Quy trình tư vấn và cung cấp dịch vụ tại công ty luật diễn ra như thế nào?
Quy trình tư vấn và cung cấp dịch vụ là một chuỗi các hoạt động được thiết kế để tương tác và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Ở bất cứ doanh nghiệp nào, quy trình tư vấn và cung cấp dịch vụ cũng tạo ra giá trị cho công ty, là cầu nối cho mối quan hệ giữa khách hàng - công ty ngày càng phát triển.
Thông thường, quy trình tư vấn và cung cấp dịch vụ tại các công ty luật gồm những bước cơ bản sau đây:
1. Tiếp cận khách hàng
Chủ yếu hướng đến các nhóm đối tượng sau:
- Khách hàng cũ
- Khách hàng từ đề xuất của khách hàng hiện tại
- Khách hàng thông qua mối quan hệ với công ty
- Khách hàng thông qua PR, quảng cáo
- Khách hàng từ các hiệp hội doanh nghiệp
- Khách hàng từ đối tác
- Khách hàng từ mạng xã hội
2. Ghi nhận thông tin khách hàng
Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng bao gồm các thông tin cơ bản về:– Thông tin về lĩnh vực, quy mô hoạt động của doanh nghiệp
– Thông tin liên hệ: Địa chỉ, Số điện thoại, Email,....
– Thông tin về nhu cầu: Khách đang quan tâm tới sản phẩm/dịch vụ nào của doanh nghiệp? Có thể khai thác thêm nhu cầu của khách để có thể bán thêm sản phẩm khác.
3. Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng
Việc xác định đối tượng tiềm năng phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng chủ yếu các công ty luật dựa vào các tiêu chí sau:
- Nhu cầu về dịch vụ pháp lý- Lĩnh vực và khu vực hoạt động
- Quy mô doanh nghiệp
4. Tư vấn và đưa ra hướng giải quyết yêu cầu
Tư vấn và đưa ra hướng giải quyết yêu cầu của khách hàng có vai trò quyết định đến việc hình thành hợp đồng trong tương lai nên bước này được xem là một phần quan trọng không thể thiếu trong quy trình.
- Ghi nhận thông tin yêu cầu của khách hàng
- Phân tích trường hợp của khách hàng theo các quy định luật pháp
- Đưa ra các phương án xử lý phù hợp với yêu cầu
- Giải đáp thắc mắc và phân tích ưu nhược điểm từng phương pháp
- Đưa ra kết luận và báo giá
5. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, công ty và khách hàng thương lượng các điều khoản và điều kiện của giao dịch bao gồm các yếu tố quan trọng như giá cả, phạm vi dịch vụ, thời gian thực hiện, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên.Công ty cung cấp hợp đồng, thỏa thuận hoặc các tài liệu liên quan để hoàn tất giao dịch và đạt được thỏa thuận với khách hàng.
6. Tiến hành thực hiện hợp đồng.
- Công ty luật cần xem xét các nội dung hợp đồng gồm: các điều khoản, yêu cầu, cam kết của các bên, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của khách hàng và công ty để tiến hành xác lập hợp đồng.- Chuẩn bị văn bản hợp đồng pháp lý: Soạn thảo, xác nhận, ký kết các thỏa thuận cần thiết trong hợp đồng
- Thực hiện nghĩa vụ mà công ty đã nêu trong hợp đồng
- Theo dõi và giám sát tiến độ
- Báo cáo kết quả
7. Duy trì mối quan hệ
-
Việc này thực hiện sau khi hoàn tất giao dịch, công ty duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua việc cung cấp hỗ trợ, tư vấn và dịch vụ sau bán hàng.
- Giới thiệu dịch vụ mới
- Tổ chức nhiều hoạt động nhằm duy trì mối quan hệ:
- Hoạt động tặng quà, chúc mừng sinh nhật, lễ, tết,...
Điều này nhằm mục đích duy trì sự hài lòng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác lâu dài, từ đó nâng cao nguồn khách hàng trung thành và khả năng phát sinh khách hàng mới trong tương lai.
Kết luận
Trong công ty luật, việc có một quy trình tư vấn và cung cấp dịch vụ hiệu quả, chuyên nghiệp có vai trò rất to lớn. Nó giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, tạo niềm tin và lòng trung thành từ phía họ. Đồng thời, nó cũng giúp công ty luật nắm bắt được những cơ hội mới và tăng cường uy tín và danh tiếng của mình trong ngành.Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra liên quan đến quy trình này đó là làm sao để việc quản lý khách hàng ở các công ty luật trở nên có hiệu quả. Nếu bạn quan tâm thông tin này, hãy đón đọc bài viết tiếp theo tại ESO
