Báo cáo kinh doanh là gì?

Báo cáo kinh doanh là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và đánh giá hoạt động kinh doanh của một công ty. Nó tổng hợp tất cả mọi thứ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như tình hình tài chính, doanh thu, chi phí, nhân viên, bán hàng,... trong một khoảng thời gian nhất định. 

Báo cáo kinh doanh giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng và tiến độ đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra thông qua biểu đồ, số liệu, hình ảnh được tạo nên từ thông tin ban đầu.

Tại sao các công ty bán hàng cần báo cáo kinh doanh?

- Báo cáo kinh doanh cung cấp các chỉ số về hiệu suất bán hàng như doanh số, lợi nhuận, số lượng đơn hàng, tỷ lệ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế,... Những thông tin này rất quan trọng trong việc đánh giá, phân tích khả năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Báo cáo thường được trình bày dưới dạng biểu đồ, hình ảnh trực quan giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về những thông tin trên, hỗ trợ quá trình  đánh giá hiệu quả hơn.

- Các công ty bán hàng có thể đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, xác định những nhân viên xuất sắc để có phương án khen thưởng phù hợp, công bằng để tạo động lực cho nhân viên trong những dự án tiếp theo.

- Thông qua việc theo dõi và phân tích báo cáo, nhà quản lý và nhân viên bán hàng có thể theo sát tiến trình hoạt động để đưa ra mục tiêu phù hợp với tình hình kinh doanh và kế hoạch thực hiện để đạt mục tiêu đó.

Quy trình làm báo cáo kinh doanh bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục tiêu báo cáo: Đầu tiên, xác định mục tiêu và mục đích của báo cáo kinh doanh. Có thể là báo cáo tổng quan về hoạt động kinh doanh, báo cáo doanh thu, báo cáo lợi nhuận, báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính,...
 

2. Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thực tế từ hoạt động kinh doanh liên quan đến mục tiêu báo cáo.

3. Xử lý và phân tích dữ liệu: Tiến hành xử lý, phân tích và tổng hợp dữ liệu thu thập được. Áp dụng các phương pháp và công cụ phân tích thích hợp như biểu đồ, đồ thị, số liệu thống kê để tìm ra thông tin quan trọng và xu hướng trong dữ liệu. Phân tích dữ liệu giúp hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh, đánh giá hiệu suất và xác định các điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp.
 

4. Tạo báo cáo: Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu, tạo báo cáo kinh doanh. Báo cáo nên được tổ chức một cách rõ ràng và có cấu trúc, gồm các phần như tổng quan, phân tích kết quả, so sánh với mục tiêu, đề xuất và khuyến nghị. Sử dụng biểu đồ, đồ thị, bảng số liệu và các hình thức trực quan khác để trình bày thông tin một cách dễ hiểu và hấp dẫn.
 

5. Kiểm tra và đánh giá: Kiểm tra lại báo cáo để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Đánh giá báo cáo để xác định mức độ đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của báo cáo.

6. Nộp báo cáo: Cuối cùng, nộp báo cáo kinh doanh cho nhà quản lý, các bộ phận cấp cao để đánh giá.

Báo cáo thủ công có khó khăn gì?

1. Tốn thời gian và công sức: Báo cáo kinh doanh thủ công đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để nhân viên thu thập, sắp xếp và phân tích dữ liệu. Sau đó gửi các báo cáo này cho quản lý để tiến hành đánh giá.

2. Sai sót và rủi ro: Quá trình thủ công có thể dễ dẫn đến sai sót và rủi ro do phụ thuộc vào người làm báo cáo. Những lỗi nhỏ trong việc nhập liệu hay tính toán có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo và dẫn đến quyết định không chính xác.
 

3. Báo cáo thiếu tính thời gian thực tế: Khi sử dụng báo cáo kinh doanh thủ công, thông tin chỉ được cung cấp sau khi quá trình thu thập và xử lý hoàn thành. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không có khả năng nhìn thấy thông tin kinh doanh ở thời gian thực ở hiện tại và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu mới nhất.

4. Khó khăn trong việc tạo định dạng và trình bày: Báo cáo kinh doanh thủ công đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng định dạng và trình bày để tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp và dễ đọc. Điều này có thể gây khó khăn đối với người không có kỹ năng thiết kế hoặc sắp xếp dữ liệu hiệu quả.

Để vượt qua những khó khăn trên, các công ty bán hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp với tính năng báo cáo tự động. Điều này giúp tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng phân tích trong quá trình quản lý kinh doanh.

Một số loại báo cáo kinh doanh mà phần mềm quản lý bán hàng có thể cung cấp như sau:

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng việc tạo báo cáo và phân tích báo cáo dễ dàng hơn bởi những lý do sau:

- Nhân viên không cần tốn thời gian để làm báo cáo mà chỉ cần một thao tác đơn giản trên hệ thống, báo cáo có thể được tạo ra dễ dàng dựa trên số liệu đã được nhập từ trước. 
- Người quản lý có thể xem báo cáo trên phần mềm ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào chỉ cần một thiết bị có khả năng truy cập internet.
- Số liệu trên báo cáo được cập nhật liên tục theo tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra đánh giá chính xác và kịp thời nhất có thể.
- Giảm thiểu sai sót và rủi ro so với khi làm báo cáo bằng thủ công.
 

Ta có thể thấy, báo cáo kinh doanh trở thành một công cụ không thể thiếu để theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đạt được thành công. Với sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý bán hàng và báo cáo kinh doanh tự động của ESO, các công ty bán hàng sẽ dễ dàng nắm bắt được xu hướng và biến đổi trong môi trường kinh doanh của mình cũng như đưa ra giải pháp phù hợp đối với từng giai đoạn đó.