Những rủi ro khi 1 doanh nghiệp quản lý thủ công

Quản lý thủ công là gì và các phương thức quản lý thủ công?

Quản lý thủ công là phương pháp quản lý dựa trên việc sử dụng công cụ và quy trình thủ công để ghi nhận, xử lý và theo dõi thông tin, công việc, và quy trình hoạt động trong một doanh nghiệp. Những công cụ thường được sử dụng trong phương pháp này đó là bảng tính, tài liệu giấy, sổ sách,... và tất nhiên từ công đoạn nhập liệu, chỉnh sửa, tạo báo cáo, phân tích đều được thực hiện hoàn toàn bằng thủ công. 

Những rủi ro khi quản lý thủ công có thể kể đến ở nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, người quản lý và cả nhân viên.

Rủi ro chung mà doanh nghiệp có thể gặp phải như sau:

- Rủi ro sai sót và khó chỉnh sửa thông tin: Quản lý thủ công dựa vào việc ghi nhận thông tin trên giấy tờ, bảng tính, một thông tin có thể cần nhập liệu nhiều lần và ở nhiều nơi khác nhau gây mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót như việc nhập sai thông tin, sót thông tin quan trọng hoặc ghi chép không chính xác. Ngoài ra, một khi muốn thay đổi thông tin, doanh nghiệp phải sửa lại toàn bộ thông tin liên quan ở những nơi khác. 
- Rủi ro về khả năng mở rộng: Trong quá trình quản lý kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều nhu cầu về tính năng quản lý, muốn đưa những yêu cầu này thêm vào hệ thống quản lý thủ công là điều hết sức phức tạp. Bạn có lẽ phải “đập đi xây lại” toàn bộ hệ thống thông tin trước đó để thêm vào những yêu cầu này một cách phù hợp.

- Rủi ro bảo mật thông tin: Thông tin được lưu trên bảng tính hoặc tài liệu giấy không có biện pháp bảo mật cụ thể, thông tin có thể bị xâm nhập và đánh cắp một cách dễ dàng, đặc biệt khi ai cũng có thể truy cập và xem thông tin nội bộ của công ty.
- Rủi ro về chi phí: Quá trình quản lý thủ công yêu cầu sử dụng nhiều công cụ như giấy, bút, bảng tính, phương tiện in ấn và nơi lưu trữ tài liệu,... Nó tạo ra các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp, chưa kể đến việc sai sót, nhầm lẫn thông tin có thể dẫn đến thất thoát một lượng tài chính nhất định cho công ty. Vì quy trình quản lý diễn ra liên tục kèm theo nhiều sai sót có thể phát sinh nên rủi ro về chi phí là điều mà các doanh nghiệp nên lưu ý. 

- Rủi ro về tính minh bạch khi quản lý: Thông thường, người quản lý ở các bộ phận sẽ giữ các file tài liệu quản lý này như ở bộ phận kinh doanh có quản lý thông tin bán hàng, hợp đồng, hiệu suất nhân viên, bộ phận tài chính có quản lý các khoản thu, chi,... Điều này có thể tạo ra sự thiếu minh bạch vì các bên liên quan không thể tiếp cận trực tiếp thông tin của nhau và không thể đảm bảo tính trung thực trong việc quản lý.
Ngoài những rủi ro chung cho doanh nghiệp đã kể ở trên, việc quản lý thủ công còn đem lại nhiều bất tiện cho cả người quản lý và nhân viên phải kể đến như sau:

Rủi ro với nhà quản lý:

- Khó quan sát để đánh giá, theo dõi: Khi thông tin được ghi nhận trên các tài liệu giấy tờ, nhà quản lý sẽ phải đọc và theo dõi thông tin từ các bản ghi riêng lẻ. Điều này có thể gây cản trở rất nhiều trong việc quan sát và đánh giá tổng quan về hiệu suất và tình hình công việc của nhân viên hoặc bộ phận.
- Thông tin không được cập nhật kịp thời: Khi sử dụng thông tin hoặc báo cáo kinh doanh thủ công, thông tin chỉ được cung cấp sau khi quá trình thu thập và xử lý hoàn thành, người quản lý không thể nhìn thấy thông tin kinh doanh ở thời gian thực ở hiện tại và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu mới nhất.
- Thiếu tương tác với nhân viên: Việc thông tin được ghi nhận và quản lý theo cách truyền thống không tạo điều kiện cho việc thảo luận, phản hồi và phát triển công việc. Do đó, người quản lý có thể không biết được mong muốn và ý kiến của nhân viên đối với quá trình quản lý, cũng như không nhận được thông tin phản hồi về kết quả đánh giá. 

 Rủi ro với nhân viên

- Công việc không được phân chia rõ ràng: Trong quản lý thủ công, có nguy cơ xảy ra rủi ro liên quan đến việc phân chia công việc không công bằng và không đồng đều. Một số nhân viên có thể phải đảm nhận quá nhiều công việc trong khi khối lượng việc làm của người khác lại rất ít. Ngoài ra, việc phân chia trách nhiệm của từng nhân viên cũng không được định rõ và cụ thể, gây ra nhiều tranh cãi về trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Nguyên nhân chủ yếu do quản lý thủ công không thực sự mang lại hiệu quả để đảm bảo công việc được phân chia công bằng và hợp lý. Hậu quả của việc này là ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất làm việc chung của cả công ty.

