoạt động:
Nhân viên sẽ tạo Đề xuất chi phí
Tuỳ mức phí (200k - 1000k - 2000k - 5000k hoặc hơn) sẽ có đối tượng duyệt khách nhau, số lượng người duyệt khác nhau.
Các hình thức duyệt Online để việc sử dụng chi phí nhanh chóng và thuận lợi hơn các biện pháp thủ công.

 

9. Quản lý Hồ sơ, Thư đến, Thư đi  (Chức năng bản nâng cao)

 

10. Các Báo cáo

Có rất nhiều loại báo cáo
Tất cả báo cáo bạn đều có thể chọn khung thời gian để xem báo cáo, mặc định sẽ là trong tháng này, hoặc năm này.
BÁO CÁO KHÁCH HÀNG:

• Báo cáo chung

Báo cáo này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh
Về số khách hàng, về tỉ lệ chuyển đổi, về giá trị trung bình hợp đồng, v.v... rất trực quan tình hình kinh doanh của công ty luật.
 

• Báo cáo Nguồn thông tin
• Báo cáo Loại vụ việc
• Báo cáo Theo khu vực
• Báo cáo Quốc tịch
• Báo cáo Quy mô
• Báo cáo Lĩnh vực
• Báo cáo Cơ hội theo lý do
• Báo cáo Công việc

BÁO CÁO NHÂN VIÊN

• Quản lý cơ hội (Partner)
• Quản lý khách hàng (Partner)
• Quản lý hợp đồng (Partner)
• Chốt hợp đồng (SCV)
• Thực hiện hợp đồng (SCV)
• Hỗ trợ cơ hội (AP)
• Hỗ Trợ Hợp Đồng (AP)
• Liên quan hợp đồng
• Thực hiện mục tiêu (Support)
• Thu hồi nợ (Acc)
• Công việc đang thực hiện

BÁO CÁO TIMESHEET

Báo cáo theo công việc đã hoàn thành, theo nhóm công việc

Báo cáo công việc theo nhóm nhân viên, chỉ số theo loại công việc.
Báo cáo biểu đồ.



BÁO CÁO THU - CHI
Doanh thu và các chi phí đã chi.
Báo cáo biểu đồ.


Các chức năng bổ sung - Là những chức năng chung mà bất cứ mục nào cũng có
- Lọc
+ Lọc theo thời gian
+ Lọc theo User
+ Lọc theo trạng thái
+ Lọc theo nhóm, loại
- Tìm kiếm
+ Tìm kiếm theo tên
+ Tìm kiếm theo mã
+ Tìm kiếm theo thông tin khác 
- Chức năng xuất file, xuất Excel, chức năng ẩn hoặc hiện cột thông tin ở trang danh sách