- Không được ghi nhận đầy đủ và chính xác công việc thực hiện: Quản lý thủ công không có công cụ thống kê số lượng công việc mà mỗi nhân viên đã làm mà phải ghi nhận thủ công nên dễ có sai sót và ghi nhận không đúng kết quả làm việc của nhân viên.

- Cần nhiều thời gian làm báo cáo: Thông thường để làm báo cáo nộp cho cấp trên, nhân viên cần phải tổng hợp thông tin từ các số liệu có được, việc này đòi hỏi nhân viên cần có kỹ năng định dạng và trình bày để tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp và dễ đọc. Điều này có thể gây khó khăn đối với người không có kỹ năng thiết kế và tốn nhiều công sức.

- Thủ tục xin lệnh chi tiền phức tạp: Thông thường, quá trình xin lệnh chi tiền thủ công rất rườm rà và phức tạp. Nhân viên phải tuân theo các quy trình, điền thông tin, gửi đơn xin lệnh chi tiền cho người quản lý và chờ đợi sự phê duyệt. Cách này thường tốn nhiều thời gian và làm giảm sự linh hoạt trong quá trình quản lý.

- Tốn nhiều thời gian khi xin nghỉ phép: Tương tự như các thủ tục khác, việc trình đơn nghỉ phép cũng gây nhiều cản trở và tạo ra khó khăn trong việc quản lý thời gian và lịch trình công việc của nhân viên.

Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP - Giúp bạn quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn

ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp các chức năng quản lý trong doanh nghiệp như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng. Điểm đặc biệt của ERP là sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và hoạt động trong doanh nghiệp, giúp tạo ra một hệ thống quản lý hoàn chỉnh và hiệu quả cao.
Phần mềm ERP có thể giải quyết mọi rủi ro cho doanh nghiệp của bạn khi quản lý bằng thủ công nhờ những lợi ích vượt trội dưới đây:

Tính tích hợp cao: Phần mềm quản lý ERP tích hợp các chức năng quản lý khác nhau từ các bộ phận, phòng ban khác nhau cho phép dữ liệu và thông tin được chia sẻ và truy cập từ một nguồn duy nhất, giúp loại bỏ sự tách biệt giữa các phòng ban và tạo ra một hệ thống quản lý đồng bộ về thông tin và quy trình quản lý.

Tính linh hoạt và điều chỉnh vượt trội: Phần mềm quản lý thường có khả năng mở rộng, bổ sung tính năng tùy theo yêu cầu của người sử dụng, bạn có thể thực hiện mọi cập nhật và nâng cấp tính năng của phần mềm, đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất và có thể mở rộng tính năng theo nhu cầu. Chỉ cần cho ESO biết yêu cầu của bạn, mọi việc cứ để ESO lo, chúng tôi sẽ thực hiện điều chỉnh tính năng theo đúng mục đích quản lý doanh nghiệp mà bạn hướng tới như mong đợi.
 

Phạm vi sử dụng lớn: Phần mềm quản lý ERP là một ứng dụng sử dụng trình duyệt web, bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Điều này mang lại sự tiện lợi cho cả nhân viên và người quản lý vì có thể truy cập và quản lý thông tin từ mọi nơi và bất kỳ lúc nào.

Nâng cao tính tương tác giữa các thành viên: Phần mềm quản lý ERP hỗ trợ tương tác giữa các thành viên trong công ty. Người dùng có thể chia sẻ thông tin, làm việc chung trên cùng một nền tảng, tham gia thảo luận về tiến độ công việc một cách dễ dàng mà quản lý thủ công không bao giờ làm được.

Độ bảo mật thông tin cao: Để truy cập vào phần mềm, bắt buộc bạn phải có thông tin tài khoản được cung cấp, mọi hoạt động, thao tác trên phần mềm cũng được ghi lại cụ thể giúp tránh tình trạng truy cập trái phép và lấy cắp thông tin nội bộ. Ngoài ra, với phần mềm quản lý, dữ liệu của bạn được lưu trữ trên các máy chủ đám mây có hệ thống sao lưu định kỳ. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ và có khả năng phục hồi dễ dàng trong trường hợp sự cố xảy ra.

Chi phí và bảo trì thấp: Mặc dù vốn đầu tư ban đầu để triển khai phần mềm quản lý ERP có thể cao, nhưng trong dài hạn, nó có thể giúp tiết kiệm chi phí do hạn chế được rủi ro tài chính có thể xảy ra khi quản lý thủ công. Ngoài ra, các chi phí bảo trì và hỗ trợ phần mềm thường thấp hơn so với việc vận hành hệ thống quản lý thủ công phức tạp.

 Với giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP của ESO, bạn có thể giảm thiểu rủi ro tối đa khi quản lý doanh nghiệp thủ công, từ đó bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn. Nếu bạn đang quản lý doanh nghiệp thủ công hoặc gặp vấn đề liên quan tới quá trình quản lý, tại sao không thay đổi để thành công hơn? Hãy lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP của ESO như một trợ thủ đắc lực giúp bạn dẹp tan nỗi lo về quản lý doanh nghiệp và bắt kịp xu hướng công nghệ như hiện nay.